Il Suo registro dei trattamenti GDPR si compila automaticamente dai moduli che utilizza già, invece di partire da una pagina bianca. DoliPlus Le offre cinque strumenti concreti:

• un registro precompilato: DoliPlus analizza la Sua installazione e propone una scheda per ogni trattamento rilevato;
• un sportello per le richieste: accesso, rettifica, cancellazione, portabilità, con il termine di un mese monitorato automaticamente;
• un registro delle violazioni con il suo countdown di 72 ore;
• una pulizia automatica dei dati troppo vecchi, che può testare prima di attivarla;
• un log sigillato: ogni cancellazione effettivamente eseguita lascia una traccia che nessuno può modificare di nascosto.

In altre parole, il Suo software gestionale non si limita più a memorizzare dati: La aiuta a dimostrare che li tratta correttamente. Questi strumenti si attivano su richiesta sul Suo DoliPlus — dicaLe che desidera utilizzarli, e noi li attiveremo sulla Sua installazione.

 

Il registro dei trattamenti GDPR che non deve scrivere

Ogni azienda che tratta dati personali deve tenere un registro dei propri trattamenti. In pratica, riguarda quasi tutte le PMI: non appena emette fatture, fa prospecting, gestisce dipendenti o installa una telecamera, è coinvolta.

È proprio qui che l’esercizio si blocca. Davanti a un foglio di calcolo vuoto, nessuno sa da dove iniziare.

DoliPlus affronta il problema dall’altro lato. Poiché sa quali moduli utilizza, sa anche quali dati tratta. Un pulsante Analizza la mia installazione esamina quindi i moduli attivi e crea una scheda per ogni trattamento rilevato: gestione clienti, prospecting, paghe, campagne email, videoconferenze, supporto…

Ogni scheda arriva precompilata con la sua finalità, base legale, persone coinvolte, dati trattati, destinatari e una durata di conservazione conforme alle raccomandazioni abituali. Ha lo stato “da validare”: La rivede, la adatta alla Sua pratica effettiva, poi La convalida.

Poi, aggiunga manualmente i trattamenti che vivono al di fuori del software — videosorveglianza, paghe esterne, badge. Senza di essi, il Suo registro sarebbe incompleto.

Infine, un pulsante esporta il registro dei trattamenti GDPR in formato foglio di calcolo, con le sezioni richieste dal Garante della Privacy. È questo documento che presenta in caso di controllo.

 

Rispondere a una richiesta, senza perdere tre ore a cercare

Una persona Le scrive per sapere quali dati possiede su di lei o per richiederne la cancellazione. Ha un mese di tempo per rispondere. La difficoltà non sta nella lettera di risposta, ma nel ritrovare le informazioni sparse tra quote, fatture, scambi di mail e ticket.

DoliPlus registra la richiesta, calcola la scadenza e trova automaticamente i record corrispondenti al richiedente. Vede subito quali dati possiede e le richiste in ritardo vengono evidenziate in cima alla lista.

Cosa verrà cancellato e cosa deve rimanere

Ecco la vera difficoltà di una richiesta di cancellazione: non può eliminare tutto. Il codice commerciale La obbliga a conservare le fatture per 10 anni, anche se la persona ne richiede la rimozione.

DoliPlus glielo indica chiaramente prima di agire, ad esempio «12 fatture — conservazione 10 anni (obbligo contabile)». Il resto dei dati viene poi anonimizzato definitivamente. Così può rispondere al richiedente con precisione, senza promettere l’impossibile.

Nessuno può agire al posto di un altro

Un modulo di cancellazione accessibile a tutti sarebbe pericoloso: chiunque potrebbe richiedere l’eliminazione dei dati di un cliente o fornitore. DoliPlus impone quindi un doppio controllo. Prima il richiedente conferma il suo indirizzo tramite un link ricevuto via email. Poi, un collaboratore attesta di aver verificato la sua identità, specificando come.

Finché questo doppio controllo non è completato, nessuna azione sui dati è possibile. Ogni passo viene registrato in un dossier di risposta con timestamp, da presentare in caso di contestazioni.

 

Le 72 ore decisive in caso di perdita di dati

Una chiave USB smarrita, una mailbox violata, un file inviato al destinatario sbagliato: ha allora 72 ore per avvisare il Garante della Privacy, weekend inclusi. Il countdown parte dal momento in cui viene a conoscenza dell’incidente, non da quando è avvenuto.

La schermata è progettata per essere compilata sotto pressione. Mostra il tempo rimanente — «Le restano 41 ore» — invece di una data da calcolare a mente. Sotto, elenca chiaramente cosa resta da fare: avvisare il Garante, informare le persone se il rischio è elevato, descrivere le misure adottate.

