Die Aufgabenverwaltungssoftware von DoliPlus ersetzt Ihre Post-its und verstreuten Listen durch ein echtes Team-Dashboard. So verlieren Sie keine Nachverfolgung, keine Erinnerung und keine laufende Kundenaktion mehr.

Vor allem bleibt jede Aufgabe mit ihrem geschäftlichen Kontext verbunden: einem Kunden, einer Rechnung, einem Auftrag oder einem Projekt. Darüber hinaus greifen Sie in Echtzeit sowohl von Ihrem Computer als auch von Ihrem Smartphone darauf zu.

Automatische Ereignisse

In Dolibarr werden diese Ereignisse auch als Aktionen bezeichnet. Es gibt automatische Aktionen (automatisch von Dolibarr erstellt) und manuelle Aktionen, die explizit vom Benutzer erstellt werden.

Im Agenda-Modul konfigurieren Sie die Ereignisse, die automatisch im Kalender erstellt werden sollen. Die ausgewählten Ereignisse (Rechnungserstellung, Auftragsbestätigung) werden dann automatisch im Kalender gespeichert.

Sie symbolisieren eine geschäftliche Aktion, die gerade durchgeführt wurde. Daher werden sie mit dem Status “Abgeschlossen” erstellt (Fertigstellungsgrad = 100%). Die Dauer dieser Ereignisse beträgt in der Regel 0 Sekunden (Enddatum = Startdatum).

Warum eine Aufgabenverwaltungssoftware, die in Ihre Unternehmenssoftware integriert ist

Eine isolierte Aufgabe in einer separaten Anwendung wird immer vergessen. Deshalb integriert DoliPlus die Aufgabenverwaltung direkt in den Kern Ihrer Arbeitsumgebung.

Konkret hat jede Aufgabe eine Priorität, eine Frist, einen Verantwortlichen und einen Fortschrittsstatus. Darüber hinaus ist sie mit dem Datensatz verknüpft, der sie ausgelöst hat, sodass Sie nicht anderswo nach Informationen suchen müssen.

So verwandeln Sie eine einfache To-do-Liste in ein echtes Steuerungselement für die Produktivität Ihres Unternehmens.

Ein klares Kanban-Board zur Steuerung Ihrer Aufgaben

Das Board ist in drei Spalten unterteilt: Zu erledigen, In Bearbeitung und Erledigt. Um eine Aufgabe voranzubringen, ziehen Sie sie einfach von einer Spalte in die nächste.

Darüber hinaus zeigt jede Karte einen Fortschrittsbalken von 0 bis 100 %, eine farbige Markierung nach Priorität und eine Kategorie an. So sehen Sie den tatsächlichen Stand Ihrer Arbeitslast auf einen Blick.

 

 

Schließlich helfen Ihnen Filter nach Priorität, Kategorie und zugewiesener Person, sofort das Wichtigste zu isolieren. Beispielsweise zeigen Sie mit einem Klick alle dringenden oder überfälligen Aufgaben an.

Aufgaben an Ihr Team delegieren und verfolgen

Die Aufgabenverwaltung wird wirklich kollaborativ. Sie weisen eine Aufgabe einem Mitarbeiter zu, der sie sofort in seiner eigenen Ansicht findet.

Jede Aufgabe unterscheidet den Auftraggeber (der delegiert) und den Ausführenden (der die Aufgabe erledigt). So bleiben die Verantwortlichkeiten für alle klar.

Zudem wechselt ein Verantwortlicher in die Ansicht „Mein Team“, um die Aktivitäten seiner Mitarbeiter zu verfolgen und nach Personen zu filtern. So behalten Sie den Überblick, ohne manuelle Berichte anzufordern.

Erstellen Sie eine Aufgabe von jedem Datensatz aus

Das ist der wahre Vorteil einer integrierten Lösung: Sie erstellen eine Aufgabe, ohne den aktuellen Bildschirm zu verlassen. Eine Schnellzugriffsleiste ist auf jeder Seite der Software vorhanden.

