Perché implementare un follow-up automatico delle quote?

Il follow-up automatico delle quote trasforma le vostre proposte senza risposta in nuove firme. Ogni giorno, infatti, molte offerte commerciali rimangono in attesa, per mancanza di un monitoraggio costante.

Tuttavia, un cliente che non risponde non è sempre perso. Spesso, ha semplicemente dimenticato, confrontato un’altra offerta o atteso il momento giusto.

Per questo motivo, DoliPlus invia i follow-up delle quote al posto vostro, con il ritmo giusto. Così, recuperate fatturato senza pensarci, e i vostri commerciali si concentrano sulle vendite più urgenti.

🆕 Novità di settembre 2026: il follow-up automatico delle quote converte ancora meglio le vostre proposte in attesa. Tre miglioramenti garantiscono l’efficacia degli invii:
  • vedete a chi viene inviato ogni follow-up prima di spedirlo, direttamente nella lista — e individuate subito i clienti che non riceveranno nulla;
  • la quota viene ora allegata a ogni email di follow-up: il cliente trova la sua proposta con un semplice sguardo, senza doverla cercare;
  • le coordinate del commerciale (telefono e indirizzo email) sono ora incluse nei vostri messaggi, affinché il cliente possa ricontattarlo in un istante.

Come funziona il follow-up automatico delle quote

Il follow-up automatico delle quote di DoliPlus si basa su una sequenza di messaggi programmati. In pratica, non appena una quota rimane senza risposta, il software pianifica la prossima azione e la invia al momento opportuno.

Una cadenza studiata per convertire

Inizialmente, DoliPlus invia un primo gentile promemoria. Poi, prosegue con messaggi più coinvolgenti, ben distanziati. Infine, in prossimità della scadenza, attiva un follow-up urgente.

  • un primo promemoria pochi giorni dopo l’invio della quota;
  • un follow-up coinvolgente, accompagnato da un compito di chiamata per il commerciale;
  • un follow-up urgente prima della scadenza della quota;
  • infine, un ultimo messaggio di chiusura per concludere in modo pulito.

Un punteggio di priorità per agire sulle quote giuste

Inoltre, ogni quote riceve un punteggio di priorità. Grazie a questo punteggio, i suoi commerciali identificano a colpo d’occhio le quote con alto potenziale. Così, trattano prima gli importi più elevati e i clienti più coinvolti.

Inviare un follow-up via email, SMS o entrambi

Per ogni fase, Lei sceglie il canale: email, SMS o entrambi. Infatti, un SMS arriva direttamente nella tasca del cliente, mentre un email permette un messaggio più dettagliato.

Inoltre, DoliPlus si appoggia al suo account SMS esistente. Ad esempio, un account Brevo o OVH è sufficiente. In particolare, il software mostra il credito SMS rimanente prima di ogni invio.

Soprattutto, ogni email di follow-up include ora la quote come allegato. Così, il cliente rilegge la sua proposta immediatamente, senza cercare tra i vecchi messaggi. Di conseguenza, elimina il principale ostacolo alla firma: rimettere il documento giusto sotto gli occhi del cliente.

Follow-up automatico di quote via email e SMS in DoliPlus

Infine, se un cliente non ha un numero di cellulare, DoliPlus lo segnala chiaramente e passa all’email. Così, nessun messaggio si perde lungo il percorso.

Configurare il follow-up automatico delle quote in due schede

La pagina di configurazione riunisce tutto in sole due schede: Impostazioni e Modelli di email. Così, imposta il suo follow-up automatico delle quote senza perdersi in schermate interminabili.

Follow-up automatico di quote: scheda Impostazioni e riferimento data di follow-up in DoliPlus

Il punto di riferimento centrale: la «data di follow-up» della quote

Prima di apportare qualsiasi modifica, ricordi un solo concetto. Infatti, l’intero sistema di follow-up automatico delle quote gira intorno a un unico punto di riferimento: la data di follow-up indicata su ogni quote.

In pratica, si tratta di una data associata alla quote. La imposta manualmente nel record, oppure DoliPlus la calcola automaticamente dopo ogni invio.

