Le logiciel de gestion de tâches de DoliPlus remplace vos Post-it et vos listes éparpillées par un véritable tableau de bord d’équipe. Ainsi, vous ne perdez plus aucune relance, aucun rappel ni aucune action client en cours de route.

Surtout, chaque tâche reste reliée à son contexte métier : un client, une facture, une commande ou un projet. De plus, vous y accédez depuis votre ordinateur comme depuis votre smartphone, en temps réel.

Les événements automatiques

Dans Dolibarr, on appelle aussi ces événements, les actions. Il y a les actions automatiques (créés automatiquement par Dolibarr) et les manuelles crées explicitement par l’utilisateur;

On configure dans le module Agenda, les événements que l’on veut voir créer automatiquement dans le calendrier. Les événements choisis (création facture, validation commande) sont alors sauvés dans le calendrier automatiquement.

Ils symbolisent une action métier qui vient d’être réalisée. Ils sont donc créés au statut réalisé (pourcentage avancement = 100%). La durée de ces événements est en général de 0 seconde (date de fin = date de début)

Pourquoi un logiciel de gestion de tâches intégré à votre logiciel de gestion

Une tâche isolée dans une application à part finit toujours par être oubliée. C’est pourquoi DoliPlus intègre la gestion des tâches directement au cœur de votre outil de travail.

Concrètement, chaque tâche porte une priorité, une échéance, un responsable et un état d’avancement. Par ailleurs, elle se rattache à la fiche qui l’a déclenchée, ce qui vous évite de chercher l’information ailleurs.

Vous transformez ainsi une simple liste de choses à faire en un véritable pilote de la productivité de votre entreprise.

Un tableau Kanban clair pour piloter vos tâches

Le tableau s’organise en trois colonnes : À faire, En cours et Terminé. Pour faire avancer une tâche, vous la faites simplement glisser d’une colonne à l’autre.

De plus, chaque carte affiche un curseur de progression de 0 à 100 %, une pastille de couleur selon la priorité et une catégorie. Vous visualisez donc l’état réel de votre charge de travail en un coup d’œil.

 

 

Enfin, des filtres par priorité, par catégorie et par personne assignée vous aident à isoler instantanément ce qui compte. Par exemple, vous affichez d’un clic toutes les tâches urgentes ou en retard.

Déléguer et suivre les tâches de votre équipe

La gestion des tâches devient réellement collaborative. En effet, vous assignez une tâche à un collaborateur, qui la retrouve aussitôt dans sa propre vue.

Chaque tâche distingue le donneur d’ordre (celui qui délègue) et l’exécutant (celui qui réalise). Ainsi, les responsabilités restent claires pour tout le monde.

Par ailleurs, un responsable bascule sur la vue « Mon équipe » pour suivre l’activité de ses collaborateurs et filtrer par personne. Grâce à cela, vous gardez une vision d’ensemble sans réclamer de reporting manuel.

Créer une tâche depuis n’importe quelle fiche

Voici le vrai atout d’un outil intégré : vous créez une tâche sans quitter l’écran où vous travaillez. En effet, une languette d’accès rapide reste présente sur chaque page du logiciel.

Mieux encore, cette languette reconnaît la fiche que vous consultez. Ainsi, la tâche se relie automatiquement à l’objet concerné. Vous rattachez donc une action à :

• une fiche client ou prospect ;
• une facture ou une commande ;
• une proposition commerciale (devis) ;
• un projet ou une fiche d’intervention ;
• une commande fournisseur.

Ensuite, un lien de retour vous ramène en un clic vers la fiche d’origine. Vous gardez donc le fil entre l’action à mener et le dossier qui la justifie.

Ne rien oublier : rappels et notifications

Pour chaque tâche, vous programmez un rappel par notification. Ainsi, l’échéance importante vous revient au bon moment, sans effort de votre part.

Par ailleurs, ce rappel peut être ponctuel ou récurrent. Par exemple, vous recevez chaque lundi matin une alerte pour une tâche hebdomadaire, par notification ou par e-mail.

Enfin, le tableau se met à jour en temps réel : dès qu’un collègue modifie une tâche partagée, l’affichage se synchronise tout seul.

Un logiciel de gestion de tâches pensé aussi pour le mobile

Vos tâches vous suivent partout grâce à l’application mobile DoliPlus. De plus, une languette d’accès rapide reste disponible sur chaque écran du logiciel, avec un compteur des tâches actives.

Sur mobile, les gestes tactiles simplifient le quotidien. Par exemple, un balayage fait passer une tâche à l’étape suivante. Notamment, vous pouvez même dicter la description à la voix.

Enfin, les tâches terminées s’archivent puis se restaurent à volonté, ce qui garde votre tableau propre et lisible.

Comment ajouter un événement personnalisé

Il est possible par le dictionnaire d’ajouter des événements particuliers, ces événements s’ajoutent à la liste des évènements disponibles.

Rappel d’autres sont créés automatiquement par l’activation de modules ou de fonctionnalité. (Exemple pour les interventions de SAV ou de maintenance)

Aller dans le  dictionnaire général  –>  Liste des types d’événements de l’agenda : Reprendre la même logique des données déjà renseignées pour en ajouter une qui vous convient.

Vue – Liste – Relances propales – Opportunités

La vue liste est très utile dans votre logiciel de gestion de tâches, et grâce à ses filtres elle permet d’isoler les relances de propales ou des opportunités d’affaires (module doit être activé)  en un clic pour obtenir ses ou les relances de devis enregistrées ou les actions sur Projets.

Vue – Mes Todo (Todo List DoliPlus)

La fonctionnalité activée, un nouvel événement Todo permet de noter et de gérer l’avancement de la tâche créée par un glissé déplacé. Cette fonctionnalité est également optimisée pour les mobiles*.

Cet événement n’est pas associé à un tiers permet d’organiser ses autres tâches.

Via le menu gauche il aussi possible de visualiser d’autres types d’événements dans cette vue.

*Astuce : Grâce à DoliPlus dans le «cloud» (l’hébergement de données sur des serveurs accessibles à distance), gérez vos  «to-do lists» en créant un raccourci sur votre Smartphone sur votre écran d’accueil.