Los informes de DoliPlus cuentan hoy con una interfaz modernizada, más sencilla y legible. Así, registra sus notas más rápido, notifica a las personas adecuadas y encuentra todo con facilidad.

La interfaz de los informes hoy

Los informes sirven para guardar un registro de sus intercambios: una llamada, una visita, una reunión. A lo largo de las versiones, DoliPlus ha revisado por completo su interfaz para hacerla más práctica en el día a día.

Cuatro aspectos facilitan ahora el trabajo:

1. la entrada se realiza a través de un editor de texto enriquecido, con guardado automático del borrador mientras escribe;
2. adjunta archivos simplemente arrastrándolos y relaciona el informe con un tercero, un contacto o un proyecto;
3. sus destinatarios son notificados automáticamente por correo electrónico (y por notificación interna si el módulo de notificaciones está activo);
4. la vista en lista se carga sin recargar la página y aprovecha mejor el ancho de la pantalla.

Por lo tanto, registra lo esencial sin esfuerzo. Además, accede posteriormente a sus notas en una lista clara.

Entrada guiada y acuse de lectura

Al crear, el editor registra su texto a medida que avanza: no pierde nada si la sesión se interrumpe. También puede partir de una plantilla lista para usar e invitar directamente a un grupo de usuarios.

Sobre todo, cada destinatario recibe un correo electrónico con el contenido del informe y un enlace de retorno. Cuando se solicita una confirmación, responde con un clic con Sí o No. Luego, en el registro, sigue quién ha leído el informe y en qué fecha. Así, conserva la prueba de que la información ha circulado correctamente.

Redactar un informe, paso a paso

1. En la ficha del cliente o del cliente potencial, haga clic en la pestaña «Informe»: todos los informes de este tercero, del más reciente al más antiguo. Haga clic en «Añadir un informe».
2. El asunto: un título corto que indique de qué se trata (si lo deja vacío, se llama simplemente «Informe»). Después, el tipo: seguimiento de visita, conversación telefónica, reunión comercial…
3. Quién lo recibe: la lista de distribución viene rellenada de antemano (el grupo elegido en la configuración y los comerciales del cliente). Quite a alguien con la cruz, añada a un compañero o un grupo escribiendo su nombre.
4. Con «Confirmar el envío de la notificación» marcado, cada destinatario recibe el informe por correo electrónico, con dos botones Sí / No para indicar que lo ha leído. Desmarcado, el informe se guarda sin avisar a nadie.
5. Elija el contacto con el que se reunió y, si es necesario, el proyecto. Escriba el informe (puede usar una plantilla, una imagen o el dictado) y adjunte archivos justo debajo.
6. Haga clic en «Añadir»: el informe se suma a la lista del tercero, los destinatarios reciben el aviso si usted lo ha pedido y se añade un registro en la agenda del cliente. Haga clic en él en la lista para releerlo, completarlo o ver quién lo ha leído.

La vista en lista

La vista en lista reúne todas sus notas en un mismo lugar y se carga dinámicamente. Filtra por título, fecha, autor, tercero, contacto o proyecto, y despliega cada línea para leer el informe completo sin cambiar de página. Así, recorre rápidamente el historial de un cliente o de un caso.

Configurar los informes

La configuración del módulo decide cómo se avisa a los destinatarios de un nuevo informe (notificación, correo electrónico o ambos) y qué se propone al crearlo: el tipo, el grupo destinatario y la inclusión del comercial del cliente (rango 1, 2…). Haga clic en «Guardar». La pestaña «Diccionario», y luego «Diccionario de tipos de informe», contiene la lista de tipos: «Nuevo» añade uno, el lápiz le cambia el nombre y el rango fija el orden en la lista.

¿Por qué cuidar sus notas de seguimiento?

Un intercambio no anotado termina por olvidarse. A la inversa, un registro regular enriquece el historial de la relación. De hecho, cada uno recupera el hilo de las conversaciones, incluso después de varios meses.

Obtiene tres ventajas:

• una memoria compartida: todo el equipo accede al mismo historial;
• un seguimiento fiable: ningún compromiso ni ningún recordatorio se pierde;
• un ahorro de tiempo: la entrada simplificada anima a registrar todo.

Así, los informes bien llevados se convierten en una verdadera ventaja comercial. De hecho, los relaciona con sus eventos y tareas.

A diario, esta interfaz anima precisamente a registrar todo. Como la entrada es rápida y el borrador se guarda solo, registra sin esperar a final del día. Además, la alerta automática a los destinatarios le evita notificar a cada uno manualmente. Así, conserva un registro limpio, compartido y utilizable de cada intercambio.

Para seguir profundizando

• Organizar los eventos, tareas y acciones