auf 5 September 2026
Das Interventionsmanagement von DoliPlus organisiert Ihre Einsätze, Installationen und Wartungsarbeiten. Zudem ist es direkt mit dem Materialmanagement verknüpft. So haben Ihre Techniker alles dabei.
Wofür dient das Interventionsmanagement?
Das Modul verwaltet Ihre Einsätze für Installationen, Arbeiten oder Wartung. Besonders stützt es sich auf ein hochgradig anpassbares Materialmanagement, dank Ihrer eigenen Formulare.
Konkrekt erfasst das System ausgetauschte Teile, Messungen, Aufzeichnungen und Warnungen. Sie planen dann Ihre Termine im allgemeinen Kalender oder im Kalender jedes Technikers.
Übrigens synchronisieren sich diese Kalender in Echtzeit mit Google, auf iOS- oder Android-Smartphones. Sie profitieren also von der eingebauten Standortbestimmung. Zudem enthält jeder Termin alle relevanten Informationen: Adresse, Ansprechpartner, Telefonnummer und Anweisungen.
Vollständig mobilfreundlich gibt Ihnen DoliPlus auch während des Einsatzes Zugriff auf technische Dokumentationen, Ersatzteilbestellungen und Lagerbestände in mehreren Lagern.
Schließlich werden die Einsätze einem Servicevertrag oder einer Kundenbestellung zugeordnet. Statusmarkierungen begleiten ihren Lebenszyklus. In Verbindung mit dem Ticket-Assistance-Modul übernimmt das Modul sogar die vom Kunden geäußerte Anfrage.
Interventionsmanagement nutzen
Intervention erstellen
Sie erstellen die Intervention direkt aus dem Kundenrecord oder aus dem Ticket-Modul.
Ein Vertrag oder eine Bestellung ist erforderlich
Eine Intervention basiert auf einem Servicevertrag oder einer Kundenbestellung. Sie können sogar beides kombinieren, zum Beispiel einen Vertrag plus eine außervertragliche Bestellung. Dieser Schritt bereitet die Rechnungsstellung vor.
Zudem verbindet ein Wartungsservice, der mit dem Vertrag verknüpft ist, ein Material aus dem Bestand mit dem Kunden. Dieser Service beschreibt dann die verkaufte Leistung und ihre besonderen Bedingungen.
Kontakte und Adressen
Über die Registerkarte Kontakte wählen Sie die Einsatzadresse, den Ansprechpartner vor Ort und den Termin-Kontakt aus.
Terminvereinbarung
Im allgemeinen Kalender identifiziert eine Farbcodierung die Status und erleichtert die Verwaltung mehrerer Termine. Zudem zeigt eine Karte den Standort Ihrer Einsätze.
Abhängig von der Branche und der Entfernung ist es manchmal unerlässlich, den Termin zu sichern. Folgen Sie dazu diesem Prozess:
- Identifizieren Sie den Kontakt, der den Termin beim Kunden organisiert;
- Tragen Sie einen vorläufigen Termin in den allgemeinen Kalender ein;
- Erstellen Sie eine vorbefüllte Bestätigung, die per E-Mail oder Fax übermittelt werden kann;
- Nach der Rückkehr ändern Sie den Status in „Bestätigter Termin“, um ihn einem Techniker zuzuweisen.
Wartung – wiederkehrend oder präventiv
Sie planen auch zukünftige Einsätze im Voraus, über die Registerkarte „Planung“ im Kunden- oder Lieferantenrecord. Um einen Termin zu erstellen, klicken Sie auf das weiße Quadrat in der hervorgehobenen Zeile.
Ein Dialogfenster ermöglicht Ihnen dann, die Termindetails anzupassen. Durch erneutes Klicken auf das Quadrat können Sie den Termin bearbeiten, auf ein anderes Datum oder einen anderen Techniker duplizieren oder ihn löschen.
Hinweis: Die Farbcodierung wird auf jeder Seite des Kalenders angezeigt. Die erste Farbe steht für den Status, die zweite für den allgemeinen Zustand.
Verwaltung der Materialausstattung
Das Modul umfasst eine Verwaltung der Materialausstattung. Sie können darauf jederzeit über die Registerkarte „Ausstattung“ im Kunden- oder Lieferantenrecord zugreifen. Je nach Einstellung werden dort zusätzliche Tabellen hinzugefügt:
- Optionen und Produkte, die mit dem Material verbunden sind;
- Ersatzteile, die während der Einsätze ausgetauscht wurden;
- spezifische Tabellen, wie z. B. die Kopierzähler von Kopierern.