Se il termine è superato, DoliPlus chiede il motivo del ritardo. Non è un rimprovero: il Garante richiede questa spiegazione per ogni notifica tardiva.

 

Visualizzare cosa verrebbe cancellato dalla pulizia, prima di avviarla

Conservare dati troppo a lungo La espone a rischi. Ma una cancellazione automatica mal configurata elimina informazioni di cui avevate bisogno, ed è irreversibile.

DoliPlus risolve questo dilemma con una simulazione. Con un clic, ottenete il quadro esatto di ciò che verrebbe interessato: regola per regola, il numero di record coinvolti, distinguendo quelli che verrebbero anonimizzati da quelli che verrebbero eliminati.

Il pulsante di attivazione appare solo sotto questa tabella. È quindi impossibile avviare la cancellazione senza aver visto i numeri. Rimane disattivato finché non decidete, e la sua attivazione viene tracciata con il nome della persona che l’ha approvata.

Il vostro DoliPlus gestisce più società? Ognuna applica allora le proprie durate di conservazione, mai quelle di un’altra. Dalla società principale, la simulazione si legge società per società: il dettaglio di ognuna, poi il totale generale. Da una società secondaria, vedete solo la vostra. Infine, l’attivazione si pilota dalla società principale, poiché coinvolge tutte. Sapete quindi sempre su quale perimetro si riferiscono i numeri visualizzati.

 

Dimostrare, sei mesi dopo, che la cancellazione è avvenuta

Ecco la domanda che arriva sempre per ultima, e sempre nel momento sbagliato: «dimostratemi che avete davvero cancellato i miei dati». Una riga datata in una tabella non dimostra molto, poiché chi amministra il database può riscriverla.

DoliPlus registra quindi ogni azione realmente eseguita in un registro sigillato: una cancellazione, un’opposizione alla profilazione, un dossier di dati consegnato a qualcuno, l’attivazione della cancellazione, e il risultato di ogni suo passaggio.

Ogni riga porta un’impronta che dipende dalla riga precedente. Formano così una catena. Modificare una riga, eliminarne una o inserirne una nel mezzo rompe questa catena — e un pulsante Verifica integrità indica la prima riga coinvolta.

Ciò che questa sigillatura garantisce, e ciò che non garantisce

La chiave che sigilla il registro risiede al di fuori del database, in un file protetto del vostro server. Di conseguenza, una persona che accede al database non può ricalcolare una catena credibile: la sua modifica si vede.

Tuttavia, qualcuno con accesso completo al server potrebbe ancora farlo. Nessuna sigillatura locale protegge da ciò, da noi come altrove. Preferiamo dirlo: una prova che non si sa spiegare non vale nulla davanti a un controllo.

Due dettagli contano nel quotidiano. Innanzitutto, il registro sopravvive alla richiesta: eliminate la scheda della richiesta, la prova dell’azione rimane. Inoltre, un pulsante esporta l’intero registro in formato foglio di calcolo, pronto da allegare a un dossier.

 

Ciò che DoliPlus fa, e ciò che non fa

Siamo chiari: nessun software può garantirLe la conformità al Suo posto. DoliPlus La fornisce di strumenti, ma non sostituisce né il Suo giudizio né il Suo responsabile dei dati.

Due aspetti rimangono volutamente esclusi dal software, poiché la CNIL li copre già gratuitamente e meglio di quanto potremmo fare noi:

• l’analisi d’impatto, obbligatoria solo per trattamenti ad alto rischio — rari in una PMI standard. La CNIL mette a disposizione un software libero e gratuito che applica il suo metodo, disponibile online o installabile sul Suo server;
• la gestione dei cookie del Suo sito vetrina, che riguarda il Suo sito web e non il Suo software di gestione.

Ciò che invece DoliPlus fa e nessuno strumento esterno può fare, è agire sui Suoi dati: anonimizza realmente, esporta realmente il fascicolo di una persona e ne conserva la prova. Uno strumento di conformità separato si limita a registrare la Sua richiesta — perché non ha accesso ai Suoi file.

 

Per approfondire

• Gestione predefinita dei contatti — i record direttamente interessati dai Suoi tempi di conservazione.
• Software di emailing con Brevo — il consenso e la cancellazione dalle Sue campagne.
• Archiviazione automatica delle email — gli scambi conservati nella cronologia dei Suoi clienti.
• Importare contatti nel CRM — l’origine dei dati che raccoglie.