Così, ogni giorno, il software identifica le quote aperte per le quali questa data è scaduta. Successivamente, invia il follow-up del livello corrente. Poi riprogramma immediatamente la data successiva, in base alla cadenza. In altre parole, Lei ha un solo riferimento da comprendere, e tutte le impostazioni seguenti servono solo ad adattarlo.

📅 Esempio pratico — una quote con data di follow-up fissata al 10 luglio
  • 8 luglio — con un’« anticipazione di invio » impostata su 2 giorni, il primo promemoria parte già l’8, due giorni prima della data prevista.
  • 13 luglio — cinque giorni dopo, DoliPlus invia il follow-up di livello 2 e crea un compito di chiamata per il commerciale.
  • 18 luglio — il follow-up di livello 3 risponde alle obiezioni più frequenti.
  • 3 giorni prima della scadenza — un follow-up di emergenza avvisa che la quote sta per scadere. Qui, il riferimento cambia: è la data di validità della quote, non la data di follow-up.
  • Infine — un ultimo messaggio di chiusura conclude correttamente la sequenza.

Grazie a questa sequenza, Lei imposta una sola data di partenza. Successivamente, il software gestisce tutto il resto al Suo posto.

La scheda « Impostazioni »

Innanzitutto, la scheda Impostazioni definisce le regole del gioco. Lei vi indica, tra l’altro:

  • l’anticipazione di invio, ossia il numero di giorni di anticipo consentiti rispetto alla data di follow-up. Ad esempio, 2 giorni di anticipo inviano un promemoria previsto per il 10 già dall’8. Al contrario, 0 attiva l’invio esattamente il giorno previsto;
  • il numero massimo di invii per ora, per distribuire il carico e evitare di essere segnalati come mittente indesiderato;
  • gli stati delle quote da escludere, ad esempio le quote già firmate o fatturate;
  • le categorie di clienti da non seguire mai, come i Suoi grandi clienti sensibili;
  • il follow-up di emergenza prima della scadenza. Qui, Lei indica dopo quanti giorni prima della scadenza attivare questo ultimo segnale. Ad esempio, 3 giorni prima della scadenza;
  • un indirizzo email e un numero di cellulare di prova, per ricevere Lei stesso gli invii in modalità simulazione.

Successivamente, un pulsante «Invia un SMS di test» convalida la Sua gateway con un clic. Inoltre, DoliPlus mostra immediatamente il credito SMS residuo, per evitare spiacevoli sorprese.

Sempre in questa scheda, la tabella «Cadenza di follow-up» riepiloga ogni livello. Per ogni riga, può semplicemente scegliere il canale: email, SMS o entrambi.

Inoltre, ogni livello si basa su uno dei due trigger. Da un lato, «Dalla data del follow-up» calcola un termine a partire dal follow-up precedente. Dall’altro, «Prima della scadenza» conta alla rovescia dalla data di validità del quote. Grazie a questi due riferimenti, il monitoraggio rimane efficace, sia che il cliente tardi a rispondere, sia che il quote si avvicini alla scadenza.

Inoltre, una sezione dedicata consente di chiudere in blocco i quote precedenti rimasti senza riscontro.

Infine, un pulsante attiva il servizio automatico. Da quel momento, DoliPlus invia i Suoi follow-up ogni giorno, senza alcun intervento da parte Sua.

La scheda «Modelli email»

La seconda scheda raccoglie i Suoi messaggi. Qui può creare tanti modelli quanti sono i livelli di follow-up. Per ciascuno, può inserire:

  • il livello di follow-up interessato, da 1 a 5;
  • l’oggetto e il corpo dell’email, formattati liberamente;
  • un breve testo dedicato all’SMS, con un contatore di caratteri;
  • variabili personalizzate che inseriscono il nome del cliente, il riferimento del quote o il suo importo;
  • i contatti del Suo commerciale – il suo nome, ma anche il suo telefono e il suo indirizzo email – affinché il cliente lo richiami senza sforzo.
💡 Da sapere: per visualizzare il telefono e l’email del commerciale in un modello, inserisca semplicemente le parole chiave __COMMERCIAL_TEL__ e __COMMERCIAL_EMAIL__ nel punto desiderato, ad esempio nella firma. Allo stesso modo, __COMMERCIAL__ riprende il suo nome. DoliPlus sostituisce poi ogni parola chiave con l’informazione reale al momento dell’invio.

