Mit DoliPlus erstellen Sie Word-Vorlagen für Briefe, die automatisch mit Daten aus einem Kunden- oder Lieferanten-Datensatz befüllt werden. So sparen Sie Zeit und vermeiden Fehler beim Abtippen.

DoliPlus unterstützt Vorlagen im .ODT-Format, aber auch direkt im Word-Format. Sie wählen den Brief aus einer Dropdown-Liste aus, und das Dokument wird generiert – druckbereit oder zum Versand.

Automatisch befüllte Word-Briefvorlagen

Der Brief wird aus einer Matrix erstellt, die nie verändert wird. Platzhalter in der Matrix werden bei der Generierung durch die entsprechenden Daten ersetzt.

Beispielsweise können Sie so vorbereiten:

• ein Beschwerdeschreiben;
• ein Begleitschreiben für Unterlagen;
• eine Mängelrüge an einen Spediteur.

Anschließend laden Sie das Dokument herunter, um es zu bearbeiten oder zu drucken. Hinweis: Nach der Bearbeitung auf Ihrem Rechner können Sie es in der Dokumentenbibliothek ablegen; ein Dokument mit demselben Namen ersetzt dann das vorherige.

Word-Matrix hinzufügen oder bearbeiten

Gehen Sie im Menü zu Werkzeuge → Dokumenten- und Matrixverwaltung → Matrizen und öffnen Sie den Ordner „Courriers_Matrice_Word“. Duplizieren Sie dann die Vorlage „Courrier_Matrice.docx“, bearbeiten Sie sie unter Beachtung der Platzhalter und benennen Sie sie um, um beliebig viele Vorlagen zu erstellen.

Syntax der Platzhalter

Ein Platzhalter wird zwischen $ und geschweiften Klammern geschrieben. Beispielsweise für den Briefkopf Ihres Unternehmens: ${company_name}, ${company_address}, ${company_zip} ${company_town}.

Ebenso für eine Unterschrift: ${myuser_firstname} ${myuser_lastname}, ${myuser_phone}, ${myuser_email}.

Brief aus einem Kunden-/Lieferanten-Datensatz generieren

From a customer or supplier record, open the attached files tab, select the template, and start the generation. For bulk postal mailings, refer to the mail merge.

To go further

• The Office module’s letter editor
• Mail merge and direct mail
• Summary of Dolibarr substitution variables