El seguimiento de obra de DoliPlus ayuda a las empresas de construcción a gestionar sus proyectos, tanto desde el terreno como desde la oficina. Así, usted monitoriza el progreso, las necesidades y la rentabilidad de cada obra en tiempo real.

Asociado a la aplicación móvil, esta herramienta hace su operativa más eficiente. Además, centraliza toda la información en su sistema de gestión.

Nota: el módulo Obras debe estar activado y configurado. Está sujeto a una tarificación especial.

¿Para qué sirve el seguimiento de obra?

El módulo recoge las etapas del presupuesto, por lotes, para convertirlas en pedido. Luego opera un nuevo proceso de seguimiento de obra, en dos fases:

• las visitas diarias, generalmente realizadas por los jefes de obra;
• las reuniones semanales de obra, con la dirección facultativa.

En el terreno, usted registra los datos mediante DoliPlusMobi, la aplicación para Android e iOS. Destaca su funcionamiento sin conexión. Además, su ergonomía permite el control con un dedo, el dictado por voz y la toma de fotos.

Concretamente, cada línea del presupuesto puede incluir varias informaciones:

1. un informe;
2. fotos;
3. un porcentaje de avance;
4. una necesidad de personal;
5. una necesidad de equipos;
6. una necesidad de materiales.

En la sincronización, estas tres necesidades activan automáticamente acciones en las agendas de las personas designadas. Además, estas reciben un email de alerta.

A diferencia de otras aplicaciones especializadas, esta solución sincroniza todo en DoliPlus. Así, cruza fotos, avances y finanzas para monitorizar el estado de la obra en todo momento.

Visitas diarias y reuniones de obra

Al activar el módulo, aparece un botón «Seguimiento de obras» en el pedido del cliente. Primero cree el proceso «Obras»: entonces se muestra un enlace al final del pedido.

Este proceso agrupa después todos sus seguimientos por fecha. Por su parte, el menú «Obras» lista todas las obras en curso, con sus fechas y estado.

El ciclo de vida es simple: borrador (preparación), validado (registros posibles), cerrado (registros bloqueados).

Tras crearlo, configure el seguimiento de obras:

1. asigne los recursos internos en la pestaña Contacto;
2. suba los PDF (pliegos, planos) a la biblioteca de documentos, sincronizada con DoliPlusMobi;
3. registre sus notas en un área pública o privada;
4. encuentre las líneas del pedido en la pestaña Lotes/sublotes;
5. ajuste estas líneas (eliminar, modificar, añadir, reordenar);
6. valide finalmente el seguimiento para empezar a editar las visitas.

Abrir la obra desde el pedido, paso a paso

1. En el pedido de cliente validado (o en curso), haga clic en « Suivi de travaux » en la barra de botones (permiso « Crear/modificar/cerrar trabajos »). El botón desaparece en cuanto existe una obra para ese pedido: una obra por pedido.
2. La referencia se asigna automáticamente. El « Nombre de la obra » retoma la referencia de cliente del pedido: cámbielo si es necesario (« Reforma cocina Lambertin »).
3. « Nombre del responsable de obras »: escriba el nombre del jefe de obra y elíjalo en la lista; pasa a ser el « Responsable travaux » en los contactos de la obra.
4. Indique la « Fecha de inicio de trabajos » y la « Fecha de finalización de trabajos » (obligatorias, modificables después en la ficha) y, si es necesario, una nota pública o privada.
5. « Crear borrador »: la obra se abre, vinculada al pedido, al cliente y al proyecto del pedido. Cada línea del pedido se ha convertido en un lote de la obra.

