sur 7 février 2023
Organiser les événements et tâches dans DoliPlus vous permet de gérer votre agenda, vos rendez-vous et vos actions au même endroit. Ainsi, toute l’équipe partage un planning clair et collaboratif.
Organiser les événements et tâches : le vocabulaire
Le module Agenda apporte un calendrier dans DoliPlus. Il gère des notions parfois confondues : les événements, les tâches et les actions. Mieux vaut donc les distinguer, car ces termes suivent la norme RFC2445, commune à la plupart des agendas (Outlook, Thunderbird…).
Concrètement :
- un événement (event) caractérise une action datée, passée ou future : un libellé, une date de début, une date de fin ou une durée, un lieu, une priorité. Il sert par exemple à stocker un rendez-vous ;
- une tâche (to-do) décrit un travail à faire dans une plage de dates, avec un pourcentage d’avancement ;
- une action, dans DoliPlus, regroupe ces notions. Elle peut être automatique (créée par le logiciel) ou manuelle (créée par l’utilisateur).
Les événements automatiques se configurent dans le module : une validation de commande ou une création de facture s’inscrit alors seule au calendrier, au statut « réalisé ».
Créer une action sur son agenda
Plusieurs raccourcis facilitent la création. Les plus pratiques se trouvent directement sur la fiche d’un tiers ou d’un contact, via une icône. L’icône « voiture » d’un rendez-vous, par exemple, préremplit l’adresse et le libellé.
Ensuite, vous affectez des participants et suivez leur présence (confirmé, présent, annulé). De plus, vous envoyez des e-mails de rappel, puis consultez vos statistiques par organisateur ou par participant.
Les différentes vues : agenda et planning
Pour organiser les événements et tâches, DoliPlus propose plusieurs vues. La vue en liste, accessible depuis le menu Agenda, filtre par défaut vos actions non terminées, avec un bouton pour basculer vers les actions réalisées.
La vue en calendrier, elle, propose un affichage par semaine, jour ou mois. Vous y voyez ainsi les actions de chacun. Enfin, l’agenda se synchronise aussi sur smartphone. En savoir plus sur les agendas synchronisés
Configurer le module Agenda
La configuration reste simple. D’abord, le dictionnaire général permet d’ajouter ou de désactiver les types d’événements. Ensuite, l’écran « Alertes » définit les délais de tolérance avant qu’une alerte ne s’affiche. Enfin, l’espace « Calendrier » règle, par utilisateur, les actions visibles en lecture et en écriture.
Pourquoi bien organiser ses événements et tâches ?
Un planning éparpillé fait oublier des rendez-vous et des relances. Organiser les événements et tâches au même endroit change la donne.
Vous y gagnez sur trois plans :
- une vue partagée : chacun voit le planning de l’équipe ;
- aucun oubli : rappels et alertes signalent les échéances ;
- un historique riche : chaque action enrichit le suivi du tiers.
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Pour aller plus loin
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