on 5 September 2026 ¿Por qué implementar un seguimiento automático de presupuestos?
El seguimiento automático de presupuestos convierte sus cotizaciones sin respuesta en nuevos contratos. Cada día, propuestas comerciales quedan pendientes por falta de un seguimiento regular.
Sin embargo, un cliente que no responde no siempre está perdido. A menudo, simplemente lo ha olvidado, está comparando ofertas o esperando el momento adecuado.
Por eso DoliPlus realiza el seguimiento de sus presupuestos por usted, con el ritmo perfecto. Así, recupera facturación sin esfuerzo y sus comerciales se centran en las oportunidades más calientes.
- vea a quién va cada seguimiento antes de enviarlo, directamente en la lista — e identifique de un vistazo los clientes que no recibirán nada;
- el presupuesto ahora se envía como adjunto en cada email de seguimiento: su cliente recupera su propuesta de un vistazo, sin buscarla;
- los datos de contacto del comercial (teléfono y email) se añaden ahora a sus mensajes, para que el cliente pueda responderle al instante.
Cómo funciona el seguimiento automático de presupuestos
El seguimiento automático de DoliPlus se basa en una secuencia de mensajes programados. Cuando un presupuesto queda sin respuesta, el software planifica el próximo seguimiento y lo envía en el momento ideal.
Un ritmo diseñado para convertir
Primero, DoliPlus envía un recordatorio cortés. Luego, continúa con mensajes más persuasivos, espaciados estratégicamente. Finalmente, al acercarse la fecha de validez, activa un seguimiento urgente.
- un primer recordatorio días después de enviar el presupuesto;
- un seguimiento persuasivo, con una tarea de llamada para el comercial;
- un seguimiento urgente antes de que expire el presupuesto;
- por último, un mensaje de cierre para finalizar correctamente.
Una puntuación de prioridad para actuar sobre los presupuestos clave
Además, cada presupuesto recibe una puntuación de prioridad. Gracias a este sistema, sus comerciales identifican de un vistazo los presupuestos con mayor potencial. Así, priorizan los importes más elevados y los clientes más comprometidos.
Recordar por email, SMS o ambos
Para cada etapa, usted elige el canal: email, SMS o ambos. Un SMS llega directamente al bolsillo de su cliente, mientras que un email permite un mensaje más detallado.
Además, DoliPlus se integra con su cuenta de envío de SMS existente. Por ejemplo, basta con una cuenta de Brevo u OVH. El software muestra incluso el saldo de SMS disponible antes de cada envío.
Lo más importante: cada email de recordatorio incluye ahora el presupuesto como archivo adjunto. Así, su cliente revisa su propuesta al instante, sin buscar en correos antiguos. Eliminamos así la principal barrera para la firma: volver a poner el documento correcto ante sus ojos.
Finalmente, si un cliente no tiene número móvil, DoliPlus lo indica claramente y cambia a email. Así, ningún mensaje se pierde por el camino.
Configurar el recordatorio automático de presupuestos en dos pestañas
La página de configuración lo organiza todo en solo dos pestañas: Ajustes y Plantillas de emails. Así, implementa su sistema de recordatorios automáticos sin perderse en pantallas interminables.
La referencia clave: la «fecha de recordatorio» del presupuesto
Antes de modificar cualquier ajuste, recuerde una sola idea. Todo el seguimiento automático de presupuestos gira en torno a un único punto de referencia: la fecha de seguimiento asignada a cada presupuesto.
Concretamente, se trata de una fecha vinculada al presupuesto. Usted puede establecerla manualmente en el registro, o bien DoliPlus la calcula automáticamente después de cada envío.
Así, cada día, el software identifica los presupuestos abiertos cuya fecha ha llegado. Luego, envía el seguimiento correspondiente al nivel actual. Acto seguido, reprograma la próxima fecha según la frecuencia establecida. En otras palabras, solo necesita entender un único punto de referencia, y todos los ajustes siguientes simplemente lo adaptan.
- 8 de julio — con una «anticipación de envío» configurada en 2 días, el primer recordatorio se envía el 8, es decir, dos días antes de la fecha prevista.
- 13 de julio — cinco días después, DoliPlus envía el seguimiento de nivel 2 y crea una tarea de llamada para el comercial.
- 18 de julio — el seguimiento de nivel 3 responde a las objeciones más frecuentes.
- 3 días antes del fin de validez — un seguimiento de urgencia avisa que el presupuesto está a punto de expirar. Aquí, el punto de referencia cambia: es la fecha de validez del presupuesto, no la fecha de seguimiento.
- Finalmente — un último mensaje de cierre concluye la secuencia de manera ordenada.
Gracias a esta secuencia, usted solo establece una fecha de inicio. Luego, el software gestiona todo lo demás por usted.
La pestaña «Ajustes»
En primer lugar, la pestaña Ajustes define las reglas del juego. Aquí podrá especificar:
- la anticipación de envío, es decir, el número de días de antelación permitidos respecto a la fecha de seguimiento. Por ejemplo, 2 días de antelación envían un recordatorio previsto para el 10 ya el 8. En cambio, 0 activa el envío justo el día previsto;
- el número máximo de envíos por hora, para distribuir la carga y evitar ser considerado un remitente no deseado;
- los estados de presupuesto a excluir, como los ya firmados o facturados;
- las categorías de clientes a los que nunca hacer seguimiento, como sus cuentas clave sensibles;
- el seguimiento de urgencia antes de la expiración. Aquí, indica cuántos días antes del fin de validez activar esta última alerta. Por ejemplo, 3 días antes del vencimiento;
- una dirección de email y un móvil de prueba, para recibir usted mismo los envíos en modo simulación.