Validar, clausurar y reabrir una obra

• « Validar » (obra en borrador): la obra pasa a « Validado », sin confirmación. Aparece la pestaña « Registro de tiempo », se pueden registrar visitas y reuniones, y la obra se incorpora a la lista de la aplicación móvil.
• « Clausurar » (obra validada): la obra pasa a « Clausurado »; desaparece de la aplicación móvil.
• « Reabrir » (obra clausurada): vuelve a « Validado ».
• « Eliminar » (permiso « Eliminar trabajos »): tras confirmación, elimina la obra y todas sus dependencias — seguimientos, lotes, planificaciones, documentos del ECM.

El nombre, las fechas y el proyecto de la obra se corrigen con su lápiz en la ficha. El menú Trabajos › « Lista de Trabajos » muestra todas las obras (estado, cliente, pedido de origen, fechas previstas); con el permiso « Restringir la lectura de trabajos a los que solo soy recurso », cada uno solo ve las obras en las que figura en los contactos.

Los intervinientes, los lotes y las notas

La ficha de la obra tiene sus pestañas: « Seguimientos », « Contactos », « ECM », « Líneas de pedido », « Nota » y, una vez validada, « Registro de tiempo ».

• « Contactos »: línea « Usuarios » para un compañero (funciones « Chef chantier », « Collaborateur chantier », « Responsable travaux », « Responsable »), luego « Añadir »; línea « Contactos de terceros » para los contactos del cliente (« Architecte », « Maître d’oeuvre », « Architecte d’intérieur », « Expert bâtiment/construction », « Responsable HSE », « Collaborateur chantier », « Adresse chantier »). El contacto « Adresse chantier » proporciona a la aplicación móvil la dirección y los teléfonos de la obra. La papelera retira a un interviniente.
• « Líneas de pedido »: cada línea del pedido es un lote, seguido en los informes. Los iconos desactivan un lote (ya no se incluye en los nuevos informes), modifican su texto o lo eliminan; arrastre las líneas para cambiar el orden. « Añadir una línea » crea un lote que no figuraba en el pedido (imprevisto, trabajos adicionales).
• « Nota »: la nota privada permanece interna (códigos de acceso, instrucciones, contactos en el lugar); se guarda mientras escribe, o con « Guardar todas las notas ». La nota pública ya no se puede modificar una vez validada la obra.

Registrar un nuevo seguimiento de obra

La línea de obras debe estar primero en estado validado.

Desde la aplicación web DoliPlus

Puede registrar un seguimiento desde la web. No obstante, reserve esta interfaz principalmente para consulta. De hecho, la aplicación móvil sigue siendo más adecuada para el registro en el terreno.

Paso a paso, desde la web:

1. En la ficha de la obra validada, haga clic en « Nuevo seguimiento » (permiso « Crear un seguimiento – visita/reunión »).
2. Se proponen la fecha del día y un título; elija el tipo, « Visita de obra » o « Reunión de obra ». Un solo seguimiento por día y por obra: si DoliPlus responde que ya existe un seguimiento para esa fecha, cambie la fecha o complete el seguimiento existente (« Editar » en la lista de seguimientos).
3. Tras guardar, se abre el informe del día (« Informe de … »), con una línea por lote activo.
4. Para cada lote, elija el porcentaje de avance en la lista: se guarda al instante.
5. El icono del informe abre la zona « Informe » bajo la línea: escriba lo que ha visto (trabajos realizados, reservas, trabajos pendientes) y luego « Actualizar ».
6. Los iconos R.H, « Equipos » y « Materiales » señalan una necesidad: cada uno crea una acción en la agenda (« Necesidad de RRHH », « Necesidad de material », « Necesidad de materiales ») a la que usted pone fecha (« Para el »), que asigna a un interviniente de la obra (« Asignado a ») y que describe. El icono de foto carga una foto y permite anotarla (dibujo, rotación) antes de guardarla.
7. Al pie de la página, « Generar » produce el PDF del seguimiento (fechas, avance e informe de cada lote), guardado en los documentos de la obra, para abrirlo y enviarlo al cliente o a la dirección facultativa.

