Warum ein gemeinsamer Online-Kalender Ihre Organisation verändert

Ein gemeinsamer Online-Kalender ermöglicht es Ihrem gesamten Team, dieselben Termine gleichzeitig einzusehen – ohne eine einzige E-Mail zu versenden. Denn die Koordination von Zeitplänen bleibt eine echte Herausforderung: Wer ist verfügbar? Wer ist unterwegs? Wer empfängt einen Kunden?

Daher bietet DoliPlus nun einen gemeinsamen Online-Kalender, der vollständig überarbeitet und noch besser in Ihre Management-Software integriert ist. So sieht jeder Mitarbeiter den Teamplan, erstellt seine Termine und erhält Erinnerungen an einem Ort. Noch besser: Die KI erstellt Ihre Termine nun aus einer einfachen Phrase oder einem hochgeladenen Dokument.

Termine per KI erstellen: Eine Phrase oder ein Dokument genügt

Ihr gemeinsamer Online-Kalender verfügt nun über einen intelligenten Assistenten, der Ihre Termine für Sie erstellt. So sparen Sie wertvolle Zeit, da Sie keine Daten mehr manuell eingeben müssen:

• Eine einfache Phrase reicht aus: Schreiben Sie „Termin am Donnerstag mit dem Kunden Savreux um 15 Uhr zur Projektvorstellung“, und das Event wird sofort am richtigen Tag und zur richtigen Uhrzeit erstellt.
• Ein hochgeladenes Dokument, und alles ist erstellt: Laden Sie ein PDF oder ein Bild hoch, z. B. einen Schulungsplan. Die KI liest alle Daten und erstellt jeden Termin auf einmal.
• Ihre Daten werden automatisch übernommen: Der bereits ausgewählte Kunde bleibt ausgewählt, und die Notizen zu jedem Termin füllen sich automatisch.
• Spracheingabe: Sie sprechen lieber? Diktieren Sie Ihre Anfrage ins Mikrofon, und der Assistent schreibt sie für Sie mit.

Sie finden diesen Assistenten direkt im Formular zum Anlegen eines Termins: Öffnen Sie ihn einfach, wenn Sie Ihren Termin erfassen.

Kurz gesagt, Sie beschreiben Ihren Bedarf in natürlicher Sprache, prüfen den Vorschlag und bestätigen ihn. Daher wird selbst ein voller Zeitplan in wenigen Sekunden in eine Reihe von einsatzbereiten Events umgewandelt.

Dieser KI-Assistent zur Termin-Erstellung ist im DoliPlus KI-Abonnement enthalten.

Ein Teamkalender in Echtzeit aktualisiert

Das große Highlight dieses Kalenders ist die Echtzeit-Anzeige.

Sobald ein Kollege einen Termin hinzufügt, verschiebt oder ändert, wird die Änderung sofort auf Ihrem Bildschirm angezeigt. Mit anderen Worten: Sie arbeiten immer mit einem aktuellen Plan, und jeder sieht einen belegten Zeitraum, sobald er vergeben ist.

Zusätzlich aktualisiert die App DoliPlusMobi den Plan auf dem Telefon mit einem Tipp auf die Schaltfläche Aktualisieren: So bleibt er korrekt – im Büro und unterwegs.

Alle Ansichten für Ihren Plan

Jeder nutzt seinen Plan anders. Deshalb bietet der Kalender verschiedene Ansichten: Tag, Woche, 5 Tage, 2 oder 3 Wochen, Monat und Jahr.

Zusätzlich zeigt eine Zeitstrahlansicht eine Zeile pro Person an: Ideal, um die Arbeitszeiten des Teams auf einen Blick zu vergleichen.

• Zeitsprung: Ein dedizierter Button bringt Sie direkt zu jedem Datum, auch zu entfernten.
• Automatische Speicherung: DoliPlus merkt sich das zuletzt aufgerufene Datum und den Anzeigemodus (Planung / Todo) und stellt beides bei Ihrer Rückkehr wieder her.
• „Ganzer Tag“-Zeile ausblenden: Mit einem Klick verstecken Sie Termine, die den ganzen Tag dauern, um die Ansicht zu entlasten.
• Filter nach Aktionstyp: Sie wählen aus, ob nur Termine, Telefonate oder Einsätze angezeigt werden sollen, zum Beispiel.