Luego, un botón «Enviar un SMS de prueba» valida su pasarela con un solo clic. Además, DoliPlus muestra al instante el crédito de SMS restante, para evitar cualquier sorpresa.
Siempre en esta pestaña, la tabla «Cadencia de seguimiento» resume cada nivel. Para cada línea, usted elige simplemente el canal: email, SMS o ambos.
Además, cada nivel se basa en uno de los dos disparadores. Por un lado, «Desde fecha de seguimiento» cuenta un plazo a partir del seguimiento anterior. Por otro lado, «Antes de expiración» cuenta en retroceso desde la fecha de validez del quote. Gracias a estos dos referentes, el seguimiento sigue siendo eficaz, ya sea que el cliente tarde en responder o que el quote se acerque a su vencimiento.
Además, una sección dedicada permite cerrar masivamente los quotes antiguos sin respuesta.
Finalmente, un botón activa el servicio automático. A partir de entonces, DoliPlus envía sus seguimientos cada día, sin ninguna intervención por su parte.
La pestaña «Plantillas de emails»
La segunda pestaña agrupa sus mensajes. Aquí crea tantas plantillas como niveles de seguimiento. Para cada una, usted indica:
- el nivel de seguimiento correspondiente, del 1 al 5;
- el asunto y el cuerpo del email, con formato libre;
- un texto corto dedicado al SMS, con un contador de caracteres;
- variables personalizadas que insertan el nombre del cliente, la referencia del quote o su importe;
- los datos de su comercial —su nombre, así como su teléfono y su dirección de email— para que el cliente lo contacte sin esfuerzo.
Además, DoliPlus incluye plantillas listas para usar. Solo tiene que adaptarlas al tono de su actividad y luego activarlas con un simple checkbox.
Gestionar sus seguimientos diarios
A diario, una página única agrupa todas las quotes a seguir. Para cada línea, usted ve el cliente, el importe, el puntaje de prioridad y el destinatario previsto.
Sobre todo, usted lanza todos los follow-ups con un clic, o uno a la vez. En cambio, cuando una quote está realmente perdida, usted la cierra con un motivo claro.
Gracias a este seguimiento, usted mide finalmente lo que se convierte en pedido. En otras palabras, su follow-up de quotes automático se convierte en un verdadero embudo de conversión comercial.
Ve a quién va dirigida cada follow-up, antes de enviarlo
Una columna « Destinatario » muestra, quote por quote, la dirección que DoliPlus utilizará realmente. Así, usted verifica sus envíos sin abrir un solo record de cliente.
Concretamente, la columna sigue el canal previsto para la etapa actual:
- la dirección de email seleccionada, cuando el follow-up se envía por mensaje;
- el número de móvil, cuando la etapa prevé un SMS;
- una señalización en rojo — « Sin dirección » o « Sin móvil » — cuando el mensaje no podrá enviarse.
Además, el origen de la dirección sigue siendo consultable. De hecho, pase el cursor sobre la celda y DoliPlus le indica si se trata del contacto vinculado a la quote o de la dirección del record de cliente.
Por último, cuando usted trabaja en modo simulación, la columna muestra la dirección de prueba. En otras palabras, nunca le hará creer que un cliente recibirá un mensaje enviado a otro lugar.
Redactar un follow-up con IA en un clic
Ahora, su seguimiento de cotizaciones automático también puede ser redactado por una inteligencia artificial. De hecho, en cada cotización pendiente, un botón « Redactar con IA » propone un correo personalizado, listo para revisar. Así, ahorra tiempo manteniendo un mensaje personalizado.
Concretamente, la IA solo se basa en los datos reales del expediente: el cliente, el importe de la cotización, su fecha de validez, el comercial firmante y el historial. Por lo tanto, redacta un texto adaptado al contexto, sin inventar nunca información.
Sobre todo, nada se envía sin su aprobación. Primero, una ventana muestra la propuesta, titulada « Seguimiento redactado por IA — validar antes del envío ». Luego, puede modificarlo, regenerarlo si el tono no le conviene, y luego hacer clic en « Validar y enviar ». En otras palabras, la IA propone y usted decide.
Activar la redacción asistida
Para disfrutar de esta función, su espacio DoliPlus debe tener el paquete IA. A continuación, en la configuración de Closio, marque la opción « Redacción de seguimiento por IA ». Finalmente, si lo desea, especifique una directriz de estilo en el campo correspondiente, para que los correos reflejen su forma de comunicar.
El comercial mantiene el control
- La IA propone, usted valida: ningún envío se realiza sin su revisión.
- El tono se ajusta al expediente, especialmente según si se trata de un nuevo prospecto o de un cliente fiel.
- Las coordenadas del comercial siguen visibles, para que el cliente pueda contactarlo fácilmente.
Para profundizar
Para completar su seguimiento comercial, descubra también estos capítulos:
- El envío de SMS con una cuenta Brevo
- Las alertas por SMS o correo electrónico
- Cotizaciones, pedidos y facturas en DoliPlus
- La gestión de la fuerza comercial
