on 5 September 2026 Vender un servicio por un período definido está bien; no perder nunca su renovación es aún mejor. Los contratos de servicio de DoliPlus le ofrecen:
- un período de validez por servicio, derivado del presupuesto firmado o del pedido;
- el estado de cada contrato indicado claramente —activo, en retraso, cerrado— tanto en el registro del cliente como en la lista;
- estados visibles de un vistazo para cada servicio: inactivo, en servicio, caducado, cerrado;
- el seguimiento automático de los vencimientos, por correo electrónico o postal, con modo simulación;
- la conexión con el parque de equipos y con la facturación recurrente;
- el seguimiento numérico de su cartera, mes a mes y a tres años.
Así, la renovación tácita deja de ser un recordatorio para convertirse en un proceso que funciona solo.
Los contratos de servicio en DoliPlus
Los contratos de servicio en DoliPlus permiten gestionar un proceso derivado de un pedido de cliente o de una propuesta comercial firmada, que facilita la venta de un servicio con un período de validez.
Ejemplos comunes:
- La venta de un contrato de mantenimiento,
- la venta de un período de garantía,
- la venta de cualquier servicio por un período definido,
El módulo debe estar activado.
Los submenús están disponibles en el menú de ventas.
Las vistas en lista permiten una visión general.
Los estados proporcionan visibilidad sobre la activación de los servicios.
Una consulta en el Software de Email permite enviar una comunicación masiva sobre los servicios próximos a vencer, por ejemplo.
Un servicio puede asociarse a uno o varios equipos del Parque en el módulo Gestión de Intervenciones – Gestión de parque de equipos.
Listas
Existen dos tipos de lista:
- Lista de Contratos
- Lista de Servicios + lista con filtro (Servicios inactivos Servicios activos Servicios caducados Servicios cerrados)
Saber de un vistazo si un contrato sigue activo
Un contrato no tiene un estado que mantener actualizado: DoliPlus lo deduce de sus servicios y lo indica claramente, junto al conteo habitual.
- Activo — al menos un servicio en curso.
- En retraso — un servicio ha superado su fecha de fin sin haber sido cerrado. Este es el caso que resulta costoso: o factura la renovación, o cierra el servicio.
- Cerrado — todos los servicios están cerrados, el contrato ha terminado.
- Por activar — los servicios están registrados, ninguno ha comenzado.
- Borrador — el contrato aún no está validado.
En el registro del cliente, el estado precede al conteo de servicios: usted sabe si el contrato sigue vigente antes incluso de abrirlo.
El mismo estado se lee en todas partes en el mismo lugar: en el registro del cliente, en la lista de contratos, en el contrato mismo, en los presupuestos, pedidos y facturas vinculados a él, y en su panel de control.
En la lista, la columna «Estado» se puede ordenar y filtrar: solicite «todos mis contratos en retraso» y obtendrá la lista de renovaciones a gestionar.
**Como el estado se deduce de los servicios, queda solo: cierre el último servicio, el contrato se cierra; ábralo, vuelve a estar activo. Nada que marcar, nada que mantener.**
Nada que activar: el estado aparece tan pronto como actualice su DoliPlus, incluso en los contratos más antiguos de su base. ¿Dudas sobre lo que ve su instalación? Escríbanos, lo revisamos juntos.
Recordatorio automático de contratos a vencimiento
Sus contratos se renuevan tácitamente, y nadie quiere llevar el calendario a mano. DoliPlus avisa al cliente en su lugar — por correo electrónico o por carta para enviar — el número de días que elija antes de la fecha de finalización del servicio.
Tres pasos: configure, pruebe en modo simulado, ponga en marcha.
1. Configurar el recordatorio
Este ajuste es reservado para administradores. Abra la configuración del módulo Contratos (Inicio ▸ Configuración ▸ Módulos, línea Contratos), luego la pestaña Recordatorio de contratos a vencimiento.
La pantalla se lee de arriba abajo, en el orden de las decisiones a tomar:
- Activar la funcionalidad — el interruptor principal. Mientras esté en rojo, no se enviará ningún recordatorio.
- Modo simulación — déjelo encendido para sus primeras pruebas: DoliPlus prepara todo pero no envía nada (ver el paso 2).
- Número de días antes del recordatorio — el aviso, contado antes de la fecha de finalización prevista del servicio. Usted lo fija.
- El remitente — el usuario cuya mensajería se usará para el envío; los recordatorios saldrán de su dirección, y será él quien recibirá una notificación si hay cartas para enviar.