Ihre fälligen Aufgaben im Kalender

Der Kalender zeigt Ihnen Ihre fälligen Aufgaben über dem Plan an. Drei Modi stehen Ihnen jederzeit zur Verfügung: Nur Plan, nur Aufgaben oder beides zusammen. So behalten Sie Ihre fälligen Aufgaben im Blick, ohne den Kalender zu verlassen. Diese Anzeige ist natürlich optional.

Termine angereichert mit Ihren Management-Daten

Im Gegensatz zu einem allgemeinen Kalender ist jedes DoliPlus-Event mit Ihrer Tätigkeit verknüpft: der betroffene Kunde oder Lieferant, seine Adresse, seine Kontaktdaten, die zu treffende Person oder sogar das zugehörige Projekt.

Dank dieser Informationen haben Sie bei Terminen alles griffbereit: Sie müssen keine Telefonnummer oder Adresse in letzter Minute suchen. Kurz gesagt, Ihr Kalender wird zu einem echten Arbeitswerkzeug, nicht nur zu einer Erinnerung.

Mehr über die Organisation von Events und Aufgaben erfahren

Ihren Online-Kalender einrichten

Die Einrichtung erfolgt im Kalender-Konfigurationsbereich.

Zuerst hat jeder Mitarbeiter seinen eigenen Kalender mit einer charakteristischen Farbe, die auch in seinem Benutzerprofil verwendet wird. Anschließend legen Sie die Freigaben fest: wer welche Kalender sehen und bearbeiten darf. Schließlich wählen Sie in der linken Spalte die Kalender aus, die Sie überlagern möchten.

Darüber hinaus synchronisiert sich der Online-Kalender mit Smartphones und den bereits genutzten Kalendern Ihrer Mitarbeiter. Ihre Termine sind also überall sichtbar, ohne doppelte Eingabe.

Den Abschnitt zur Synchronisation mit Smartphones ansehen

Die Kalender Ihrer Kollegen sehen – und ihre Urlaube

Zunächst richtet der Administrator die Freigaben in der Kalenderkonfiguration ein. Neben jedem Benutzer öffnet das Freigabe-Symbol die Liste der Kalender, die diese Person sehen oder ändern darf: Er hakt die passenden an.

Anschließend findet jeder diese Kalender in der linken Spalte seines gemeinsamen Online-Kalenders unter „Gemeinsame Kalender“. Er hakt diejenigen an, die er über seinen eigenen legen möchte; das Kästchen in der Überschrift hakt alle auf einmal an.

Um schließlich Abwesenheiten zu sehen, haken Sie unter „Optionen“ „Urlaub-Feiertage“ an. Die genehmigten Urlaube der angezeigten Kollegen erscheinen dann, zusammen mit den Feiertagen des Unternehmens.

Automatische Erinnerungen vor jedem Termin

Ein vergessener Termin kann teuer werden.

Daher nutzt der Kalender das DoliPlus-Benachrichtigungsmodul: Sie planen eine Erinnerung vor jedem Event, und eine Warnung erscheint zum richtigen Zeitpunkt auf dem Bildschirm. Diese Erinnerungen funktionieren für das gesamte Team, auch für Events, die ein Kollege in Ihren Kalender einträgt.

Außerdem legen Sie die Vorlaufzeit der Erinnerung pro Benutzer und pro Aktionstyp fest: So lässt sich jeder zum Beispiel vor einem Außentermin früher erinnern als vor einem Anruf.

Mehr über Event-Benachrichtigungen erfahren

Ihr Zeitplan überall mit DoliPlusMobi

Schließlich finden Sie Ihren gemeinsamen Online-Kalender auch in DoliPlusMobi, der mobilen App von DoliPlus. Ein Termin wurde im Büro geändert? Ein Tipp auf die Schaltfläche Aktualisieren, und der Plan auf dem Telefon ist auf dem neuesten Stand. So starten Ihre Teams im Außendienst immer mit dem richtigen Plan.

Das Kapitel zur mobilen App DoliPlusMobi lesen