El informe se cierra con « Clausurar » (y se reabre con « Reabrir »). Un seguimiento creado desde la aplicación móvil muestra « Registro en móvil en curso » en la web mientras no se haya sincronizado.

Desde la aplicación DoliPlusMobi

La aplicación debe descargarse. También debe activarse y configurarse el conector, con los permisos de los usuarios.

La aplicación detecta la red. Así, los botones de la parte inferior se vuelven verdes cuando hay conexión a internet. Por el contrario, desaparecen sin red, lo que bloquea cualquier acción.

Desde el menú general, haga clic en « Trabajos ». El botón « Actualizar » actualiza entonces la lista de los trabajos en curso.

A continuación, desde la lista por fecha, añada un nuevo seguimiento con « + Seguimiento ».

Tenga en cuenta: la red sigue siendo necesaria en este paso. Anticipe por lo tanto esta acción si el trabajo se encuentra en una zona no cubierta.

Rellene finalmente el tipo de seguimiento (visita o reunión). Tras la validación, aparece una nueva línea de seguimiento.

Cuando entra en una línea de seguimiento, modifica varios estados: avance, necesidades (humanas, materiales, materiales), informe y fotos.

Además, el micrófono y su reconocimiento de voz le permiten dictar sus informes.

Recordatorio del historial de introducción

También puede recuperar los últimos valores registrados en cada pantalla. Para ello, configure simplemente el módulo en la aplicación web.

Fin de introducción

Una vez finalizada la introducción, vuelva a la lista de líneas, luego sincronice si la red está disponible. DoliPlus transfiere entonces las fotos, luego los datos.

Atención: después de la sincronización, toda modificación se vuelve imposible en el móvil. Continúe después en la aplicación web.
Dos precauciones en el móvil: sincronice sus seguimientos antes de pulsar « Actualizar » — este botón vuelve a cargar la lista de obras desde DoliPlus y borra del dispositivo los registros aún no sincronizados; y solo las obras validadas figuran en la aplicación (una obra clausurada desaparece de ella).

Por lo tanto, en la sincronización:

1. un correo electrónico avisa a los recursos del trabajo;
2. las acciones relacionadas con las necesidades (humanas, materiales, materiales) se unen a los agendas correspondientes.

Seguir los trabajos en DoliPlus

En la web, seleccione la fecha del seguimiento: la pestaña correspondiente se abre. Modifica entonces los campos y las fotos.

ECM: documentos y planos de la obra

En la versión web, existen dos zonas de almacenamiento: «Trabajos» para los documentos globales (CCTP, planos), y «Seguimiento» para los informes, clasificados por fecha.

En la versión móvil, usted consulta estos mismos documentos a través de las pestañas ECM T (Trabajos) y ECM S (Seguimiento). Un simple deslizamiento hacia abajo los descarga finalmente para una consulta sin conexión.

Planificación: presencias previstas y efectivas

Usted accede a la planificación desde la pestaña del proceso Trabajos, o desde el menú general para una vista multi-obras.

¿Qué permite esta planificación?

La planificación le permite registrar las presencias previstas, y luego las presencias efectivas. Así, usted organiza su obra con tranquilidad.

El personal, interno y externo, debe ser declarado en la sección de RRHH, con los derechos necesarios. El personal externo (temporal) está, por su parte, vinculado a un tercero.

Además, las ausencias del personal interno se envían automáticamente a RRHH, en forma de solicitudes para regularizar.

Utilizar la planificación

Usted elige una vista semanal o mensual. Las participaciones se agrupan entonces por persona, lo que facilita la programación.

La zona naranja representa una previsión, la zona verde una confirmación del real. Usted registra o modifica con un simple clic en la zona deseada.

Algunas reglas se aplican:

• usted no puede modificar una previsión ya confirmada;
• dos previsiones no pueden comenzar al mismo tiempo, pero pueden coexistir en dos tramos diferentes;
• verifique siempre el total horario mostrado en la parte superior.

