on 5 September 2026 Vendere un servizio per un periodo definito è buono; non perdere mai il rinnovo è meglio. I contratti di servizio di DoliPlus offrono:
- un periodo di validità per servizio, derivante dal quote firmato o dall’ordine;
- lo stato di ogni contratto indicato chiaramente — attivo, in ritardo, chiuso — sia nella scheda del cliente che nell’elenco;
- degli stati visibili a colpo d’occhio per ogni servizio: inattivo, in corso, scaduto, chiuso;
- il follow-up automatico delle scadenze, via email o posta, con una modalità simulazione;
- il collegamento con il parco macchine e con la fatturazione ricorrente;
- il monitoraggio quantificato del vostro portafoglio, mese per mese e su tre anni.
Così, il rinnovo tacito smette di essere un promemoria per diventare un processo che funziona da solo.
I contratti di servizio in DoliPlus
I contratti di servizio in DoliPlus permettono di gestire un processo derivante da un ordine cliente o da una proposta commerciale firmata, finalizzato alla vendita di un servizio con un periodo di validità.
Esempi comuni:
- La vendita di un contratto di manutenzione,
- la vendita di un periodo di garanzia,
- la vendita di un servizio qualsiasi per un periodo definito,
Il modulo deve essere attivato.
I sottomenu sono disponibili nel menu vendite.
Le viste in elenco permettono una panoramica.
Gli stati consentono una visibilità sull’attivazione del/dei servizi.
Una query nel Software Emailing permette di inviare una comunicazione massiva sui servizi in scadenza, ad esempio.
Un servizio può essere associato a uno o più macchinari del Parco nel modulo Gestione interventi – Gestione parco macchinari.
Elenchi
Esistono due tipi di elenco:
- Elenco dei Contratti
- Elenco dei Servizi + elenco con filtro (Servizi inattivi Servizi attivi Servizi scaduti Servizi chiusi)
Capire a colpo d’occhio se un contratto è ancora attivo
Un contratto non ha uno stato da aggiornare: DoliPlus lo deduce dai suoi servizi e lo indica chiaramente, accanto al consueto conteggio.
- Attivo — almeno un servizio in corso.
- In ritardo — un servizio ha superato la sua data di fine senza essere stato chiuso. È il caso che costa caro: o si rifattura il rinnovo, o si chiude il servizio.
- Chiuso — tutti i servizi sono chiusi, il contratto è terminato.
- Da attivare — i servizi sono registrati, nessuno è iniziato.
- Bozza — il contratto non è ancora validato.
Nella scheda del cliente, lo stato precede il conteggio dei servizi: sapete se il contratto è ancora vivo prima ancora di aprirlo.
Lo stesso stato si legge ovunque nello stesso posto: nella scheda del cliente, nell’elenco dei contratti, sul contratto stesso, sui quote, ordini e invoice a esso collegati, e sulla vostra dashboard.
Nell’elenco, la colonna “Stato” si può ordinare e filtrare: chiedete “tutti i miei contratti in ritardo” e otterrete l’elenco dei rinnovi da gestire.
Niente da attivare : lo stato appare già dopo l’aggiornamento del vostro DoliPlus, anche sui contratti più vecchi del database. Dubbi su cosa vede la vostra installazione? Scriveteci, guardiamo insieme.
Richiamo automatico dei contratti in scadenza
I vostri contratti si rinnovano tacitamente, e nessuno vuole tenere il calendario a mano. DoliPlus avvisa il cliente al vostro posto — via e-mail o per posta da spedire — il numero di giorni che scegliete prima della data di fine del servizio.
Tre passaggi: impostate, provate in modalità prova, avviate.
1. Impostare il richiamo
Questa impostazione è riservata agli amministratori. Aprite la configurazione del modulo Contratti (Home ▸ Configurazione ▸ Moduli, riga Contratti), poi la scheda Richiamo contratti in scadenza.
Lo schermo si legge dall’alto verso il basso, nell’ordine delle decisioni da prendere:
- Attivare la funzionalità — l’interruttore principale. Finché è rosso, nessun richiamo viene inviato.
- Modalità simulazione — lasciatela accesa per i primi test: DoliPlus prepara tutto ma non invia nulla (vedi il passaggio 2).
- Numero di giorni prima del richiamo — il preavviso, calcolato prima della data di fine prevista del servizio. Lo stabilite voi.
- Il mittente — l’utente la cui posta elettronica servirà per l’invio; i richiami partiranno dal suo indirizzo, e sarà lui a essere avvisato se ci sono lettere da spedire.
- Il destinatario — due opzioni che si escludono a vicenda: oppure il contatto di fatturazione designato nel record del cliente, oppure il terzo, in mancanza il suo primo contatto con un indirizzo e-mail. Attivarne una disattiva automaticamente l’altra.
