Por qué un calendario compartido en línea transforma su organización

Un calendario compartido en línea permite a todo su equipo consultar las mismas citas, al mismo tiempo, sin intercambiar un solo correo electrónico. De hecho, coordinar agendas sigue siendo un verdadero quebradero de cabeza: ¿quién está disponible, quién viaja, quién recibe a un cliente?

Por eso DoliPlus ofrece ahora un calendario compartido en línea completamente rediseñado, aún más integrado en su software de gestión. Así, cada colaborador visualiza la agenda del equipo, crea sus citas y recibe sus recordatorios en un mismo lugar. Además, la inteligencia artificial ahora crea sus citas a partir de una simple frase o un documento subido.

Crear sus citas con IA: basta con una frase o un documento

Ahora, su calendario compartido en línea incluye un asistente inteligente que crea sus citas por usted. Así, ahorra un tiempo valioso, ya que no copia ninguna fecha manualmente:

• Basta con una simple frase: escriba «cita el jueves con el cliente Savreux a las 15h para presentar el proyecto», y el evento se crea al instante, en el día y hora correctos.
• Suba un documento y todo se crea: arrastre un PDF o una imagen al evento, por ejemplo, un plan de formación. La IA lee todas las fechas y genera cada cita de una vez.
• Sus datos se reutilizan automáticamente: el cliente seleccionado permanece así, y las notas de cada cita se completan solas.
• Dictado por voz: ¿prefiere hablar? Dicte su petición al micrófono y el asistente la transcribe por usted.

Encontrará este asistente directamente en la ficha de creación de un evento: basta con abrirlo al registrar su cita.

En resumen, describe su necesidad en lenguaje natural, verifica la propuesta y valida. Por eso, incluso una agenda cargada se convierte en segundos en una serie de eventos listos para usar.

Este asistente de creación de citas con IA está incluido en la suscripción IA DoliPlus.

Un calendario de equipo actualizado en tiempo real

La gran novedad de este calendario es el tiempo real.

Tan pronto como un compañero añade, mueve o modifica un evento, su pantalla muestra el cambio instantáneamente. En otras palabras, siempre trabaja con un horario actualizado: cada uno ve una franja ocupada en cuanto se reserva.

Además, en el teléfono, la aplicación DoliPlusMobi actualiza el horario con un toque en el botón Actualizar: sigue siendo preciso, tanto en la oficina como fuera de ella.

Todas las vistas para consultar su horario

Cada persona consulta su horario a su manera. Por eso, el calendario ofrece múltiples vistas: día, semana, 5 días, 2 o 3 semanas, mes y año.

Además, una vista en línea de tiempo muestra una línea por persona: ideal para comparar los horarios del equipo de un solo vistazo.

• Salto en el tiempo: un botón dedicado le lleva directamente a cualquier fecha, incluso lejana.
• Memorización automática: DoliPlus recuerda la última fecha consultada y el modo de visualización (Horario / Todo), y los restaura a su regreso.
• Ocultar la línea « Día »: puede ocultar de un clic los eventos durante todo el día para despejar la visualización.
• Filtro por tipo de acción: puede elegir mostrar solo las citas, las llamadas telefónicas o las intervenciones, por ejemplo.

Sus tareas con fecha mostradas en el calendario

A continuación, el calendario puede mostrar sus tareas con fecha límite por encima del horario. Tres modos permanecen disponibles en todo momento: Horario solo, Todo solo, o ambos juntos. Así, mantiene sus tareas con fecha a la vista sin salir de su agenda. Esta visualización, por supuesto, es opcional.

Citas enriquecidas con los datos de su gestión

A diferencia de un agenda generalista, cada evento de DoliPlus se vincula a su actividad: el cliente o proveedor afectado, su dirección, sus datos de contacto, la persona a la que debe reunirse, e incluso el proyecto asociado.

Gracias a esta información, usted sale a la cita con todo a mano: ya no necesita buscar un número de teléfono o una dirección en el último momento. En resumen, su agenda se convierte en una herramienta de trabajo real, no solo en un recordatorio.

Más información sobre la organización de eventos y tareas

Configurar su agenda compartida en línea

La configuración se realiza en el espacio de configuración de los calendarios.

Primero, cada colaborador tiene su propio calendario, con un color distintivo que se toma de su ficha de usuario. Luego, usted define los permisos de acceso: quién puede ver el calendario de quién y quién puede modificarlo. Finalmente, cada persona selecciona en la columna izquierda los calendarios que desea superponer al suyo.

Además, la agenda compartida en línea se sincroniza con los smartphones y los calendarios que sus colaboradores ya utilizan. Sus citas, por lo tanto, son visibles en todas partes, sin necesidad de duplicar la entrada.

Consultar el capítulo sobre la sincronización con smartphones

Ver la agenda de sus compañeros, y sus vacaciones

Primero, el administrador configura los permisos de uso compartido en la configuración de los calendarios. Frente a cada usuario, el icono de compartir abre la lista de calendarios que esa persona puede ver o modificar: marca los que correspondan.

Después, cada uno encuentra esos calendarios en la columna izquierda de su agenda compartida en línea, en «Agendas compartidas». Marca los que quiere superponer a la suya; la casilla del título los marca todos a la vez.

Por último, para ver las ausencias, marque «Vacaciones-Días festivos» en «Opciones». Aparecen entonces las vacaciones aprobadas de los compañeros mostrados, junto con los días festivos de la empresa.

Recordatorios automáticos antes de cada cita

Una cita olvidada puede costarle caro.

Por eso, el calendario utiliza el módulo de Notificaciones de DoliPlus: usted programa un recordatorio antes de cada evento, y una alerta aparece en pantalla en el momento adecuado. Además, estos recordatorios funcionan para todo el equipo, incluso para los eventos que un compañero añade a su calendario.

Por otra parte, el plazo del recordatorio se ajusta por usuario y por tipo de acción: cada uno puede, por ejemplo, recibir el aviso antes para una cita fuera de la oficina que para una llamada.

Más información sobre las notificaciones de eventos

Su planificación en todas partes con DoliPlusMobi

Por último, accede a su agenda compartida en línea a través de DoliPlusMobi, la aplicación móvil de DoliPlus. ¿Un evento modificado en la oficina? Un toque en el botón Actualizar y la planificación del teléfono queda al día. Así, sus equipos en el campo siempre salen con el calendario correcto.

Consulte el capítulo sobre DoliPlusMobi, la aplicación móvil