Para eliminar una entrada, modifique su duración o haga clic derecho en una previsión no confirmada.

Los botones del calendario. Para una nueva entrada, utilice
« Añadir al calendario » — la programación en varias fechas no afecta a los registros ya realizados. Las flechas, o el botón « Ir a », permiten navegar entre periodos.

¿Una persona no aparece en la lista? El botón « Registrar una nueva persona » la añade en la sección de contratos del módulo de RRHH, y la muestra inmediatamente en el menú desplegable.

En caso de ausencia. Indíquela en el campo « Tipo de ausencia RRHH », luego especifique la duración de la ausencia y, si es necesario, la duración de la presencia parcial.

Planificar a una persona y registrar lo real, paso a paso

1. En una obra validada, abra la pestaña « Registro de tiempo » (o el menú Trabajos › « Planificación global semanal » / « Planificación global mensual » para todas las obras a la vez).
2. « Añadir a la planificación »: en « Afecta a », elija la persona (las fichas del módulo de RRHH; « Registrar una nueva persona » crea una). Luego el periodo « del … al … », la « Duración » prevista por día y el medio día de inicio (« comienza el »). Se crea una línea para cada día; « OK » guarda.
3. Cada día muestra lo previsto y lo real en horas, con los totales a la derecha (« Total Prev. », « Total Real »). Haga clic en la casilla de lo real de un día: indique la duración realmente trabajada, o una ausencia (« Duración Aus. » y su tipo: enfermedad, vacaciones, ausencia sin sueldo…), con una nota, y luego « OK ».
4. Un clic derecho en una casilla propone « Eliminar esta entrada » o « Eliminar de fecha a fecha ».

Cuando la opción de mostrar las vacaciones está activa (véase la configuración), las vacaciones validadas del módulo de RRHH aparecen en la planificación, y una ausencia registrada para un empleado crea su solicitud de vacaciones en RRHH (DoliPlus la rechaza si la persona ya está de vacaciones ese día).

Hoja de tiempo

Finalmente, la hoja de tiempo extrae las presencias confirmadas y las ausencias, con fines de gestión.
Menú Trabajos › « Hoja de tiempo »: una línea por presencia o ausencia registrada (real o ausencia distintos de cero) — usuario, tercero de la persona (por ejemplo, la empresa de trabajo temporal), obra, fecha, inicio de actividad, presencia, ausencia, tipo de ausencia, solicitud de vacaciones vinculada y nota. Las columnas estado, pedido y proyecto se añaden a petición. Filtre por texto y por periodo, y luego exporte en PDF, Excel o CSV.

Configurar el módulo

Configure el módulo desde Trabajos → Configuración, desde su inicio. Además, puede añadir campos personalizados a la descripción de los trabajos mediante el botón « Configurar ».
Menú Trabajos › « Configurar » (administrador), pestaña « Configuración », sección Planificación:

• « Excluir los sábados de la planificación » y « Excluir los domingos de la planificación »: estos días dejan de mostrarse y no se planifican; el botón se aplica en cuanto se hace clic.
• « Mostrar vacaciones y bajas del personal »: las vacaciones y bajas validadas de RRHH aparecen en la planificación, y las ausencias registradas se convierten en solicitudes de vacaciones.
• « Hora de la mañana » y « Hora de la tarde » (8 h y 14 h por defecto): dividen las jornadas de la planificación; « Guardar » valida estas horas.

Pestaña « Gestión de documentos »: la máscara de numeración de las obras (TVX{yy}{mm}-{00000} da TVX2610-00001: año, mes, contador) — haga clic en « Modificar » para guardarla, aunque ya se muestre; de lo contrario, no se propone ninguna referencia al crear una obra; las obras existentes conservan su referencia. Debajo, el modelo de documento de los seguimientos: la marca de verificación lo pone a disposición, la estrella lo convierte en el modelo por defecto.

Para profundizar, también descubra la gestión de intervenciones.