Die Protokolle von DoliPlus basieren heute auf einer modernisierten, einfacheren und leserfreundlicheren Oberfläche. Sie erfassen Ihre Notizen schneller, informieren die richtigen Personen und finden alles leicht wieder.

Die Protokoll-Oberfläche heute

Protokolle dienen dazu, Ihre Kommunikation zu dokumentieren: einen Anruf, einen Besuch, ein Meeting. Im Laufe der Versionen hat DoliPlus deren Oberfläche vollständig überarbeitet, um sie im Alltag praktischer zu gestalten.

Vier Punkte erleichtern nun die Arbeit:

1. Die Eingabe erfolgt über einen Texteditor mit automatischer Zwischenspeicherung des Entwurfs während des Schreibens;
2. Sie fügen Dateien per Drag & Drop hinzu und verknüpfen das Protokoll mit einem Kunden, einem Kontakt oder einem Projekt;
3. Ihre Empfänger werden automatisch per E-Mail benachrichtigt (und per interner Benachrichtigung, wenn das Benachrichtigungsmodul aktiviert ist);
4. Die Listenansicht lädt ohne Seitenneuladung und nutzt die Bildschirmbreite besser.

Daher notieren Sie das Wesentliche ohne Aufwand. Zudem greifen Sie anschließend auf Ihre Notizen in einer klaren Liste zu.

Geführte Eingabe und Lesebestätigung

Bei der Erstellung speichert der Editor Ihren Text schrittweise: Sie verlieren nichts, wenn die Sitzung unterbrochen wird. Sie können auch mit einer vorgefertigten Vorlage beginnen und eine Gruppe von Nutzern direkt einladen.

Vor allem erhält jeder Empfänger eine E-Mail mit dem Protokollinhalt und einem Rücklink. Wenn eine Bestätigung angefordert wird, antwortet er mit einem Klick auf Ja oder Nein. Sie verfolgen dann auf dem Datensatz, wer das Protokoll gelesen hat und wann. Sie behalten so den Nachweis, dass die Information korrekt weitergegeben wurde.

Ein Protokoll schreiben, Schritt für Schritt

1. Klicken Sie im Datensatz des Kunden oder Interessenten auf den Reiter „Bericht“: Dort stehen alle Protokolle dieses Kunden, vom neuesten bis zum ältesten. Klicken Sie auf „Bericht hinzufügen“.
2. Der Betreff: ein kurzer Titel, der sagt, worum es geht (bleibt er leer, heißt das Protokoll einfach „Bericht“). Danach der Typ: Nachbereitung eines Besuchs, Telefongespräch, Verkaufsbesprechung …
3. Wer es erhält: Die Verteilliste ist bereits ausgefüllt (die in den Einstellungen gewählte Gruppe und die Vertriebsmitarbeiter des Kunden). Entfernen Sie eine Person mit dem Kreuz, fügen Sie einen Kollegen oder eine Gruppe hinzu, indem Sie den Namen eintippen.
4. Ist „Benachrichtigungssendung bestätigen“ angehakt, erhält jeder Empfänger das Protokoll per E-Mail, mit zwei Schaltflächen Ja / Nein, um zu bestätigen, dass er es gelesen hat. Ohne Haken wird das Protokoll gespeichert, ohne dass jemand benachrichtigt wird.
5. Wählen Sie den Kontakt, den Sie getroffen haben, und bei Bedarf das Projekt. Schreiben Sie das Protokoll (Vorlage, Bild oder Diktat möglich) und fügen Sie direkt darunter Dateien an.
6. Klicken Sie auf „Hinzufügen“: Das Protokoll erscheint in der Liste des Kunden, die Empfänger werden benachrichtigt, wenn Sie das gewünscht haben, und ein Eintrag kommt in den Kalender des Kunden. Klicken Sie es in der Liste an, um es erneut zu lesen, zu ergänzen oder zu sehen, wer es gelesen hat.

Die Listenansicht

Die Listenansicht fasst alle Ihre Notizen an einem Ort zusammen und lädt dynamisch. Sie filtern nach Titel, Datum, Autor, Kunden, Kontakt oder Projekt und klappen jede Zeile aus, um das vollständige Protokoll zu lesen, ohne die Seite zu wechseln. So durchsuchen Sie schnell den Verlauf eines Kunden oder eines Jobs.

Die Protokolle einrichten

Die Einstellungen des Moduls legen fest, wie die Empfänger über ein neues Protokoll informiert werden (Benachrichtigung, E-Mail oder beides) und was beim Anlegen vorgeschlagen wird: der Typ, die Empfängergruppe und das Hinzufügen des Vertriebsmitarbeiters des Kunden (Rang 1, 2 …). Klicken Sie auf „Speichern“. Im Reiter „Wörterbuch“, dann unter „Wörterbuch der Berichtstypen“, pflegen Sie die Liste der Typen: „Neu“ fügt einen Typ hinzu, der Stift benennt ihn um, der Rang bestimmt die Reihenfolge in der Liste.

Warum sollten Sie Ihre Nachverfolgungsnotizen pflegen?

Ein nicht dokumentierter Austausch wird schnell vergessen. Im Gegensatz dazu bereichert eine regelmäßige Dokumentation die Historie der Beziehung. Jeder findet so den roten Faden der Diskussionen, selbst nach mehreren Monaten.

Sie profitieren auf drei Ebenen:

• ein gemeinsames Gedächtnis: Das gesamte Team hat Zugriff auf dieselbe Historie;
• eine zuverlässige Nachverfolgung: Keine Zusage oder keine Mahnung geht verloren;
• Zeitersparnis: Die vereinfachte Eingabe motiviert, alles zu dokumentieren.

Gut geführte Protokolle werden so zu einem echten Verkaufsvorteil. Sie verknüpfen sie übrigens mit Ihren Ereignissen und Aufgaben.

Im Alltag motiviert diese Oberfläche geradezu, alles zu dokumentieren. Da die Eingabe schnell geht und der Entwurf sich automatisch speichert, notieren Sie ohne zu zögern. Zudem spart Ihnen die automatische Benachrichtigung der Empfänger die manuelle Information. Sie behalten so eine saubere, geteilte und nutzbare Spur jedes Austauschs.

Weiterführende Informationen

• Ereignisse, Aufgaben und Aktionen organisieren