auf 5 September 2026 Ihre Anfrage an Lieferanten dient nicht mehr nur der Preisabfrage: Sie hilft Ihnen jetzt bei der Entscheidung. DoliPlus bietet Ihnen:
- die Mehrlieferanten-Abfrage – eine Aktion, eine Kopie der Anfrage geht an jeden ausgewählten Lieferanten;
- die Vergleichstabelle der Angebote, Zeile für Zeile, Summen und Bedingungen nebeneinander, mit dem besten Angebot markiert;
- den Import der erhaltenen Antwort: Laden Sie das PDF oder Foto hoch, die gelesenen Preise werden Ihnen gegenüber den angefragten Preisen angezeigt;
- die kommentierte Analyse durch den Assistenten, der den Zahlen der Tabelle Bedeutung verleiht – detailliert im Kapitel zum Vergleich;
- die zahlenmäßige Nachverfolgung Ihrer Anfragen, monatlich und über drei Jahre.
Mit anderen Worten: Sie vergleichen Angebote nicht mehr in einer Tabellenkalkulation – Sie entscheiden im Tool, das die Bestellung auslöst.
Die Lieferantenanfrage in Ihrer ERP-Software
Die Lieferantenanfrage, auch Konsultation genannt, ist fest in die Einkaufsverwaltung Ihrer DoliPlus-ERP-Software integriert. Sie eröffnet folgenden Zyklus:
So vergleichen Sie mehrere Angebote, bevor Sie sich festlegen, und behalten dabei jeden Schritt klar im Blick.
Prinzip der Konsultation
- Sie erfassen die Anfrage zunächst schnell, entweder aus der Mehrlieferanten-Artikeldatenbank oder durch Freitext.
- Auf dem Bildschirm werden die niedrigsten Einkaufspreise unter den Lieferanten des Artikels angezeigt, was eine Referenzbasis schafft.
- Ein Dokument listet anschließend die Artikel und Mengen auf, ohne Preise anzuzeigen.
- Sie können diese Anfrage außerdem für einen anderen Lieferanten duplizieren.
- Sie senden die Anfrage dann per E-Mail, Fax oder Post.
- DoliPlus speichert den Versandstatus und die Übermittlungsart.
- Ein Status „Antwort erwartet“ kennzeichnet diese Phase.
- Bei Erhalt des Angebots signalisiert ein neuer Status die Antwort, auch in der Listenansicht, die laufende Anfragen überwacht.
- Sie bearbeiten die Anfrage und speichern die Preise und Referenzen des Lieferanten für die Bestellung.
- Ein Ausdruck erleichtert schließlich den Vergleich und die Entscheidung, inklusive Preise.
- Sie entscheiden abschließend durch Annahme oder Ablehnung.
- Bei Annahme wird die Anfrage in eine Bestellung umgewandelt.
- Bei Ablehnung bleibt sie mit dem Status „abgelehnt“ erhalten.
- Bei Annahme wandeln Sie die aktualisierte Anfrage in eine Lieferantenbestellung um.
- Ändern sich die Preise dieses Lieferanten, aktualisiert DoliPlus sie automatisch zu diesem Zeitpunkt.
- Existieren die Preise oder Referenzen noch nicht, erstellt es sie ebenfalls automatisch.
- Je nach bestätigter Option wird ein freier Artikel mit Bezeichnung sogar zu einem Produkt oder Service.
Wie Sie eine erste Lieferantenanfrage erfassen
Modul aktivieren und konfigurieren
Wählen Sie zunächst die Optionen und Druckvorlagen.
Konfigurieren Sie anschließend die Berechtigungen der Benutzergruppen.
Prinzip der Erfassung
Erstellen Sie eine neue Preisabfrage direkt aus der Lieferantenkarte oder über das Menü Einkauf. Tragen Sie dann die Referenzen, Konditionen und Zahlungsmittel gemäß der angezeigten Masken ein.
Für eine schnelle Eingabe nutzen Sie bereits bei anderen Lieferanten referenzierte Produkte. Die Suche durchsucht dabei die gesamte Einkaufsdatenbank und DoliPlus übernimmt automatisch den niedrigsten Preis, unabhängig von der Menge.
Sie können auch nicht referenzierte Produkte manuell erfassen.
Die auf dem Bildschirm angezeigten Preise erscheinen nicht in der Anfrage. Ziel ist hier, ein Referenzsystem für erwartete Preise aufzubauen.
Tab Kontakte
Geben Sie eine Lieferadresse im Tab Kontakte an. Nutzen Sie dazu den externen Kontakt „Lieferadresse für Bestellung“. Bei Bedarf können Sie einen anderen Lieferanten oder Kontakt auswählen.
Tab Notizen
Die öffentliche Notiz erscheint oben auf dem PDF beim Druck. Sie kann vordefinierte Nachrichten aus dem Menü Werkzeuge → Einkaufsvorlagen enthalten. Zudem wird sie nach dem Status „Bestätigt“ gesperrt.
