Die Standardkontakte von DoliPlus ordnen automatisch den richtigen Ansprechpartner jedem Dokument zu. So gehen Ihre Angebote, Bestellungen und Rechnungen an die richtige Person, ohne erneute Eingabe.

Konkret weisen Sie jedem Kunden oder Lieferanten Kontakte mit spezifischen Rollen in Ihren Verkaufs- und Einkaufsprozessen zu. DoliPlus übernimmt diese dann automatisch in die relevanten Dokumente.

Wozu dienen Standardkontakte

Eine Rolle, auch Kontakttyp genannt, definiert die Aufgabe eines Ansprechpartners. Zum Beispiel:

• der Kundenkontakt für die Rechnungsstellung;
• der Kundenkontakt für die Zahlungsverfolgung;
• der Lieferantenkontakt für die Auftragsverfolgung.

Einmal definiert, gelten diese Standardkontakte automatisch für neue Dokumente. Zudem können Sie einen Kontakt eines anderen Kunden oder Lieferanten auswählen, der dann „in Vertretung“ handelt.

Automatisch an eine andere Adresse fakturieren

Hier das nützlichste Beispiel: Stellen Sie sich einen Kunden A vor, dessen Rechnungen an ein Rechnungszentrum B gehen sollen.

Sie weisen einfach beim Kunden A einen „Kundenkontakt für Rechnungen“ zu, der beim Kunden oder Lieferanten B hinterlegt ist. Folglich wird jede Rechnung für Kunde A direkt an die Adresse von B gestellt, ohne manuelle Eingriffe.

Auf welche Dokumente werden sie angewendet

Die Rollen der Kontakte werden für die meisten Handelsdokumente definiert:

• Angebote und Bestellungen;
• Rechnungen und Serviceverträge;
• Bestellungen und Lieferantenrechnungen.

Andere Funktionen nutzen ebenfalls diese Rollen. Insbesondere zielen die automatischen Mahnungen für unbezahlte Rechnungen auf den Kontakt für Zahlungen ab.

Standardkontakte einrichten

Die Einrichtung bleibt schnell, direkt im Datensatz des Kunden oder Lieferanten:

1. Klicken Sie unter den Reitern des Datensatzes auf „Vordefinierte Kontakte“.
2. Klicken Sie in „Hier einen oder mehrere Kontakte auswählen“, tippen Sie den Anfang des Namens ein und klicken Sie dann auf den Kontakt in der Liste. Sie können mehrere auswählen.
3. Klicken Sie in „Hier eine oder mehrere Rollen auswählen“ und tippen Sie zum Beispiel „Rechnung“ ein: Dieselbe Rolle gibt es für jeden Dokumenttyp. Klicken Sie auf die gewünschte Rolle unter dem richtigen Titel (zum Beispiel „Kundenrechnungs-Kontakt“ unter „Rechnung“). Mehrere Rollen können auf einmal ausgewählt werden.
4. Klicken Sie auf „Hinzufügen“. Eine Rolle bezeichnet nur einen einzigen Kontakt pro Dokumenttyp: Ist sie bereits vergeben, lehnt DoliPlus die Zuweisung ab und zeigt an, wer die Rolle innehat. Entfernen Sie zuerst den bisherigen Kontakt.

Die Liste im unteren Bereich zeigt alle Zuweisungen des Kunden oder Lieferanten: Sie können sie filtern und exportieren. Der Papierkorb einer Zeile entfernt eine Zuweisung, und „Alles auswählen“ gefolgt von „Auswahl löschen“ entfernt mehrere Zuweisungen nach einer Bestätigung.

Von nun an übernimmt jedes neue Dokument dieses Kunden diesen Kontakt: Sie überprüfen dies im Kontakte-Reiter des Angebots, des Auftrags oder der Rechnung. In den Kontakte-Reitern von Rechnungen, Aufträgen und Verträgen öffnet die Schaltfläche „Vordefinierten Kontakt/Adresse im Dritten hinzufügen“ direkt diese Seite, in einem neuen Reiter.

Weiterführende Informationen

• Automatische Mahnungen für unbezahlte Rechnungen
• Kontakte in Ihr CRM importieren
• Kontaktfunktionen standardisieren