Noch besser: Diese Leiste erkennt den Datensatz, den Sie gerade ansehen. So wird die Aufgabe automatisch mit dem relevanten Objekt verknüpft. Sie können eine Aktion verknüpfen mit:

• einem Kunden- oder Interessenten-Datensatz;
• einer Rechnung oder einem Auftrag;
• einem Angebot (quote);
• einem Projekt oder einem Einsatzbericht;
• einer Lieferantenbestellung.

Ein Rücklink bringt Sie mit einem Klick zum ursprünglichen Datensatz zurück. So behalten Sie den Zusammenhang zwischen der auszuführenden Aktion und dem zugrunde liegenden Fall.

Nichts vergessen: Erinnerungen und Benachrichtigungen

Für jede Aufgabe können Sie eine Erinnerung per Benachrichtigung einstellen. So erhalten Sie wichtige Fristen zum richtigen Zeitpunkt, ohne zusätzlichen Aufwand.

Diese Erinnerung kann einmalig oder wiederkehrend sein. Beispielsweise erhalten Sie jeden Montagmorgen eine Benachrichtigung für eine wöchentliche Aufgabe, per Alert oder E-Mail.

Zudem aktualisiert sich die Tabelle in Echtzeit: Sobald ein Kollege eine geteilte Aufgabe ändert, synchronisiert sich die Anzeige automatisch.

Eine Aufgabenverwaltung auch für unterwegs

Ihre Aufgaben begleiten Sie überall dank der DoliPlus Mobile App. Zudem bleibt eine Schnellzugriffsleiste auf jedem Bildschirm der Software verfügbar, mit einem Zähler für aktive Aufgaben.

Auf mobilen Geräten vereinfachen Touch-Gesten den Alltag. Beispielsweise wechselt eine Aufgabe mit einer Wischbewegung zur nächsten Stufe. Sie können sogar die Beschreibung per Diktat eingeben.

Abgeschlossene Aufgaben werden archiviert und können bei Bedarf wiederhergestellt werden, was Ihre Übersicht klar und lesbar hält.

Wie Sie ein benutzerdefiniertes Ereignis hinzufügen

Über das Wörterbuch können Sie besondere Ereignisse hinzufügen. Diese Ereignisse ergänzen die Liste der verfügbaren Ereignisse.

Hinweis: Weitere Ereignisse werden automatisch durch die Aktivierung von Modulen oder Funktionen erstellt. (Beispiel für Service- oder Wartungseinsätze)

Gehen Sie ins allgemeine Wörterbuch –> Liste der Kalenderereignistypen: Verwenden Sie die gleiche Logik wie bei den bereits vorhandenen Daten, um eine passende Option hinzuzufügen.

Ansicht – Liste – Follow-ups für Angebote – Chancen

Die Listenansicht ist in Ihrer Aufgabenverwaltungssoftware sehr nützlich. Dank ihrer Filter können Sie mit einem Klick Follow-ups für Angebote oder Geschäftschancen isolieren (Modul muss aktiviert sein) oder gespeicherte Angebots-Follow-ups sowie Projektaktionen anzeigen.

Ansicht – Meine Aufgaben (Todo List DoliPlus)

Nach Aktivierung der Funktion ermöglicht ein neues Todo-Ereignis das Notieren und Verwalten des Fortschritts der per Drag & Drop erstellten Aufgabe. Diese Funktion ist auch für Mobilgeräte optimiert*.

Dieses Ereignis ist keinem Kunden/Supplier zugeordnet und hilft bei der Organisation anderer Aufgaben.

Über das linke Menü können Sie in dieser Ansicht auch andere Ereignistypen anzeigen.

*Tipp: Mit DoliPlus in der „Cloud“ (Datenhosting auf remote zugänglichen Servern) verwalten Sie Ihre To-do-Listen, indem Sie ein Shortcut auf Ihrem Smartphone-Bildschirm erstellen.