- Avvisare il responsabile — quando ci sono lettere in attesa, il mittente riceve un’e-mail che lo segnala.
- Oggetto e messaggio — liberi, con le variabili elencate più sotto.
⚠️ Gli interruttori verdi e rossi si applicano al clic, ma il preavviso, il mittente, l’oggetto e il messaggio vengono salvati solo dopo il pulsante Salva, in fondo allo schermo.
2. Provare senza inviare nulla
La modalità simulazione serve a questo, ed è da qui che bisogna iniziare. Blocca l’invio delle e-mail e non registra alcuna azione nei contratti: vedete cosa sarebbe stato inviato, senza che un cliente riceva nulla.
Dalla lista dei servizi, aprite la scheda Document Library e cliccate su Test richiamo. DoliPlus produce il rapporto dei contratti interessati e il PDF delle lettere assemblate: verificate in un colpo solo il preavviso, i destinatari selezionati e l’impaginazione del vostro messaggio.
3. Avviare il servizio
Le impostazioni da sole non richiamano nessuno: è un compito automatico quotidiano che fa il lavoro. Su questa stessa pagina Document Library, il pulsante Servizio automatico di richiamo lo attiva. Poi passa una volta al giorno, senza chiedervi nulla.
Quando tutto vi soddisfa, spegnete la modalità simulazione — gli invii diventano reali.
Una volta attivata la funzionalità, la lista dei servizi guadagna una colonna Ultimo richiamo: sapete, contratto per contratto, quando il cliente è stato avvisato l’ultima volta.
Personalizzare il messaggio
Un set di variabili di sostituzione personalizza il messaggio e l’oggetto.
Variabile + ‘= esempio’
__REF__ = CT2007-0620
__NOM__ = Nome del cliente/fornitore
__CP__ = 30100
__VILLE__ = ALES
__ADDRESS__ = Indirizzo del cliente/fornitore
__DESCRIPTION__ = Contratto di manutenzione …
__DATE_OUVERTURE__ = 25-10-2019-15:00
__DATE_FIN_VALIDITE__ = 25-10-2020-14:00
__DATE_CLOTURE__ =
Un’azione di follow-up è associata al contratto.
Un report e un documento PDF del giorno contenente le lettere assemblate è disponibile nella document library associata.
Il responsabile riceve un’e-mail in caso di lettere postali da inviare.
Interventi e parco macchine
È possibile collegare i macchinari del parco al servizio dell’intervento in relazione al modulo Manutenzione e Gestione Parco.
Vedi capitolo Gestione interventi – Gestione parco macchine
Fatturazione ricorrente
Un contratto di servizio può anche servire come base per il modello di fatturazione ricorrente.
Vedi capitolo Fatturazione ricorrente
Misurare il vostro portafoglio di abbonamenti
Un portafoglio di abbonamenti si gestisce con i numeri. Ecco perché DoliPlus apre una pagina di statistiche dedicata, nel menu Vendite, sotto la voce “Statistiche” dei contratti.
Qui potete leggere, anno per anno, il numero di contratti, il loro importo totale e il loro importo medio. Due grafici mensili completano la lettura e confrontano gli ultimi tre esercizi.
L’importo di un contratto corrisponde alla somma al netto delle tasse delle sue linee di servizio. Inoltre, tre filtri affinano il risultato: il cliente, l’autore del contratto e il gestore del conto. Un clic su un anno apre infine il dettaglio mese per mese.
Questa pagina è accessibile anche dalla dashboard di home: l’etichetta “Contratti” rimanda direttamente ad essa.
Documenti
Gli aspetti commerciali sono spesso definiti dal preventivo, dall’ordine.
È possibile generare anche un documento a partire dal contratto, sia da un modello PDF standard “Strato”, o da un modello personalizzabile secondo una matrice “.odt”, oppure ancora un modello speciale su richiesta.
La configurazione dei modelli permette anche una generazione PDF a partire dalla matrice in formato “.odt”.
Le matrici vanno depositate nella cartella Menu Strumenti -> Documenti & Matrici -> Modelli documenti -> Contratto
Consultare anche i capitoli seguenti:
- Modelli di generazione documenti
- Riepilogo variabili di sostituzione
Aggiungere le C.G.V
Includete le vostre Condizioni Generali di Vendita nei vostri documenti.
- Consultare il capitolo Condizioni Generali di Vendita
Per approfondire
- Fatturazione ricorrente — fatturare l’abbonamento senza pensarci.
- Gestione interventi e parco macchine — collegare un servizio al macchinario installato.
- Statistiche e dashboard — i report gestionali pronti all’uso.
