Perché un’agenda condivisa online rivoluziona la vostra organizzazione

Un’agenda condivisa online permette a tutto il team di consultare gli stessi appuntamenti, nello stesso momento, senza scambiare una sola email. La coordinazione dei calendari resta infatti un vero rompicapo: chi è disponibile, chi è in trasferta, chi riceve un cliente?

Ecco perché DoliPlus propone ora un’agenda condivisa online completamente ripensata, ancora meglio integrata nel vostro software gestionale. Così, ogni collaboratore visualizza il calendario del team, crea i suoi appuntamenti e riceve i promemoria nello stesso posto. Ancora meglio, l’intelligenza artificiale crea ora i vostri appuntamenti partendo da una semplice frase o da un documento caricato.

Creare appuntamenti con l’IA: basta una frase o un documento

Ora la vostra agenda condivisa online include un assistente intelligente che crea gli appuntamenti al posto vostro. Risparmierete così tempo prezioso, senza dover più inserire manualmente alcuna data:

• Basta una semplice frase: scrivete “appuntamento giovedì con il cliente Savreux alle 15 per presentare il progetto” e l’evento viene creato all’istante, nel giorno e all’ora corretti.
• Caricate un documento e il gioco è fatto: trascinate un PDF o un’immagine nell’evento, ad esempio un calendario di formazione. L’IA leggerà tutte le date e genererà ogni appuntamento in un solo passaggio.
• Dati ripresi automaticamente: il cliente già selezionato rimane attivo e le note di ogni appuntamento si compilano da sole.
• Dettatura vocale: preferite parlare? Dettate la richiesta al microfono e l’assistente la trascrive per voi.

Trovate questo assistente direttamente sulla scheda di creazione di un evento: basta aprirlo quando inserite l’appuntamento.

In pratica, descrivete il vostro bisogno in linguaggio naturale, verificate la proposta e confermate. Ecco come anche un calendario fitto si trasforma in pochi secondi in una serie di eventi pronti all’uso.

Questo assistente per la creazione di appuntamenti con l’IA è incluso nell’abbonamento IA DoliPlus.

Un calendario di team aggiornato in tempo reale

La grande novità di questo calendario è il tempo reale.

Non appena un collega aggiunge, sposta o modifica un evento, il vostro schermo mostra immediatamente la modifica. In altre parole, lavorate sempre su un programma aggiornato: ognuno vede uno slot occupato non appena viene prenotato.

Inoltre, sul telefono, l’applicazione DoliPlusMobi aggiorna il programma con un tocco sul pulsante Aggiorna: rimane accurato, sia in ufficio che in movimento.

Tutte le viste per leggere il vostro programma

Ognuno legge il proprio programma a modo suo. Ecco perché il calendario offre numerose viste: giorno, settimana, 5 giorni, 2 o 3 settimane, mese e anno.

Inoltre, una vista cronologica mostra una linea per persona: ideale per confrontare i programmi del team con un solo sguardo.

• Salto nel tempo: un pulsante dedicato vi porta direttamente a qualsiasi data, anche lontana.
• Memorizzazione automatica: DoliPlus ricorda l’ultima data consultata e la modalità di visualizzazione (Programma / Todo), poi le ripristina al vostro ritorno.
• Nascondi la riga “Giornata”: con un clic potete nascondere gli eventi sull’intera giornata per alleggerire la visualizzazione.
• Filtro per tipo di azione: potete scegliere di visualizzare solo gli appuntamenti, le chiamate telefoniche o gli interventi, ad esempio.

Le vostre attività con scadenza visualizzate nel calendario

Inoltre, il calendario sa visualizzare le vostre attività con scadenza sopra il programma. Tre modalità sono sempre disponibili: Solo programma, Solo Todo, o entrambi insieme. Così, avete le vostre attività con scadenza sotto gli occhi senza lasciare l’agenda. Questa visualizzazione rimane ovviamente opzionale.

Appuntamenti arricchiti dai dati della vostra gestione

A differenza di un’agenda generica, ogni evento DoliPlus si collega alla tua attività: il cliente o fornitore interessato, il suo indirizzo, i contatti, la persona da incontrare e persino il progetto associato.

Grazie a queste informazioni, parti per un appuntamento con tutto a portata di mano: niente più ricerca dell’ultimo minuto per un numero di telefono o un indirizzo. In sintesi, la tua agenda diventa un vero strumento di lavoro, non un semplice promemoria.

Scopri di più sull’organizzazione di eventi e attività

Configura il tuo agenda condivisa online

La configurazione avviene nello spazio dedicato ai calendari.

Innanzitutto, ogni collaboratore dispone del proprio calendario, con un colore distintivo ripreso dalla sua scheda utente. Poi, definisci le condivisioni: chi può vedere il calendario di chi e chi può modificarlo. Infine, ognuno seleziona nella colonna di sinistra gli agenda che desidera sovrapporre al proprio.

Inoltre, l’agenda condivisa online si sincronizza con gli smartphone e i calendari già utilizzati dai tuoi collaboratori. I tuoi appuntamenti rimangono quindi visibili ovunque, senza doppia immissione.

Consulta il capitolo sulla sincronizzazione con gli smartphone

Vedere l’agenda dei colleghi, e le loro ferie

Innanzitutto, l’amministratore imposta le condivisioni nella configurazione dei calendari. Accanto a ogni utente, l’icona di condivisione apre l’elenco dei calendari che quella persona può vedere o modificare: spunta quelli adatti.

Poi ciascuno ritrova questi calendari nella colonna di sinistra del proprio agenda condiviso online, sotto «Agende condivise». Spunta quelli da sovrapporre al proprio; la casella del titolo li spunta tutti in una volta.

Infine, per vedere le assenze, spunti «Ferie-Giorni festivi» sotto «Opzioni». Compaiono allora le ferie approvate dei colleghi visualizzati, insieme ai giorni festivi dell’azienda.

Promemoria automatici prima di ogni appuntamento

Un appuntamento dimenticato può costarti caro.

Ecco perché il calendario si basa sul modulo Notifiche di DoliPlus: programmi un promemoria prima di ogni evento e un avviso viene visualizzato al momento giusto. Inoltre, questi promemoria funzionano per tutto il team, anche per gli eventi aggiunti da un collega nel tuo calendario.

Inoltre, il preavviso del promemoria si regola per utente e per tipo di azione: ognuno può, ad esempio, essere avvisato prima per un appuntamento fuori sede che per una telefonata.

Scopri di più sulle notifiche degli eventi

Il tuo planning ovunque con DoliPlusMobi

Infine, Lei ritrova il Suo agenda condiviso online in DoliPlusMobi, l’applicazione mobile di DoliPlus. Un evento modificato in ufficio? Un tocco sul pulsante Aggiorna e il planning del telefono è subito aggiornato. Così, i Suoi team sul campo partono sempre con il planning corretto.

Consultare il capitolo DoliPlusMobi, l’applicazione mobile