Centralizzate i contratti di lavoro dei vostri dipendenti

Cercate di raggruppare in un unico posto i contratti di lavoro, le buste paga e i documenti HR dei vostri team? DoliPlus raccoglie questi documenti in un record unico, accessibile in pochi clic.

In questo modo, avete la lista dei contratti di lavoro dei dipendenti e dei collaboratori esterni. Ogni documento rimane conservato e a disposizione delle persone autorizzate.

Una gestione accurata dei permessi limita inoltre gli accessi in lettura e in scrittura. I vostri dati HR rimangono quindi riservati.

La pagina iniziale del modulo GRH

Il menu GRH si apre su un cruscotto quando il modulo KPI è attivato: riquadri «Contratti di lavoro attivi», «Vacanze da approvare», «Vacanze per stato», «Ultime richieste di vacanze» e, per chi può consultare tutti i contratti, «Ultimi contratti di lavoro». Senza il modulo KPI, il menu GRH apre direttamente l’elenco dei contratti.

Creare e firmare un contratto di lavoro

Per creare un record, compilate il modulo proposto. Potete quindi aggiungere campi personalizzati per completare le informazioni da registrare.

Una scheda “firma” memorizza una firma generica. Questa viene riutilizzata in altri moduli, ad esempio nell’intervento o nella locazione.

L’accesso all’archivio documentale rispetta anch’esso i permessi di lettura e scrittura. Decidete così chi consulta tutti i record, chi consulta solo il proprio e chi può aggiungerne.

Infine, una vista in elenco mostra i campi del modulo e i vostri campi personalizzati in colonne dedicate.

Creare il contratto, passo dopo passo

1. Menu GRH › «Contratti»: l’elenco dei contratti (stato «In attività» o «Chiuso», rif., cognome e nome, soggetto terzo, tipo di contratto, date di inizio e di fine).
2. Nel menu a sinistra, cliccate «Aggiungi un contratto» (diritto «Aggiungere un contratto di lavoro»).
3. Il dipendente: sceglietelo tra gli utenti. Per un collaboratore esterno, scegliete piuttosto il suo soggetto terzo e poi il suo contatto; la casella «Crea e associa un account utente esterno» gli apre allora un accesso a DoliPlus (lasciatela deselezionata per un dipendente).
4. Il tipo di contratto («A tempo indeterminato», «A tempo determinato», apprendistato, contratto di professionalizzazione, lavoro interinale, esterno) e la data di inizio sono obbligatori. Annotate anche, quando le avete, la data di fine, le date di firma (dipendente, direzione), la dichiarazione preliminare all’assunzione e la visita medica.
5. «Confermare il contratto»: tornate all’elenco. Cliccate sul riferimento per riaprire il contratto; «Aggiornamento» ed «Elimina» (diritto «Eliminare un contratto di lavoro») si trovano in fondo alla pagina.

Far firmare il dipendente sullo schermo

Sul contratto, aprite la scheda «Firma». Scrivete prima il nome sotto il riquadro (campo «Cognome, nome, funzione»: compare in fondo alla firma), poi fate firmare il dipendente nel riquadro «Firma sopra», con il dito o con il puntatore — digitare il nome dopo cancella il tratto. «Cancella» ricomincia, «Salva» conserva la firma, che compare allora in cima alla scheda. Viene ripresa sui documenti che richiedono la firma del dipendente (buoni di intervento, di noleggio). Archiviate il contratto firmato nella scheda DMS del contratto.

Completare il fascicolo personale di un dipendente

Nella pagina di un utente, la scheda «Contratti» raccoglie il suo fascicolo personale:

• «Posizione/Funzione» e «Responsabile gerarchico» (colui che approva le sue ferie), modificabili con la rispettiva matita.
• Retribuzione e costi: «Tariffa oraria media» (serve al calcolo dei tempi dedicati ai progetti), «Tariffa giornaliera media», «Stipendio» (mensile lordo), «Stipendio (integrativo)», «Ore di lavoro settimanali», «Codice contabile».
• La banca: «IBAN», controllato al salvataggio (un IBAN errato viene rifiutato con un messaggio), e «BIC/SWIFT».
• In fondo, l’«Elenco dei contratti di lavoro» del dipendente: cliccate su un riferimento per aprire il contratto.

Le righe di retribuzione e di banca sono visibili solo al dipendente stesso (diritto «Visualizzare il proprio contratto di lavoro») e alle persone che hanno il diritto «Visualizzare tutti i contratti di lavoro». Per modificarle serve inoltre il diritto «Aggiungere un contratto di lavoro».

Per approfondire

La gestione dei contratti di lavoro completa le altre funzionalità HR di DoliPlus:

• il record utente, che raggruppa le informazioni di ogni collaboratore;
• la gestione delle ferie e delle assenze;
• le note spese.

Per il quadro normativo, potete consultare la definizione del contratto di lavoro su Wikipedia.