auf 5 September 2026
Der Besuchsbericht hilft Ihnen, jeden Kundenkontakt dauerhaft zu dokumentieren und später in der Kundendatei wiederzufinden. So behält das gesamte Team den Überblick über die Geschäftsbeziehung.
Wozu dient der Besuchsbericht?
Der Besuchsbericht sichert die Kundenbeziehung langfristig – bei Vor-Ort-Terminen oder Remote-Gesprächen. Ein neuer Account Manager findet dort alle bisherigen Absprachen und kann sich schnell einen Überblick über den Fall verschaffen.
Zudem halten Vertriebsmitarbeiter dort Schlüsselinformationen fest: aktuelle Mitbewerber, echte Entscheider, Verhandlungsstand. Der Tab „Besuchsbericht“ in jeder Kundendatei zeigt frühere Berichte an. Eine dynamische Tabelle mit Filtern findet Begriffe in Sekunden.
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Die Funktion nutzen
Nach Aktivierung des Moduls öffnen Sie den Tab „Besuchsbericht“ in einer Kundendatei und fügen einen Bericht hinzu. Eine zugehörige Aktion wird automatisch angelegt. Administratoren können Einstellungen, das Wörterbuch und benutzerdefinierte Felder anpassen.
Mehrere Optionen erleichtern die Erfassung:
- Eine Verteilerliste benachrichtigt per E-Mail ausgewählte Personen;
- Spracherkennung unterstützt die Texterfassung in Chrome;
- Ein verknüpfter Dokumentenspeicher ermöglicht das Anhängen von Dateien, Bildern, Audio und Video;
- Bilder können direkt im Editor eingefügt werden.
Verteilung und Lesebestätigung
Die Verteilerliste spielt eine zentrale Rolle. Bei aktivierter Option erhalten Empfänger eine E-Mail. Sie können dann die Lektüre bestätigen oder mitteilen, dass sie nicht betroffen sind. Der Autor erhält eine Lesebestätigung.
Vorlagen, Statistiken und weitere Anwendungen
Der Besuchsbericht geht über reinen Text hinaus. Eine Vorlagenbibliothek ermöglicht eigene Berichtsmuster. Die Serie 800 bietet zwei Statistiken: die Zusammenfassung (845) und die detaillierte Auswertung (850) für einen Zeitraum.
Das Tool eignet sich auch für Einkaufsverhandlungen mit Lieferanten oder Sitzungsprotokolle. So profitieren Ihre Teams von strukturierten Besprechungen mit klaren Verantwortlichkeiten.
Die Konfiguration
Die Konfiguration bleibt flexibel. Sie aktivieren gewünschte Optionen, erweitern das Typen-Wörterbuch (Code CR_XXX und Bezeichnung) und fügen benutzerdefinierte Felder über die INS-Gruppe hinzu.
Warum lohnt sorgfältige Besuchsberichte?
Ein nicht dokumentierter Austausch gerät in Vergessenheit. Der Besuchsbericht bewahrt die Erinnerung an die Kundenbeziehung – für alle zugänglich.
Sie profitieren in drei Bereichen:
- Gemeinsames Gedächtnis: Jeder findet den Kundenverlauf wieder;
- Einfache Übergabe: Ein neuer Vertriebler übernimmt den Job schnell;
- Fundierte Entscheidungen: Wettbewerber und Entscheider sind dokumentiert.
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