Inoltre, DoliPlus include modelli pronti all’uso. Non deve far altro che adattarli al tono della Sua attività, per poi attivarli con una semplice spunta.

💡 Da sapere: ogni pagina di configurazione di DoliPlus mostra, in alto a destra, un’icona di aiuto che apre direttamente il capitolo corretto di questa enciclopedia. Così avrà la documentazione a portata di clic.

Gestire i follow-up quotidianamente

Ogni giorno, una pagina unica riunisce tutti i preventivi da sollecitare. Per ogni riga, Lei vede il cliente, l’importo, il punteggio di priorità e il destinatario previsto.

Soprattutto, può avviare tutte le solleciti con un clic, o uno alla volta. Tuttavia, quando un preventivo è definitivamente perso, può chiuderlo con un motivo chiaro.

Grazie a questo monitoraggio, misura finalmente ciò che si trasforma in ordine. In altre parole, il Suo sollecito automatico dei preventivi diventa un vero e proprio tunnel di conversione commerciale.

Veda a chi viene inviato ogni sollecito, prima di inviarlo

Una colonna « Destinatario » mostra, preventivo per preventivo, l’indirizzo che DoliPlus utilizzerà effettivamente. Così, può verificare gli invii senza aprire alcuna scheda cliente.

Concretamente, la colonna segue il canale previsto per la fase in corso:

  • l’indirizzo email selezionato, quando il sollecito viene inviato via messaggio;
  • il numero di cellulare, non appena la fase prevede un SMS;
  • un segnale in rosso — « Nessun indirizzo » o « Nessun cellulare » — quando il messaggio non potrà essere inviato.

Sollecito automatico dei preventivi: la colonna Destinatario indica a chi viene inviato ogni promemoria

Inoltre, l’origine dell’indirizzo rimane consultabile. Infatti, passando il cursore sulla cella, DoliPlus specifica se si tratta del contatto collegato al preventivo o dell’indirizzo della scheda cliente.

Infine, quando lavora in modalità simulazione, la colonna mostra l’indirizzo di test. In altre parole, non Le fa mai credere che un cliente riceverà un messaggio inviato altrove.

💡 Da sapere: gestisca in priorità le righe rosse. Infatti, questi clienti non riceveranno nulla, quindi non firmeranno più velocemente. Qualche minuto speso a completare la loro scheda vale spesso meglio di un sollecito aggiuntivo.

Scrivere un sollecito con l’IA in un clic

Ora, il follow-up automatico dei preventivi può essere redatto da un’intelligenza artificiale. Su ogni preventivo da seguire, un pulsante “Redigi con l’IA” propone un’email personalizzata, pronta per la rilettura. Così, risparmi tempo mantenendo un messaggio su misura.

L’IA utilizza esclusivamente i dati reali del job: il cliente, l’importo del preventivo, la sua data di validità, il commerciale firmatario e lo storico. Di conseguenza, genera un testo contestualizzato, senza mai inventare informazioni.

Soprattutto, nulla viene inviato senza il Suo consenso. Una finestra mostra prima la bozza, intitolata “Follow-up redatto dall’IA — da validare prima dell’invio”. Può modificarla, rigenerarla se il tono non Le piace, poi cliccare su “Valida e invia”. In sintesi: l’IA propone, Lei decide.

Attivare la redazione assistita

Per usufruirne, il Suo spazio DoliPlus deve avere il pacchetto IA. In Closio, spunti l’opzione “Redazione follow-up con l’IA”. Opzionalmente, può aggiungere istruzioni di stile nel campo dedicato, per allineare le email al Suo modo di comunicare.

Il controllo resta al commerciale

  • L’IA suggerisce, Lei approva: nessun invio senza revisione.
  • Il tono si adatta al job, distinguendo tra nuovo prospect e cliente affezionato.
  • I contatti del commerciale rimangono visibili per facilitare il follow-up del cliente.
💡 Da sapere: questa funzione si affianca ai modelli email esistenti. Potrà scegliere, preventivo per preventivo, tra un modello predefinito e un testo generato dall’IA. Per scoprire tutte le funzionalità, consulti anche il correttore e l’assistente di redazione IA.

Approfondimenti

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