Die Bereitstellung eines Dienstes über einen festgelegten Zeitraum ist gut; den automatischen Verlängerungsprozess zu nutzen, ist noch besser. Die Serviceverträge von DoliPlus bieten Ihnen:

• eine Gültigkeitsdauer pro Dienst, basierend auf dem unterzeichneten Angebot oder der Bestellung;
• den Status jedes Vertrags klar angezeigt – aktiv, überfällig, abgeschlossen – sowohl im Kundenrecord als auch in der Liste;
• Status auf einen Blick für jeden Dienst: inaktiv, aktiv, abgelaufen, geschlossen;
• die automatische Erinnerung an Fälligkeiten per E-Mail oder Post, inklusive Simulationsmodus;
• den Link zum Gerätepark und zur wiederkehrenden Rechnungsstellung;
• die quantitative Nachverfolgung Ihres Portfolios, Monat für Monat und über drei Jahre.

Damit wird die stillschweigende Verlängerung von einer Erinnerung zu einem automatisierten Prozess.

Serviceverträge in DoliPlus

Serviceverträge in DoliPlus ermöglichen die Verwaltung eines Prozesses, der aus einer Kundenbestellung oder einem unterzeichneten Angebot stammt und die Verkaufsverwaltung eines Dienstes mit einer Gültigkeitsdauer ermöglicht.

Häufige Beispiele:

• Der Verkauf eines Wartungsvertrags,
• der Verkauf einer Garantiezeit,
• der Verkauf eines beliebigen Dienstes über einen festgelegten Zeitraum,

Das Modul muss aktiviert werden.

Die Untermenüs sind im Verkaufsmenü verfügbar.

Listenansichten bieten einen Überblick.

Status / Zustände ermöglichen die Sichtbarkeit der Aktivierung des/der Dienstes/Dienste.

Eine Abfrage im E-Mail-Tool ermöglicht die Massenkommunikation zu auslaufenden Diensten.

Ein Dienst kann einem oder mehreren Geräten im Gerätepark im Modul Interventionsmanagement – Geräteparkverwaltung zugeordnet werden.

Listen

Es gibt zwei Arten von Listen:

1. Liste der Verträge
2. Liste der Dienste + Liste mit Filter (Inaktive Dienste Aktive Dienste Abgelaufene Dienste Geschlossene Dienste)

Den Status eines Vertrags auf einen Blick erkennen

Ein Vertrag hat keinen Status, der manuell aktualisiert werden muss: DoliPlus leitet ihn von seinen Diensten ab und zeigt ihn klar an, neben der üblichen Zusammenfassung.

• Aktiv – mindestens ein Dienst ist aktiv.
• Überfällig – ein Dienst hat sein Enddatum überschritten, ohne geschlossen zu werden. Dies ist der kritische Fall: Entweder Sie berechnen die Verlängerung erneut, oder Sie schließen den Dienst.
• Abgeschlossen – alle Dienste sind geschlossen, der Vertrag ist beendet.
• Zu aktivieren – die Dienste sind erfasst, keiner hat begonnen.
• Entwurf – der Vertrag ist noch nicht bestätigt.

Im Kundenrecord steht der Status vor der Dienstzusammenfassung: Sie wissen, ob der Vertrag noch aktiv ist, bevor Sie ihn öffnen.

 

Der gleiche Status ist überall an derselben Stelle lesbar: im Kundenrecord, in der Vertragsliste, im Vertrag selbst, in den Angeboten, Bestellungen und Rechnungen, die damit verknüpft sind, und in Ihrem Dashboard.

In der Liste kann die Spalte „Status“ sortiert und gefiltert werden: Geben Sie „alle meine überfälligen Verträge“ ein, und Sie erhalten die Liste der zu bearbeitenden Verlängerungen.

 

Da der Status sich aus den Services ableitet, bleibt er ganz von allein: Schließen Sie den letzten Service, wird der Vertrag beendet; öffnen Sie einen neuen, wird er wieder aktiv. Nichts anzukreuzen, nichts zu pflegen.

Nichts zu aktivieren: Der Status erscheint sofort nach dem Update Ihres DoliPlus, auch bei den ältesten Verträgen in Ihrer Datenbank. Unsicher, was Ihre Installation anzeigt? Schreiben Sie uns, wir schauen gemeinsam.

Automatische Erinnerung bei Vertragsende

Ihre Verträge verlängern sich stillschweigend, und niemand möchte den Kalender manuell verwalten. DoliPlus warnt den Kunden für Sie – per E-Mail oder per Brief zum Versenden – so viele Tage vor Vertragsende, wie Sie festlegen.

Drei Schritte: Sie konfigurieren, Sie testen im Trockenlauf, Sie schalten live.

1. Die Erinnerung einstellen

Diese Einstellung ist Administratoren vorbehalten. Öffnen Sie die Konfiguration des Moduls Verträge (Startseite ▸ Konfiguration ▸ Module, Zeile Verträge), dann den Reiter Erinnerung bei Vertragsende.

 

Der Bildschirm wird von oben nach unten gelesen, in der Reihenfolge der Entscheidungen:

1. Funktion aktivieren – der Hauptschalter. Solange er rot ist, wird keine Erinnerung versendet.
2. Simulationsmodus – lassen Sie ihn für erste Tests eingeschaltet: DoliPlus bereitet alles vor, sendet aber nichts (siehe Schritt 2).
3. Anzahl Tage vor Erinnerung – der Vorlauf, gezählt vor dem geplanten Serviceende. Sie legen ihn fest.
4. Der Absender – der Benutzer, dessen E-Mail für den Versand genutzt wird; Erinnerungen gehen von seiner Adresse aus, und er wird benachrichtigt, falls Briefe zum Versand bereitliegen.
5. Der Empfänger – zwei sich ausschließende Optionen: entweder der Rechnungskontakt in der Kundendatei oder der Kunde selbst, falls kein Kontakt mit E-Mail vorhanden ist. Die Aktivierung einer Option deaktiviert die andere automatisch.
6. Verantwortlichen benachrichtigen – wenn Briefe zum Versand bereitliegen, erhält der Absender eine entsprechende E-Mail.
7. Betreff und Nachricht – frei wählbar, mit den unten aufgeführten Variablen.

