sur 29 janvier 2023
Le compte rendu de visite vous permet de mémoriser durablement chaque échange avec un client, puis de le retrouver depuis sa fiche. Ainsi, toute l’équipe garde le fil de la relation commerciale.
À quoi sert le compte rendu de visite ?
Le compte rendu de visite conserve durablement la relation client, lors de visites ou d’entretiens à distance. Un nouveau gestionnaire de compte y retrouve le fruit des échanges passés. Il prend ainsi rapidement la mesure du dossier.
De plus, les acteurs commerciaux y consignent des informations clés : les concurrents en place, les vrais décideurs, l’état des négociations. L’onglet « Compte rendu », présent sur chaque tiers, donne accès aux comptes rendus antérieurs. Enfin, un tableau dynamique et ses filtres retrouvent un mot en quelques secondes.
Utiliser la fonctionnalité
Une fois le module activé, ouvrez l’onglet « Compte rendu » d’une fiche client, puis ajoutez un compte rendu. Une action dédiée se crée alors, rattachée au tiers. Un administrateur peut, de son côté, affiner les réglages, le dictionnaire et les champs personnalisés.
Plusieurs options enrichissent la saisie :
- une liste de diffusion notifie par e-mail les personnes choisies ;
- la dictée vocale facilite la rédaction sous Chrome ;
- un espace GED associé permet d’attacher documents, images, audio et vidéo ;
- une image peut être collée directement dans l’éditeur.
Diffusion et confirmation de lecture
La liste de diffusion joue un rôle clé. Si la case correspondante est cochée, les destinataires reçoivent un e-mail. Ensuite, ils peuvent confirmer la lecture, ou signaler qu’ils ne sont pas concernés. De son côté, l’auteur reçoit la confirmation de lecture.
Modèles, statistiques et autres usages
Le compte rendu de visite va plus loin qu’un simple texte. D’abord, une bibliothèque dédiée vous permet de créer vos modèles de compte rendu. Ensuite, la série 800 propose deux états statistiques : la synthèse (845) et le détail (850) sur période.
Enfin, l’outil sert au-delà des visites clients : négociations d’achat avec les fournisseurs, ou comptes rendus de réunion. Vos équipes profitent ainsi de réunions formalisées, avec des responsabilités claires.
La configuration
La configuration reste accessible. Vous activez les options souhaitées, vous enrichissez le dictionnaire des types (code CR_XXX et libellé), puis vous ajoutez des champs personnalisés via le groupe INS.
Pourquoi soigner ses comptes rendus de visite ?
Un échange non noté finit par s’oublier. Le compte rendu de visite garde la mémoire de la relation, accessible à tous.
Vous y gagnez sur trois plans :
- une mémoire partagée : chacun retrouve l’historique d’un client ;
- une passation facilitée : un nouveau commercial prend vite le dossier ;
- des décisions éclairées : concurrents et décideurs sont consignés.
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