- El destinatario — dos opciones que se excluyen: bien el contacto de facturación designado en el registro del cliente, o el tercero, en su defecto, su primer contacto con una dirección de correo electrónico. Activar una desactiva la otra automáticamente.
- Alertar al responsable — cuando hay cartas físicas pendientes, el remitente recibe un correo electrónico que se lo notifica.
- El asunto y el mensaje — libres, con las variables listadas más abajo.
⚠️ Los interruptores verdes y rojos se aplican al hacer clic, pero el aviso, el remitente, el asunto y el mensaje solo se guardan después del botón Guardar, al final de la pantalla.
2. Probar sin enviar nada
El modo simulación está hecho para esto, y es por donde debe empezar. Bloquea el envío de correos electrónicos y no registra ninguna acción en los contratos: ve lo que se habría enviado, sin que el cliente reciba nada.
Desde la lista de servicios, abra la pestaña GED y haga clic en Probar recordatorio. DoliPlus genera el informe de los contratos afectados y el PDF de las cartas ensambladas: verifica de una vez el aviso, los destinatarios seleccionados y el formato de su mensaje.
3. Poner el servicio en marcha
Las configuraciones solas no recuerdan a nadie: es una tarea automática diaria la que hace el trabajo. En esta misma página GED, el botón Servicio automático de recordatorio lo activa. Luego pasa una vez al día, sin pedirle nada.
Cuando todo le conviene, apague el modo simulación — los envíos se vuelven reales.
Una vez activada la funcionalidad, la lista de servicios gana una columna Últ. recordatorio: sabe, contrato por contrato, cuándo se notificó al cliente por última vez.
Personalizar el mensaje
Un conjunto de variables de sustitución personaliza el mensaje y el asunto.
Variable + ‘= ejemplo’
__REF__ = CT2007-0620
__NOM__ = Nombre del cliente o proveedor
__CP__ = 30100
__VILLE__ = ALES
__ADDRESS__ = Dirección del cliente o proveedor
__DESCRIPTION__ = Contrato de mantenimiento …
__DATE_OUVERTURE__ = 25-10-2019-15:00
__DATE_FIN_VALIDITE__ = 25-10-2020-14:00
__DATE_CLOTURE__ =
Una acción de seguimiento se asocia al contrato.
Un informe, así como un documento PDF del día que contiene las cartas compiladas, está disponible en la biblioteca de documentos asociada.
El responsable recibe un correo electrónico en caso de cartas postales que enviar.
Intervenciones y material del parque
Es posible vincular materiales del parque al servicio de la intervención en relación con el módulo de Mantenimiento y Gestión de Parque.
Consulte el capítulo Gestión de intervenciones – Gestión de parque de materiales
Facturación recurrente
Un contrato de servicio también puede servir de base para el modelo de facturación recurrente.
Consulte el capítulo Facturación recurrente
Medir su cartera de suscripciones
Una cartera de suscripciones se gestiona con cifras. Por eso, DoliPlus abre una página de estadísticas dedicada, en el menú Ventas, bajo la entrada « Estadísticas » de los contratos.
Allí puede leer, año tras año, el número de contratos, su importe total y su importe medio. Dos gráficos mensuales completan la lectura y comparan los tres últimos ejercicios.
El importe de un contrato corresponde a la suma sin impuestos de sus líneas de servicios. Además, tres filtros afinan el resultado: el cliente, el autor del contrato y el gestor de la cuenta. Un clic en un año abre finalmente el detalle mes a mes.
Esta página también es accesible desde el panel de control de inicio: el texto « Contratos » redirige directamente.
Documentos
Los aspectos comerciales suelen definirse mediante la cotización, el pedido.
También es posible editar un documento a partir del contrato, ya sea a partir de un modelo PDF estándar « Strato », o a partir de un modelo personalizable según una matriz « .odt », o incluso un modelo especial bajo pedido.
La configuración de los modelos también permite una edición PDF a partir de la matriz en formato « .odt ».
Las matrices deben depositarse en la carpeta Menú Herramientas -> Documentos y Matrices -> Modelos de documentos -> Contrato
Consulte también los siguientes capítulos:
- Modelos de generación de documentos
- Resumen de variables de sustitución
Añadir condiciones generales de venta
Incluya sus Condiciones Generales de Venta en sus documentos.
- Consulte el capítulo Condiciones Generales de Venta
Para ir más allá
- Facturación recurrente — facturar la suscripción sin pensarlo.
- Gestión de intervenciones y parque de materiales — vincular un servicio al material instalado.
- Estadísticas y paneles de control — los informes de gestión listos para usar.
