sur 7 février 2023 Organiser les événements, tâches et autres actions avec Dolibarr & DoliPlus
Organiser les événements et tâches dans DoliPlus vous permet de gérer votre agenda, vos rendez-vous et vos actions au même endroit. Ainsi, toute l’équipe partage un planning clair et collaboratif.
Organiser les événements et tâches : le vocabulaire
Le module Agenda apporte un calendrier dans DoliPlus. Il gère des notions parfois confondues : les événements, les tâches et les actions. Mieux vaut donc les distinguer, car ces termes suivent la norme RFC2445, commune à la plupart des agendas (Outlook, Thunderbird…).
Concrètement :
- un événement (event) caractérise une action datée, passée ou future : un libellé, une date de début, une date de fin ou une durée, un lieu, une priorité. Il sert par exemple à stocker un rendez-vous ;
- une tâche (to-do) décrit un travail à faire dans une plage de dates, avec un pourcentage d’avancement ;
- une action, dans DoliPlus, regroupe ces notions. Elle peut être automatique (créée par le logiciel) ou manuelle (créée par l’utilisateur).
Les événements automatiques se configurent dans le module : une validation de commande ou une création de facture s’inscrit alors seule au calendrier, à l’état « Sans suivi » : elle garde la trace de ce qui s’est passé, sans rien vous demander.
Créer une action sur son agenda
Plusieurs raccourcis facilitent la création. Les plus pratiques se trouvent directement sur la fiche d’un tiers ou d’un contact, via une icône.
Par exemple, l’icône « voiture », sur la fiche d’un contact et dans la liste des contacts, crée un rendez-vous : l’adresse et le libellé sont déjà remplis.
Ensuite, vous affectez l’action à un collègue et ajoutez des participants. Chaque invité reçoit un e-mail d’invitation et répond Oui ou Non depuis le lien de ce message.
De plus, la personne affectée peut recevoir une alerte par e-mail dès l’enregistrement. Pour un rappel juste avant l’heure du rendez-vous, vous passez en revanche par les notifications.
Enfin, le rapport mensuel d’activité compte vos événements mois par mois, dans un PDF prêt à imprimer.
La fiche événement : tout pour préparer la réunion
La fiche événement rassemble tout ce dont une réunion a besoin. Ainsi, vous ne jonglez plus entre l’agenda, la messagerie et vos dossiers.
- Récurrence : une réunion hebdomadaire se saisit une seule fois, puis DoliPlus la répète au rythme choisi ;
- Invités internes et externes : chacun reçoit l’invitation par e-mail et répond Oui ou Non d’un clic ;
- Visio en un clic : cochez la case DoliVisio, et le lien de visioconférence se crée tout seul ;
- Fichiers joints : déposez l’ordre du jour avant la réunion, puis le compte-rendu après ;
- Modèles de message : vous rédigez la description plus vite, et DoliPlus la sauvegarde automatiquement pendant la saisie ;
- Onglets Documents et Info : les fichiers d’un côté, l’historique de la fiche de l’autre.
Par ailleurs, un assistant IA crée vos rendez-vous à partir d’une simple phrase ou d’un document, directement depuis la fiche de création. Découvrir l’assistant IA de l’agenda partagé
Les différentes vues : liste de travail et calendrier
Pour organiser les événements et tâches au quotidien, DoliPlus propose deux vues complémentaires.
D’abord, la liste du menu Agenda s’ouvre sur « Mon travail » : vos rendez-vous, appels, relances et tâches. Les traces laissées par le logiciel, comme un envoi d’e-mail, restent à part. Un clic bascule vers « Historique du logiciel » ou « Tout ».
Ensuite, des pastilles filtrent la liste d’un clic et affichent chacune leur nombre de lignes : À faire, En retard, Aujourd’hui, À venir, Terminés et Sans suivi.
De plus, vous terminez plusieurs actions d’un coup : cochez les lignes, puis cliquez sur « Terminer la sélection ». Vous choisissez aussi les colonnes affichées, selon vos besoins.
Enfin, le calendrier moderne du menu Agenda affiche le planning de chacun par jour, semaine ou mois, en temps réel. L’agenda se synchronise aussi sur smartphone. Découvrir l’agenda partagé en ligne
Configurer le module Agenda
La configuration reste simple. D’abord, le dictionnaire général permet d’ajouter ou de désactiver les types d’événements. Ensuite, l’écran « Alertes » définit les délais de tolérance avant qu’une alerte ne s’affiche. Enfin, l’espace « Calendrier » règle, par utilisateur, les actions visibles en lecture et en écriture.
Pourquoi bien organiser ses événements et tâches ?
Un planning éparpillé fait oublier des rendez-vous et des relances. Organiser les événements et tâches au même endroit change la donne.
Vous y gagnez sur trois plans :
- une vue partagée : chacun voit le planning de l’équipe ;
- aucun oubli : rappels et alertes signalent les échéances ;
- un historique riche : chaque action enrichit le suivi du tiers.
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