⚠️ Die grünen und roten Schalter wirken sofort, aber Vorlauf, Absender, Betreff und Nachricht werden erst nach Klick auf Speichern am unteren Bildschirmrand übernommen.

2. Testen ohne Versand

Dafür ist der Simulationsmodus da, und damit sollten Sie beginnen. Er blockiert den E-Mail-Versand und speichert keine Aktionen in den Verträgen: Sie sehen, was versendet worden wäre, ohne dass ein Kunde etwas erhält.

In der Service-Liste öffnen Sie den Reiter Dokumentenbibliothek und klicken auf Test-Erinnerung. DoliPlus erstellt einen Bericht der betroffenen Verträge und PDFs der zusammengestellten Briefe: Sie prüfen auf einen Blick Vorlauf, ausgewählte Empfänger und Layout Ihrer Nachricht.

3. Den Service live schalten

Einstellungen allein versenden keine Erinnerungen: Eine tägliche Automatik übernimmt dies. Auf derselben Dokumentenbibliothek-Seite aktivieren Sie den Automatischen Erinnerungsservice über den gleichnamigen Button. Er läuft dann täglich ohne weiteren Eingriff.

Wenn alles passt, schalten Sie den Simulationsmodus aus – die Versende werden real.

Sobald die Funktion aktiv ist, erhält die Service-Liste eine Spalte Letzte Erinnerung: Sie sehen vertragsgenau, wann der Kunde zuletzt benachrichtigt wurde.

Nachricht anpassen

Ein Satz von Ersetzungsvariablen personalisiert die Nachricht und den Betreff.

Variable + ‘= Beispiel’

__REF__ = CT2007-0620
__NOM__ = Name des Kunden/Lieferanten
__CP__ = 30100
__VILLE__ = ALES
__ADDRESS__ = Adresse des Kunden/Lieferanten
__DESCRIPTION__ = Wartungsvertrag …
__DATE_OUVERTURE__ = 25-10-2019-15:00
__DATE_FIN_VALIDITE__ = 25-10-2020-14:00
__DATE_CLOTURE__ =

Eine Follow-up-Aktion ist mit dem Vertrag verknüpft.

Ein Bericht sowie ein PDF-Dokument des Tages mit den zusammengestellten Schreiben ist in der zugehörigen Dokumentenbibliothek verfügbar.

Der Verantwortliche erhält eine E-Mail, falls postalische Schreiben zu versenden sind.

Einsätze und Gerätepark

Es ist möglich, Geräte aus dem Park mit dem Service des Einsatzes zu verknüpfen, der mit dem Modul Wartung und Geräteparkverwaltung verbunden ist.

Siehe Kapitel Einsatzverwaltung – Geräteparkverwaltung

Wiederkehrende Rechnungsstellung

Ein Servicevertrag kann auch als Grundlage für das Modell der wiederkehrenden Rechnungsstellung dienen.

Siehe Kapitel Wiederkehrende Rechnungsstellung

Ihr Abonnementportfolio im Blick

Ein Abonnementportfolio wird mit Zahlen gesteuert. Daher bietet DoliPlus eine dedizierte Statistikseite im Menü Verkauf unter dem Punkt „Statistiken“ der Verträge.

Dort sehen Sie, Jahr für Jahr, die Anzahl der Verträge, deren Gesamtbetrag und deren durchschnittlichen Betrag. Zwei monatliche Diagramme ergänzen die Ansicht und vergleichen die letzten drei Geschäftsjahre.

Der Betrag eines Vertrags entspricht der Summe ohne Steuern seiner Servicezeilen. Darüber hinaus verfeinern drei Filter das Ergebnis: der Kunde, der Autor des Vertrags und der Kontoverwalter. Ein Klick auf ein Jahr öffnet schließlich die monatliche Detailansicht.

Diese Seite ist auch vom Start-Dashboard aus erreichbar: Der Link „Verträge“ führt direkt dorthin.

Dokumente

Die kommerziellen Aspekte werden oft durch das Angebot, die Bestellung definiert.

Es ist auch möglich, ein Dokument aus dem Vertrag zu erstellen, entweder aus einer standardmäßigen PDF-Vorlage „Strato“ oder aus einer anpassbaren Vorlage gemäß einer „.odt“-Matrix oder auch einer speziellen Auftragsvorlage.

Die Konfiguration der Vorlagen ermöglicht auch eine PDF-Erstellung aus der Matrix im „.odt“-Format.

Die Matrizen sind im Ordner abzulegen: Menü Werkzeuge -> Dokumente & Matrizen -> Dokumentenvorlagen -> Vertrag

Siehe auch die folgenden Kapitel:

• Dokumentenerstellungsvorlagen
• Zusammenfassung der Ersetzungsvariablen

 

AGB hinzufügen

Fügen Sie Ihre Allgemeinen Geschäftsbedingungen zu Ihren Dokumenten hinzu.

• Siehe Kapitel Allgemeine Geschäftsbedingungen

Weiterführende Informationen

• Wiederkehrende Rechnungsstellung — Abonnements automatisch abrechnen.
• Einsatz- und Geräteparkverwaltung — einen Service mit installierten Geräten verknüpfen.
• Statistiken und Dashboards — fertige Managementberichte.