Lager
Für Produkte, die mit einer Bestellung verbunden sind, bietet Ihnen eine Ansicht der Lagerhäuser und Lieferantenbestellungen Unterstützung bei der Materialvorbereitung. Diese Ansicht ist kompatibel mit der Registerkarte „Einkaufslager“ (Modul StockPlus). Zudem wird dieser Schritt mit einem Status gekennzeichnet.
Zwei Möglichkeiten, durch einen Einsatz ausgelöste Einkäufe zu steuern
Zwei Optionen ergänzen diese Lageransicht: Sie fügen jeder Zeile der Bestellung oder des Angebots des Einsatzes die Möglichkeit hinzu, den Kauf des fehlenden Produkts auszulösen – je nach Ihrer Arbeitsweise.
- Verknüpfen mit einer bestehenden Lieferantenbestellung: Ein Dropdown-Menü listet die bereits laufenden Lieferantenbestellungen für dasselbe Produkt auf. Sobald Sie eine auswählen, speichert DoliPlus den Link – Referenz, Datum und Status der Lieferantenbestellung werden dann direkt im Einsatzrecord angezeigt.
- Erstellen oder direkt ergänzen der Lieferantenbestellung: Sie wählen den Lieferanten und die Menge aus, DoliPlus berechnet den Preis und die VAT, und erstellt die Lieferantenbestellung mit einem Klick – oder ergänzt eine bereits geöffnete Entwurfsbestellung für diesen Lieferanten, falls vorhanden.
Die beiden Optionen sind nicht kombinierbar: Sie aktivieren diejenige, die zu Ihrer Organisation passt, niemals beide gleichzeitig.
Sobald die Lieferantenbestellung erstellt ist, wird sie deutlich auf Ihrem Warenempfangsbildschirm angezeigt – auch wenn sie von einem Angebot stammt, nicht nur von einer Kundenbestellung.
Mehr zu Einkäufen im Zusammenhang mit Ihren Einsätzen: die Lieferantenbestellung in DoliPlus, die Lagerverwaltung und die Warenannahme per Mobilgerät.
Dokumente und Dokumentenbibliothek
Die Verwaltung von Einsätzen geht oft mit Dokumenten einher – sowohl vor als auch nach dem Einsatz. Die Dokumentenbibliothek wurde daher so konzipiert, dass Sie nach der anfänglichen Konfiguration selbstständig arbeiten können.
Konkrekt: Unterzeichnete Dokumente (Protokolle, Berichte) werden gescannt und per Drag & Drop in der Dokumentenbibliothek abgelegt. Noch besser: Die DoliPlusMobi-App erledigt diesen Schritt für Sie – sie erfasst die Unterschrift und fügt sie direkt dem Dokument hinzu.
Ein Dokument aus einer Excel-Matrix erstellen
Sie laden Ihre Excel-Matrizen über Tools → Matrixverwaltung → Dokumentvorlagen hoch. Anschließend deklarieren Sie sie im Modul, um sie innerhalb des Einsatzes bearbeitbar zu machen.
Ersetzungsvariablen
Ihre Vorlagen enthalten Tags in geschweiften Klammern. DoliPlus ersetzt diese später durch die richtigen Daten in der Excel-, PDF-Ausgabe oder beidem.
Achtung: Geben Sie diese Variablen per Tastatur ein, anstatt sie zu kopieren. Unsichtbare Zeichen können die Ersetzung verhindern.
Hier eine nicht vollständige Liste verfügbarer Variablen.
