La gestione del cash flow previsionale di DoliPlus anticipa le vostre entrate e uscite. In questo modo, potete identificare in anticipo i periodi critici e quelli di surplus.

Soprattutto, lo strumento si alimenta automaticamente dal vostro ERP. Risparmierete così tempo prezioso: solo alcune previsioni richiedono un inserimento manuale, il resto viene calcolato in automatico.

Perché tenere un piano di cassa?

Un piano di cassa è essenziale per qualsiasi azienda. Infatti, mette in luce i periodi di carenza e quelli di surplus, mese dopo mese.

Grazie a questa visione, potete anticipare. Da un lato, cercate un finanziamento prima di una situazione negativa. Dall’altro, investite i vostri surplus al momento giusto. Inoltre, instaurate un rapporto più sereno con la vostra banca.

Infine, questo budget è uno strumento “vivo”. Lo aggiornate regolarmente e testate le vostre ipotesi: un investimento, un rifinanziamento o un posticipo di pagamento. Potete così valutarne l’effetto sul vostro fabbisogno di capitale circolante.

Questo documento ha diversi nomi — piano di cassa, budget di cassa, previsionale di tesoreria — ma indica sempre la stessa cosa: previsioni di entrate e uscite, stabilite mese per mese o quindicina per quindicina. Agli occhi dei vostri partner finanziari, tenerlo è segno di una gestione attenta. Inoltre, è generalmente richiesto in ogni pratica per richiedere finanziamenti bancari.

Il vantaggio di gestirlo in DoliPlus si riassume in una frase: solo una parte delle previsioni richiede un aggiornamento manuale. Il resto si costruisce dinamicamente da ciò che avete già inserito nell’ERP, senza dover reinserire nulla.

L’interfaccia di gestione del cash flow

Accede allo strumento dal menu Contabilità, Strumenti di gestione, poi Tesoreria e Previsioni. La schermata è organizzata in alcune aree semplici:

• Il selettore del periodo: consente di scegliere l’anno da visualizzare;
• Le schede: inseriscono le previsioni per categoria, in tabelle modificabili (clic su una riga per correggerla);
• La modalità fissa o scorrevole: una vista da gennaio a dicembre, o 12 mesi scorrevoli a partire dal mese corrente;
• Il saldo di inizio mese: calcolato sul saldo bancario, modificabile manualmente;
• L’esportazione rapida: in PDF o Excel, con un clic.

Per un saldo fedele alla realtà, utilizzi in parallelo l’importazione automatizzata degli estratti conto bancari. L’area dati rimane dinamica: ogni previsione creata si aggiunge immediatamente alla tabella.

Configurare il modulo in tre impostazioni

La configurazione si trova nel menu Contabilità, Impostazioni, scheda Tesoreria. Qui inserisce tre elementi:

• lo scostamento in giorni tra consegna e fatturazione sulle vendite (30, 60…);
• lo stesso scostamento sugli acquisti da fornitori;
• la frequenza di pagamento dell’IVA.

Gli incassi, calcolati dal Suo ERP

Due sezioni separano le risorse legate alla produzione da quelle esterne alla produzione. Una parte si calcola automaticamente dai Suoi dati.

Il calcolo si basa su:

• i preventivi: ogni preventivo ha un tasso di successo e una data di consegna stimata. La previsione considera l’importo in proporzione a questo tasso, spostato del ritardo impostato;
• gli ordini clienti: lo strumento proietta il portafoglio ordini su una data di incasso previsionale;
• gli altri prodotti: inserisce manualmente un fatturato esterno ai preventivi, nella scheda “Prodotti di esercizio”.

Le risorse non operative vengono registrate separatamente: sovvenzioni, rimborsi di prestiti o conti dei soci. Inoltre, l’IVA riscossa viene calcolata in base alla vostra configurazione.

Dove inserire cosa. Il fatturato stimato al di fuori dei preventivi – come il lancio di un prodotto o servizio, ad esempio – va inserito nella scheda «Prodotti operativi».
Le risorse non operative, invece, vanno nella scheda «Prodotti non operativi»: sovvenzioni, rimborsi di prestiti, versamenti sul conto soci.

Il calcolo basato sui preventivi. Ogni preventivo include una stima della probabilità di successo del job e una data di consegna prevista. La previsione considera l’importo in proporzione al tasso di successo, spostato in base al periodo configurato nel modulo – 30 o 60 giorni a seconda delle impostazioni. Soprattutto, ogni volta che aggiornate un preventivo, il forecast di cassa viene ricalcolato. Gli ordini dei clienti in backlog seguono lo stesso principio e vengono proiettati alla loro data di incasso prevista.

