Ihr DSGVO-Verarbeitungsverzeichnis wird nun mit den Modulen gefüllt, die Sie bereits nutzen – statt mit einer leeren Seite zu beginnen. DoliPlus bietet Ihnen fünf konkrete Tools:

• ein vorbefülltes Verzeichnis: DoliPlus analysiert Ihre Installation und schlägt einen Eintrag pro erkanntem Prozess vor;
• ein Anfragen-Portal: Zugriff, Berichtigung, Löschung, Datenübertragbarkeit, mit automatischer Frist von einem Monat;
• ein Verzeichnis für Datenschutzverletzungen mit Countdown von 72 Stunden;
• eine automatische Löschung veralteter Daten, die Sie vor der Aktivierung testen können;
• ein gesichertes Protokoll: Jede tatsächlich ausgeführte Löschung hinterlässt eine Spur, die niemand unbemerkt ändern kann.

Mit anderen Worten: Ihre Management-Software speichert nicht nur Daten – sie hilft Ihnen, den korrekten Umgang damit nachzuweisen. Diese Tools werden auf Anfrage in Ihrem DoliPlus aktiviert – teilen Sie uns mit, dass Sie sie nutzen möchten, und wir schalten sie für Sie frei.

 

Das DSGVO-Verarbeitungsverzeichnis, das Sie nicht selbst erstellen müssen

Jedes Unternehmen, das personenbezogene Daten verarbeitet, muss ein Verzeichnis seiner Verarbeitungsvorgänge führen. In der Praxis betrifft dies fast alle KMUs: Sobald Sie Rechnungen stellen, Kunden akquirieren, Mitarbeiter verwalten oder eine Kamera installieren, sind Sie betroffen.

Genau hier liegt das Problem. Vor einer leeren Tabellenkalkulation weiß niemand, wo er anfangen soll.

DoliPlus geht das Problem von der anderen Seite an. Da es weiß, welche Module Sie nutzen, kennt es auch die von Ihnen verarbeiteten Daten. Ein Button Meine Installation analysieren durchsucht Ihre aktiven Module und erstellt einen Eintrag pro erkanntem Prozess: Kundenmanagement, Akquise, Gehaltsabrechnung, E-Mail-Kampagnen, Videokonferenzen, Support…

Jeder Eintrag ist mit Zweck, Rechtsgrundlage, betroffenen Personen, verarbeiteten Daten, Empfängern und einer Speicherdauer gemäß den üblichen Empfehlungen vorbefüllt. Er hat den Status „zu bestätigen“: Sie überprüfen, passen ihn an Ihre tatsächliche Praxis an und bestätigen ihn.

Anschließend fügen Sie manuell Ihre Prozesse hinzu, die außerhalb der Software ablaufen – Videoüberwachung, externe Gehaltsabrechnung, Zeiterfassung. Ohne diese wäre Ihr Verzeichnis unvollständig.

Schließlich exportiert ein Button Ihr DSGVO-Verarbeitungsverzeichnis im Tabellenkalkulationsformat mit den von der Aufsichtsbehörde erwarteten Feldern. Dies ist das Dokument, das Sie bei einer Prüfung vorlegen.

 

Anfragen beantworten, ohne drei Stunden zu suchen

Eine Person schreibt Ihnen, um zu erfahren, welche Daten Sie über sie gespeichert haben, oder um deren Löschung zu beantragen. Sie haben einen Monat Zeit zu antworten. Die Herausforderung liegt nicht im Antwortschreiben, sondern darin, die verstreuten Informationen in Angeboten, Rechnungen, Korrespondenz und Tickets zu finden.

DoliPlus erfasst die Anfrage, berechnet die Frist und findet automatisch alle Datensätze des Antragstellers. Sie sehen sofort, welche Daten vorliegen, und überfällige Anfragen werden priorisiert.

Was gelöscht wird – und was bleiben muss

Die eigentliche Schwierigkeit bei Löschungsanträgen: Sie dürfen nicht alles entfernen. Das Handelsgesetzbuch verpflichtet Sie, Rechnungen zehn Jahre aufzubewahren – selbst bei Löschungswunsch.

DoliPlus warnt Sie eindeutig vor der Aktion, z.B. „12 Rechnungen – Aufbewahrung 10 Jahre (gesetzliche Pflicht)“. Die übrigen Daten werden dann dauerhaft anonymisiert. So antworten Sie präzise, ohne Unmögliches zu versprechen.

Niemand kann für andere handeln

Ein offenes Löschformular wäre riskant: Jeder könnte Daten Dritter anfordern. DoliPlus erfordert daher zwei Prüfungen. Zuerst bestätigt der Antragsteller seine E-Mail-Adresse per Link. Dann verifiziert ein Mitarbeiter die Identität und dokumentiert die Methode.

Ohne diese doppelte Bestätigung ist keine Datenaktion möglich. Jeder Schritt wird im zeitgestempelten Antwortdossier festgehalten – für etwaige Beanstandungen.

 

Die entscheidenden 72 Stunden bei Datenlecks

Verlorener USB-Stick, gehacktes Mailkonto, falscher Dateiversand: Dann bleiben 72 Stunden, um die CNIL zu informieren – inklusive Wochenenden. Der Countdown beginnt bei Kenntnisnahme, nicht beim Vorfall.