Globale Informationen
Die Syntax lautet {Divers-nom_de_la_variable}. Verfügbare Variablen:
| Variable | Inhalt |
|---|---|
{Divers-adressedonneurordre} |
Adresse des Auftraggebers |
{Divers-dateinter} |
Einsatzdatum des Records |
{Divers-adresseproprio} |
Adresse des Eigentümers |
{Divers-adressepose} |
Installationsadresse, Kunde/Supplier dann Adresse in neuer Zeile |
{Divers-adressepose2} |
Installationsadresse, Kunde/Supplier und Adresse in einer Zeile |
{Divers-adressepose3} |
Installationsadresse ohne Kunde/Supplier-Name |
{Divers-adressepose_contact_nom_prenom} |
Vor- und Nachname des Installationskontakts |
{Divers-adressepose_contact_tel} |
Festnetz und Mobiltelefon dieses Kontakts |
{Divers-adressepose_contact_email} |
E-Mail dieses Kontakts |
{Divers-technicien} |
Name des Technikers |
{Divers-n°inter} |
Einsatznummer |
{Divers-contactrdv2} |
Kontaktdaten des Terminkontakts |
{Divers-contactinter2} |
Kontaktdaten vor Ort |
{Divers-note_public} · {Divers-note_private} |
Öffentliche und private Notizen des Records |
{Divers-description} |
Beschreibung des Records |
{Divers-contrat} |
Referenzen verknüpfter Verträge |
{Divers-ref_interne} · {Divers-ref_client} |
Interne und Kundenreferenzen dieser Verträge |
{Divers-signature_client} · {Divers-signature_intervenant} |
Beide Unterschriften |
{Divers-date_formulaire} |
Ausfüllungsdatum des Formulars in DoliPlusMobi |
{Divers-intervenant_formulaire} |
Vor- und Nachname des Einsatzkräfters laut diesem Formular |
Die benutzerdefinierten Felder der Gruppe IN im Reiter “Planung” des Serviceauftrags werden auf die gleiche Weise übernommen: {Divers-nom_du_champ_personnalisé}.
Informationen aus den Formularen des Serviceauftrags
Die Syntax lautet hier {Intervention-nom_de_la_variable}. Die Variablennamen entsprechen den im Formular definierten Attributen: Öffnen Sie die Verwaltungsoberfläche für benutzerdefinierte Formularfelder, um diese zu finden.
Informationen zum Bestand
Hier lautet die Syntax {Parc-nom_de_la_variable}, wobei die Namen von den Attributen des Bestandsformulars stammen:
| Variable | Inhalt |
|---|---|
{Parc-Desig} |
Leistung, verknüpft mit Vertrag und zugehörigem Service |
{Parc-qty} |
Menge, verknüpft mit Vertrag |
{Parc-MarqueArt} |
Marke |
{Parc-NumSerie} |
Seriennummer |
{Parc-Localisation} |
Standort |
Informationen zu Auftrag und Kunde/Lieferant
Abschließend ergänzen drei Kategorien das Ganze:
{Inter-cde}für die Bezeichnung und Beschreibung der Auftragsposition sowie
{Inter-qty}für deren Menge;{Commande-nom_de_la_variable}für benutzerdefinierte Felder des Auftrags;{Tiers-nom_de_la_variable}für die des zugehörigen Kunden/Lieferanten.
Iterative Tabellen
Um eine Liste darzustellen – z.B. den betroffenen Bestand oder verbrauchte Teile – rahmen Sie die Tabellenzeilen mit den Begrenzern [!-- BEGIN row.lines --] und [!-- END row.lines --] ein.
Dokumentsignatur
Eine Option aktiviert einen Reiter “Signatur” für besuchte Personen. DoliPlus speichert dann ein automatisch angepasstes Bild in der Dokumentenbibliothek.
De même, vos intervenants enregistrent leurs signatures ou paraphes. Ces éléments servent ensuite à l’édition des procès-verbaux.
Invoicing
A status allows the technician to notify the end of the intervention to the invoicing department. The latter then takes over the case file, according to the associated contracts.
Linking the inventory to service contracts
You link a service to one or more items in the inventory, within the service contracts.
The service then defines the type of service, for example an annual maintenance with part replacement. In the customer or supplier’s inventory view, the associated contracts remain immediately visible.
Consequently, when creating an intervention on an item, this association is automatically retrieved. Your interventions are thus linked to a commercial contract. You can even trigger an intervention directly from the contract.
Clone an inventory item
To record a large inventory, the cloning function saves you time. It is accessible from the inventory view, on the customer or supplier’s record.
During this operation, DoliPlus adds a temporary tag to the serial number to avoid duplicates. You then simply need to go back to edit mode to adjust the item.
Configure the module
Intervention statuses
Depending on your business, you customize the statuses via the dictionary in the administration console.
Customizable fields
The inventory and intervention form fields remain customizable, usually without coding, via the Myfield module. The IN group applies to the “Scheduling” tab, and the OUT group to the “Intervention” tab.
For the sub-module of copier counters, refer to this document.
The DoliPlusMobi app for interventions
Finally, for mobile data entry in the field, consult this chapter.
