I contatti predefiniti di DoliPlus associano automaticamente l’interlocutore corretto a ogni documento. Così, i vostri preventivi, ordini e fatture vengono inviati alla persona giusta, senza doverli reinserire.

In pratica, designate per ogni soggetto terzo dei contatti che svolgono un ruolo preciso nelle vostre vendite e acquisti. Poi, DoliPlus li riprende automaticamente nei documenti interessati.

A cosa servono i contatti predefiniti

Un ruolo, detto anche tipo di contatto, specifica la missione di un interlocutore. Ad esempio:

• il contatto cliente responsabile della fatturazione;
• il contatto cliente responsabile del follow-up dei pagamenti;
• il contatto fornitore responsabile del follow-up dell’ordine.

Una volta definiti, questi contatti predefiniti si applicano automaticamente ai nuovi documenti. Inoltre, potete scegliere un contatto di un altro soggetto terzo, che agisce allora “per delega”.

Fatturare automaticamente a un altro indirizzo

Ecco il caso più utile. Immaginate un cliente A le cui fatture devono essere inviate a un centro di fatturazione B.

Basta designare, sul cliente A, un “contatto cliente fatturazione” preso dal soggetto terzo B. Di conseguenza, ogni fattura del cliente A viene generata direttamente all’indirizzo di B, senza interventi manuali.

Su quali documenti si applicano

Il ruolo dei contatti si definisce per la maggior parte dei documenti commerciali:

• proposte commerciali (preventivi) e ordini;
• fatture e contratti di servizio;
• ordini e fatture fornitori.

Altre funzioni si basano anch’esse su questi ruoli. In particolare, i solleciti automatici delle fatture non pagate prendono di mira il contatto responsabile dei pagamenti.

Configurare i contatti predefiniti

La configurazione rimane rapida, dalla pagina del soggetto terzo:

1. Sotto le schede della pagina, cliccate su « Contatti predefiniti ».
2. Cliccate nel campo « Scegli qui uno o più contatti », digitate l’inizio del nome, poi cliccate sul contatto nell’elenco. Potete sceglierne più d’uno.
3. Cliccate nel campo « Scegli qui uno o più ruoli » e digitate ad esempio « fatturazione »: lo stesso ruolo esiste per ogni tipo di documento. Cliccate sul ruolo desiderato sotto il titolo giusto (ad esempio « Contatto cliente per fatturazione » sotto « Fattura »). Potete scegliere più ruoli in una sola volta.
4. Cliccate su « Aggiungi ». Un ruolo designa un solo contatto per tipo di documento: se è già occupato, DoliPlus rifiuta l’aggiunta e vi indica chi lo occupa. Rimuovete prima il contatto precedente.

L’elenco in basso riprende tutte le assegnazioni del soggetto terzo: potete filtrarlo ed esportarlo; il cestino di una riga rimuove un’assegnazione, mentre « Seleziona tutto » e poi « Elimina la selezione » ne rimuovono diverse, dopo conferma.

Da quel momento, ogni nuovo documento di questo cliente riprende questo contatto: lo verificate nella scheda Contatti del preventivo, dell’ordine o della fattura. Nelle schede Contatti di fatture, ordini e contratti, il pulsante « Aggiungi un Contatto/Indirizzo predefinito al terzo » apre direttamente questa pagina, in una nuova scheda.

Per saperne di più

• I solleciti automatici delle fatture non pagate
• Importare i contatti nel suo CRM
• Normalizzare le funzioni dei contatti