Das Interface ist für Stresssituationen optimiert. Es zeigt die verbleibende Zeit – „noch 41 Stunden“ – statt berechnungsbedürftiger Daten. Klare Checklisten führen durch die Schritte: CNIL-Benachrichtigung, Risikomeldung an Betroffene, ergriffene Maßnahmen.

Bei Fristüberschreitung fragt DoliPlus nach dem Grund. Kein Vorwurf: Die CNIL verlangt diese Angabe bei verspäteten Meldungen.

 

Vor der Löschung prüfen, was betroffen wäre

Zu lange Datenspeicherung birgt Risiken. Doch eine falsch eingestellte automatische Löschung vernichtet unwiderruflich Daten, die Sie noch benötigen.

DoliPlus löst dieses Dilemma durch eine Simulation. Mit einem Klick erhalten Sie eine genaue Übersicht der betroffenen Daten: Regel für Regel die Anzahl der betroffenen Datensätze, differenziert nach anonymisierten und gelöschten Einträgen.

Der Bestätigungsbutton erscheint erst unter dieser Übersicht. So ist eine Löschung unmöglich, ohne die Zahlen gesehen zu haben. Die Funktion bleibt deaktiviert, bis Sie entscheiden – jede Freigabe wird protokolliert inkl. Name der verantwortlichen Person.

Verwalten Sie mehrere Unternehmen mit DoliPlus? Jedes wendet eigene Aufbewahrungsfristen an – nie die eines anderen. Von der Hauptgesellschaft aus zeigt die Simulation Details pro Unternehmen plus Gesamtsumme. Tochtergesellschaften sehen nur ihre eigenen Daten. Die Freigabe erfolgt zentral, da sie alle betrifft. So wissen Sie stets, welchen Umfang die angezeigten Zahlen haben.

 

Nachweis der Löschung – auch noch nach sechs Monaten

Diese Frage kommt immer – und immer zum falschen Zeitpunkt: „Beweisen Sie, dass Sie meine Daten gelöscht haben.“ Ein Datum in einer Tabelle beweist wenig, denn Datenbank-Admins können diese ändern.

DoliPlus dokumentiert daher jede ausgeführte Aktion in einem versiegelten Log: Löschungen, Widersprüche gegen Werbung, Datenauskünfte, Löschaufträge und deren Ergebnisse.

Jeder Eintrag enthält einen Hash-Wert, der vom vorherigen Eintrag abhängt. So entsteht eine Kette. Änderungen, Löschungen oder eingeschobene Einträge brechen diese – ein Button Integrität prüfen zeigt die erste betroffene Zeile an.

Was diese Versiegelung garantiert – und was nicht

Der Schlüssel für das Log liegt außerhalb der Datenbank in einer geschützten Serverdatei. Selbst mit Datenbankzugriff kann niemand eine plausible Kette fälschen – Manipulationen fallen auf.

Vollzugriff auf den Server ermöglicht jedoch weiterhin Fälschungen. Lokale Versiegelungen bieten dagegen keinen Schutz – bei uns wie anderswo. Wir sagen es lieber offen: Unerklärliche Beweise nutzen bei Kontrollen nichts.

Zwei Details sind praktisch: Das Log überlebt Anfragen – selbst wenn Sie diese löschen, bleiben die Handlungsnachweise. Zudem exportiert ein Button das gesamte Log tabellarisch, bereit für Anhänge.

 

Was DoliPlus leistet – und was nicht

Seien wir klar: Keine Software macht Sie automatisch compliant. DoliPlus stattet Sie aus, ersetzt aber weder Ihr Urteilsvermögen noch Ihren Datenschutzverantwortlichen.

Zwei Themen bleiben bewusst außerhalb der Software, da die CNIL diese bereits kostenlos und besser abdeckt, als wir es könnten:

• die Folgenabschätzung, nur für Hochrisikoverarbeitungen verpflichtend – in typischen KMUs selten. Die CNIL bietet dafür eine kostenlose Open-Source-Lösung nach ihrer eigenen Methode, online oder serverinstallierbar;
• das Cookie-Management Ihrer Website, das in den Verantwortungsbereich Ihrer Webpräsenz fällt, nicht Ihrer Geschäftssoftware.

Was DoliPlus jedoch leistet – und kein externes Tool kann dies – ist das aktive Handeln mit Ihren Daten: echte Anonymisierung, vollständiger Export von Personendossiers samt Nachweis. Ein separates Compliance-Tool hingegen protokolliert nur Ihre Anfrage – denn es hat keinen Zugriff auf Ihre Dateien.

 

Weiterführendes

• Standard-Kontaktverwaltung – die primär von Ihren Aufbewahrungsfristen betroffenen Datensätze.
• E-Mail-Marketing mit Brevo – Einwilligung und Abmeldung Ihrer Kampagnen.
• Automatische Mail-Archivierung – Kommunikation im Kundenhistorieverlauf.
• Kontakte ins CRM importieren – Herkunft Ihrer gesammelten Daten.