I resoconti di DoliPlus si basano oggi su un’interfaccia modernizzata, più semplice e leggibile. In questo modo, Lei inserisce le Sue note più velocemente, avvisa le persone giuste e ritrova tutto facilmente.

L’interfaccia dei resoconti oggi

I resoconti servono a conservare una traccia dei Suoi scambi: una chiamata, una visita, una riunione. Nel corso delle versioni, DoliPlus ha completamente rivisto la loro interfaccia per renderla più pratica nel quotidiano.

Quattro punti facilitano ora il lavoro:

1. l’inserimento avviene tramite un editor di testo avanzato, con salvataggio automatico della bozza mentre Lei scrive;
2. Lei allega file con semplice trascinamento e collega il resoconto a un cliente, un contatto o un progetto;
3. i destinatari vengono avvisati automaticamente via e-mail (e tramite notifica interna se il modulo delle notifiche è attivo);
4. la vista in lista si carica senza ricaricare la pagina e sfrutta meglio la larghezza dello schermo.

Di conseguenza, Lei annota l’essenziale senza sforzo. Inoltre, accede poi alle Sue note in una lista chiara.

Inserimento guidato e ricevuta di lettura

Alla creazione, l’editor registra il Suo testo man mano: Lei non perde nulla se la sessione viene interrotta. Può anche partire da un modello pronto all’uso e invitare direttamente un gruppo di utenti.

Soprattutto, ogni destinatario riceve un’e-mail con il contenuto del resoconto e un link di ritorno. Quando viene richiesta una conferma, risponde in un clic con Sì o No. Lei segue poi, nella scheda, chi ha letto il resoconto e in quale data. Conserva così la prova che l’informazione è stata correttamente trasmessa.

Redigere un resoconto, passo dopo passo

1. Dalla pagina del cliente o del potenziale cliente, clicchi sulla scheda «Verbale»: vi trova tutti i resoconti di questo soggetto, dal più recente al più vecchio. Clicchi su «Aggiungi un resoconto».
2. L’oggetto: un titolo breve che dice di cosa si tratta (se lasciato vuoto, si chiama semplicemente «Resoconto»). Poi il tipo: seguito di una visita, conversazione telefonica, riunione commerciale…
3. Chi lo riceve: la lista di distribuzione è precompilata (il gruppo scelto nella configurazione e i commerciali del cliente). Tolga qualcuno con la crocetta, aggiunga un collega o un gruppo digitandone il nome.
4. Con «Confermare l’invio della notifica» spuntato, ogni destinatario riceve il resoconto via e-mail, con due pulsanti Sì / No per indicare di averlo letto. Se non è spuntato, il resoconto viene registrato senza avvisare nessuno.
5. Scelga il contatto incontrato e, se necessario, il progetto. Scriva il resoconto (sono possibili un modello, un’immagine o la dettatura) e alleghi i file subito sotto.
6. Clicchi su «Aggiungi»: il resoconto entra nella lista del soggetto, i destinatari vengono avvisati se Lei lo ha richiesto e una traccia si aggiunge all’agenda del cliente. Lo clicchi nella lista per rileggerlo, completarlo o vedere chi l’ha letto.

La vista in lista

La vista in lista raccoglie tutte le Sue note nello stesso posto e si carica dinamicamente. Lei filtra per titolo, data, autore, cliente, contatto o progetto, e sviluppa ogni riga per leggere il resoconto completo senza cambiare pagina. Naviga così rapidamente nella cronologia di un cliente o di un job.

Configurare i resoconti

La configurazione del modulo stabilisce come i destinatari vengono avvisati di un nuovo resoconto (notifica, e-mail o entrambe) e che cosa viene proposto alla creazione: il tipo, il gruppo destinatario e l’aggiunta del commerciale del cliente (livello 1, 2…). Clicchi su «Salva». La scheda «Dizionario», poi «Dizionario dei tipi di resoconto», contiene la lista dei tipi: «Nuovo» ne aggiunge uno, la matita lo rinomina, la posizione stabilisce l’ordine nella lista.

Perché curare le Sue note di follow-up?

Uno scambio non annotato finisce per essere dimenticato. Al contrario, una traccia regolare arricchisce la cronologia della relazione. Infatti, ognuno ritrova il filo delle discussioni, anche dopo diversi mesi.

Lei ne trae vantaggio su tre fronti:

• una memoria condivisa: tutta la squadra accede alla stessa cronologia;
• un follow-up affidabile: nessun impegno né nessun sollecito si perde;
• un risparmio di tempo: l’inserimento semplificato incoraggia a registrare tutto.

Così, dei resoconti ben tenuti diventano un vero vantaggio commerciale. Lei li collega del resto ai Suoi eventi e attività.

Nel quotidiano, questa interfaccia incoraggia proprio a registrare tutto. Poiché l’inserimento è veloce e la bozza si salva da sola, Lei annota senza aspettare la fine della giornata. Inoltre, l’avviso automatico dei destinatari Le evita di avvisare ognuno a mano. Conserva quindi una traccia pulita, condivisa e utilizzabile di ogni scambio.

Per approfondire

• Organizzare eventi, attività e azioni