El catálogo automático edita sus productos y servicios en un documento PDF o Excel, con o sin tarifas. Así, produce un catálogo actualizado en unos pocos clics, sin necesidad de maquetación manual.

¿Para qué sirve el catálogo automático?

El catálogo automático edita catálogos en forma de tablas, a partir de su base de productos y servicios. Filtra sus artículos y luego genera el documento bajo demanda.

Concretamente, la herramienta le ofrece varias ventajas:

• una edición en formato PDF o Excel, bajo demanda;
• una maquetación automática de la tabla;
• una sincronización directa con su ERP;
• la gestión de las unidades de venta y compra (UVC);
• la integración inmediata de las novedades y los cambios de última hora;
• un pie de página modificable en la salida PDF.

Una vez activado, el catálogo automático está accesible desde el menú Ventas › Herramientas › Catálogos.

Crear e imprimir un catálogo, paso a paso

1. En el menú «Ventas», pase el ratón por «Herramientas» y haga clic en «Catálogos»: la lista muestra sus catálogos guardados, y cada uno se vuelve a imprimir cuando lo desee con los precios del día. Haga clic en «Nuevo».
2. El nombre de la tarifa se imprime en la portada («Tarifa papelería 2027»), con la fecha de inicio de validez.
3. La clase de precios elige el nivel de precios (Tarifa 1, Tarifa 2…): un catálogo por tipo de clientela. Para los precios negociados de un solo cliente, selecciónelo en «Cliente».
4. En «Categorías», escriba el principio de una categoría de productos y selecciónela; añada tantas como capítulos desee. Solo figuran en él los productos en venta.
5. «Type d’impression»: PDF para enviar o imprimir, Excel para retocar la lista. Las líneas siguientes se ajustan con Sí / No: el precio (HT o TTC), las fotos, la descripción, el peso, las dimensiones, el país de origen…
6. Haga clic en «Añadir»: el catálogo se incorpora a la lista. En su línea, el icono de la impresora genera el documento con los precios del momento.
7. Pestaña «ECM» (gestión electrónica de documentos): los catálogos se clasifican por año de inicio de validez; el archivo lleva el nombre y la fecha de la tarifa. Volver a generar el mismo catálogo sustituye este archivo.

Configurar el catálogo automático

La configuración se realiza desde la interfaz del módulo, pestaña «Parámetros». Numerosas opciones regulan sus ediciones. Tenga en cuenta que condiciones particulares se añaden al final de cada página, con un límite de 255 caracteres para las salidas Excel.

Para abrir estos ajustes: Configuración › Módulos, línea «Catálogo», icono de la llave a la derecha, o el botón «Configuración» de la página Catálogo. Regulan la apariencia del PDF:

• cada categoría de productos forma un capítulo, que un interruptor hace empezar en una nueva página; la línea siguiente muestra u oculta las referencias;
• el ancho de las fotos (25 recomendado), el de las demás columnas y la forma de los bordes de la tabla;
• sus condiciones generales de venta en el idioma elegido, añadidas al final del catálogo, y el texto de las «Condiciones particulares», impreso al pie de cada página;
• la categoría de las promociones: sus productos se imprimen en el color de resaltado; cambie de categoría para cambiar de campaña;
• los colores del fondo, de los bordes, del texto y de las promociones, cada uno con su botón «Guardar».

Imprima después un catálogo para comprobar el resultado.

Cada catálogo sigue siendo altamente personalizable:

• las columnas a mostrar se organizan libremente;
• cada edición se nombra, se fecha y se conserva en una carpeta de la biblioteca de documentos por año;
• el precio se basa en una clase de precios, por ejemplo, la clase 100 para un precio de cliente.

Más información sobre la gestión de precios

Formato, capítulos e imágenes

El catálogo automático ofrece tres formatos de salida: el PDF (con página de portada y filigrana), el Excel, y el Excel Big para ediciones voluminosas, procesadas en segundo plano.

Para estructurar el documento, son las categorías de Productos/Servicios las que definen los capítulos y su orden. Solo se seleccionan los productos en venta, y la descripción de la categoría sirve como título. Además, el catálogo puede mostrar las imágenes de los productos y resaltar las promociones.

Los modelos PDF tienen nombres fijos. Se depositan en la
carpeta Matrices del módulo, dentro de su espacio de la biblioteca de documentos:

• la portada personalizada con el nombre Cover.pdf;
• el filigrana con el nombre Watermark.pdf.

Sus condiciones generales de venta, en cambio, permanecen en la carpeta habitual del menú
Herramientas / Matrices.

¿Por qué automatizar su catálogo?

Crear un catálogo manualmente es largo y rápidamente se queda obsoleto. El catálogo automático, en cambio, parte de sus datos actualizados.

Usted gana en tres aspectos:

• ahorro de tiempo: el documento se genera en unos pocos clics;
• datos fiables: el catálogo refleja su base de productos;
• presentación cuidada: PDF con portada, o Excel utilizable.

Más información sobre los productos y servicios

Para profundizar

• La gestión de tarifas
• Productos y Servicios en DoliPlus