Die private Notiz bleibt ein interner Kommentarbereich. Sie speichert insbesondere Zwischenstatus-Kommentare zur Dokumentation.
Tab Dokumentenverwaltung
Siehe entsprechendes Kapitel zur elektronischen Dokumentenverwaltung.
Preisanfrage versenden
Nach Abschluss der Eingabe bestätigen Sie die Anfrage. Der Status wechselt von „Entwurf“ zu „Bestätigt“.
Prüfen Sie das PDF und senden Sie es über Ihre bevorzugte Methode, je nach aktivierten Optionen.
Ein Status markiert diesen Schritt und wechselt zu „Versendet – Antwort ausstehend“. DoliPlus speichert dabei den Versandstatus und die Übermittlungsart.
Anfrage durch Klonen erweitern
Sie können die Preisabfrage auch an einen anderen Lieferanten klonen.
Das Klonen umfasst die Anfragezeilen, Lieferanten- und interne Referenzen sowie benutzerdefinierte Felder. Projekt und Kontakte (wie Lieferadresse) werden nicht übernommen.
Lieferantenantwort verwalten
Bei Erhalt des Angebots markiert ein Status „Eingegangen“ diesen Schritt, auch in der Listenansicht.
Der Bearbeitungsmodus wird wieder freigegeben, um die Preise für die Bestellung zu erfassen.
Eine PDF-Erstellung mit Preisen ist weiterhin möglich; Versandfunktionen sind jedoch deaktiviert.
Treffen Sie nach Kaufentscheidung eine finale Entscheidung durch Annahme oder Ablehnung:
- Bei Annahme wird die Anfrage in eine Bestellung umgewandelt,
- bei Ablehnung bleibt sie im Status „Abgelehnt“ gespeichert.
Anfrage in Bestellung umwandeln
Bei der Umwandlung aktualisiert DoliPlus automatisch die Einkaufspreise basierend auf den erfassten Daten.
Zudem wird – je nach Option – ein freies Produkt mit Bezeichnung bei Bestellungserstellung in ein Produkt oder Service umgewandelt. Die Referenz stammt dabei aus der automatischen Produktmaskierung oder, falls nicht vorhanden, aus einer einstellbaren eindeutigen Sequenznummer.
Ein Link zum zugehörigen Dokument erscheint im Fußbereich.
Mehrere Lieferanten anfragen und Angebote vergleichen
Die Abfrage eines einzelnen Lieferanten liefert nur wenige Informationen. Daher fasst DoliPlus Ihre Anfragen in einer Konsultation zusammen: Eine einzige Aktion, eine Kopie der Anfrage geht an jeden ausgewählten Lieferanten, und der Tab Vergleich zeigt anschließend die Antworten nebeneinander an.
Sie können außerdem die erhaltene Antwort importieren – ein PDF, ein Scan, ein Foto des Angebots – anstatt sie neu einzugeben: Die erkannten Preise werden Ihnen gegenüber Ihren gewünschten Preisen angezeigt, und nichts wird gespeichert, bis Sie bestätigt haben.
Diese beiden Funktionen haben ihr eigenes Kapitel, das die Tabelle Zeile für Zeile detailliert, die Identifizierung des besten Angebots, die Aufdeckung unvollständiger Angebote und die kommentierte Analyse durch den Assistenten beschreibt: Angebote von Lieferanten vergleichen.
Verfolgen Sie die Entwicklung Ihrer Konsultationen Monat für Monat
Wie viele Konsultationen haben Sie dieses Jahr gestartet? Für welchen Betrag? Die Statistikseite gibt Ihnen auf einen Blick Antwort.
Sie finden dort die Anzahl, den Gesamtbetrag und den durchschnittlichen Betrag pro Jahr sowie zwei monatliche Diagramme im Vergleich über drei Jahre. Drei Filter verfeinern die Ansicht: der Lieferant, der Autor der Anfrage und der Kontomanager.
Ein Klick auf ein Jahr öffnet zudem die monatliche Detailansicht. Diese Seite bleibt über den Eintrag „Statistiken“ im Einkaufsmenü sowie über die Bezeichnung „Lieferantenpreisanfrage“ im Start-Dashboard zugänglich.
Benutzerdefinierte Felder
Siehe entsprechendes Kapitel.
Listenansicht
In DoliPlus berücksichtigen die dynamischen Tabellen ebenfalls benutzerdefinierte Felder.
Verknüpfung mit Projekten
Zugeordnete Anfragen erscheinen in den Referenzen des Projekts.
Startseite – Dashboard
Konfigurieren Sie schließlich die Verzugszeiten.
Weiterführende Informationen
- Angebote von Lieferanten vergleichen – der Vergleich und der Import der Antworten im Detail.
- Die Lieferantenbestellung – die natürliche Folge einer akzeptierten Anfrage.
- Die Lieferantenrechnung – der letzte Schritt im Beschaffungszyklus.
- Statistiken und Dashboards – die gebrauchsfertigen Managementberichte.