I pagamenti: contributi, fornitori e fiscalità

Analogamente agli incassi, i costi si dividono tra operativi e non operativi. Alcuni inserimenti sono automatici:

• i contributi sociali riprendono i dati dal menu Contabilità, Contributi sociali;
• le fatture fornitori vengono proiettate alla loro scadenza;
• gli ordini fornitori non fatturati vengono spostati in base al periodo configurato.

Per garantire l’affidabilità di questo calcolo, DoliPlus aggiunge uno stato « Ricevuto completamente + Fatturato » sull’ordine al fornitore. Non appena classificate l’ordine come fatturato, la previsione lascia il posto alla fattura reale.

Successivamente, completate manualmente le spese ricorrenti: affitti, assicurazioni, lavoro temporaneo, subappalto o telefonia. La scheda « Personale » accoglie i vostri salari previsti, mentre il budget IVA si calcola automaticamente in base alla vostra periodicità.

Infine, la scheda « Spese fuori esercizio » gestisce i vostri investimenti. Specificate l’importo, la durata di ammortamento e il metodo di finanziamento, acquisto diretto o leasing.

Le spese sociali e i salari. Quattro tabelle si riempiono automaticamente
in base alle vostre registrazioni: « Previsione delle spese sociali (scadenza) » e « Spese sociali (data di
pagamento) » riprendono il menu Contabilità / Spese sociali; « Salari (da versare) » e
« Salari (data di pagamento) » riprendono il menu Contabilità / Salari. Le vostre future
necessità di risorse umane vengono inserite nel tabella « Previsione dei salari del personale » della scheda
« Personale ».

L’ordine al fornitore, poi la sua fattura. Gli ordini non ancora fatturati appaiono in previsione di pagamento, posticipati del numero di giorni impostato nella configurazione. Affinché questa previsione venga sostituita dalla fattura reale, DoliPlus aggiunge uno stato « Ricevuto completamente + Fatturato ».
Questo stato non è automatico: lo attivate al momento della fatturazione dell’ordine, con il pulsante
« Classificare come Fatturato ».

Le spese ricorrenti. La scheda « Spese operative » accoglie ciò che ricorre ogni mese senza passare per una fattura: noleggio di veicoli, personale temporaneo, subappalto,
affitti, spese locative, premi assicurativi, telefonia.

Gli investimenti. Nella scheda « Spese fuori esercizio », suddividete i vostri tipi di investimento per riga, specificate gli importi mese per mese e la durata di ammortamento.
Indicate anche il metodo di finanziamento: acquisto diretto o leasing — in quest’ultimo caso, specificate i canoni da pagare.

Le imposte e le tasse. Infine, la scheda « Imposta e tassa » riceve le vostre imposte e tasse previste. Il budget IVA, invece, si alimenta automaticamente e determina l’importo da pagare in base alla periodicità di pagamento configurata nel modulo.

I salari e le spese si completano dal vostro estratto conto

Un elemento sfuggiva a lungo a questo meccanismo: gli stipendi, i contributi sociali e le tasse. Infatti, questi importi non vengono calcolati nel Suo ERP — provengono dal Suo software di buste paga, dal Suo commercialista o dagli enti stessi. Dovevano quindi essere riportati manualmente, in una schermata separata. E come ogni inserimento manuale, veniva rimandato, dimenticato o inserito in doppia.

Orbene, questi importi hanno un punto in comune: sono già transitati sul Suo conto bancario. DoliPlus si basa quindi sul Suo estratto conto per completare ciò che non sa calcolare. Nella schermata di riconciliazione, una riga che non corrisponde a nessuna fattura ha un pulsante: un clic apre un modulo già compilato — natura, periodo, importo, data e descrizione. Lei indica il dipendente o il tipo di contributo, salva, e l’importo si aggiunge immediatamente alla Sua tabella.

Meglio ancora: alla prima conferma, DoliPlus memorizza la motivazione della descrizione — « URSSAF PACA », « DGFIP », « AG2R REUNICA ». Al prelievo del mese successivo, la natura e il beneficiario sono già selezionati. La Sua tabella di cassa si completa così da sola, proprio dove è più impegnativa.

La procedura completa, le regole di riconoscimento e le loro garanzie si trovano nell’articolo dedicato: l’importazione degli estratti bancari e la riconciliazione.

Collegare previsioni e realtà tramite il piano dei conti

Quando Lei inserisce una previsione, la associa a un conto del piano dei conti. Successivamente, DoliPlus visualizza il dettaglio del reale conto per conto, partendo dalle fatture clienti e fornitori collegate.

Lei lavora così per iterazioni, per affinare mese dopo mese la visione finanziaria della Sua attività e della Sua strategia.

Per approfondire

• L’importazione automatizzata degli estratti bancari
• L’esportazione in contabilità
• La contabilità analitica
• Il calcolo dell’importo totale e l’arrotondamento della VAT