La gestión de tesorería previsional de DoliPlus anticipa sus cobros y sus pagos. De este modo, identifica con antelación tanto los períodos de tensión como los de excedente.

Además, la herramienta se alimenta automáticamente desde su ERP. Así, ahorra un tiempo valioso: solo algunas previsiones se introducen manualmente, el resto se calcula de forma automática.

¿Por qué elaborar un plan de tesorería?

Un plan de tesorería sigue siendo imprescindible para cualquier empresa. De hecho, muestra los períodos de insuficiencia y los de excedente, mes a mes.

Gracias a esta visión, puede anticiparse. Por un lado, busca financiación antes de una posición negativa. Por otro, coloca sus excedentes en el momento adecuado. Además, establece una relación más serena con su banquero.

Por último, este presupuesto es una herramienta “viva”. Lo actualiza regularmente y prueba sus hipótesis: una inversión, un refinanciamiento o un retraso en el pago. Así, mide su efecto sobre su necesidad de fondo de maniobra.

Este documento recibe varios nombres —plan de tesorería, presupuesto de tesorería, previsional de tesorería— pero siempre designa lo mismo: previsiones de cobros y pagos, establecidas mes a mes o quincena a quincena. Para sus socios financieros, elaborarlo es señal de una gestión controlada. De hecho, suele ser un requisito en cualquier solicitud de ayuda bancaria.

La ventaja de gestionarlo en DoliPlus se resume en una frase: solo una parte de las previsiones se actualiza manualmente. El resto se construye dinámicamente a partir de lo que ya ha introducido en el ERP, sin necesidad de volver a introducir datos.

La interfaz de gestión de tesorería

Accede a la herramienta a través del menú Contabilidad, Herramientas de gestión, luego Tesorería y Previsiones. La pantalla se organiza en torno a algunas zonas sencillas:

• El selector de período: selecciona el año observado;
• Las pestañas: permiten introducir las previsiones por categorías, en tablas modificables (haga clic en una línea para corregirla);
• El modo fijo o deslizante: una vista de enero a diciembre, o 12 meses deslizantes a partir del mes actual;
• El saldo inicial del mes: calculado a partir del saldo bancario, ajustable manualmente;
• La exportación rápida: en PDF o Excel, con un solo clic.

Para un saldo fiel a la realidad, utilice en paralelo la importación automatizada de los extractos bancarios. La zona de datos sigue siendo dinámica: cada previsión creada se añade inmediatamente a la tabla.

Configurar el módulo en tres ajustes

La configuración se encuentra en el menú Contabilidad, Configuración, pestaña Tesorería. Allí debe introducir tres elementos:

• el desfase en días entre la entrega y la facturación en las ventas (30, 60…);
• el mismo desfase en las compras a proveedores;
• la frecuencia de pago del IVA.

Los cobros, calculados desde su ERP

Dos capítulos separan los recursos relacionados con la producción de los que no lo están. Una parte se calcula automáticamente a partir de sus datos.

El cálculo se basa, entre otros, en:

• las cotizaciones: cada cotización tiene un porcentaje de éxito y una fecha de entrega estimada. La previsión retiene el importe en proporción a este porcentaje, desfasado según el plazo configurado;
• los pedidos de clientes: la herramienta proyecta el cartera de pedidos hacia una fecha de cobro prevista;
• los otros productos: introduce manualmente un volumen de negocio fuera de cotización, en la pestaña «Productos de explotación».

Los recursos fuera de la producción se registran por separado: subvención, pago de préstamo o cuenta de socio. Además, el IVA recaudado se calcula según su configuración.

¿Dónde se introduce qué. El volumen de negocio estimado sin presupuestos — el lanzamiento
de un producto o servicio, por ejemplo — se introduce en la pestaña « Productos de explotación ».
Los recursos fuera de la producción, en cambio, van en la pestaña « Productos fuera de explotación »:
subvención, pago de préstamo, aportación en cuenta de socio.

El cálculo desde los presupuestos. Cada presupuesto lleva una estimación de éxito del job y una
fecha de entrega estimada. La previsión retiene el importe a prorrata del porcentaje de éxito, desfasado
del plazo configurado en el módulo — 30 o 60 días según su configuración. Sobre todo, cada vez que actualiza
un presupuesto, el pronóstico de tesorería se recalcula. Los pedidos de clientes en cartera siguen el mismo principio y
se proyectan hacia su fecha de cobro prevista.

Los pagos, sociales, proveedores y fiscales

Al igual que los cobros, los gastos se reparten entre producción y fuera de producción. Varios datos se alimentan automáticamente:

• los gastos sociales recuperan los datos del menú Contabilidad, Gastos sociales;
• las facturas de proveedores se proyectan a su fecha de vencimiento;
• los pedidos de proveedores no facturados se desfasan del plazo configurado.

Para garantizar la fiabilidad de este cálculo, DoliPlus añade un estado « Recibido completamente + Facturado » en el pedido al proveedor. Tan pronto como clasifique el pedido como facturado, su previsión se reemplaza por la factura real.

A continuación, complete manualmente los gastos recurrentes: alquileres, seguros, personal temporal, subcontratación o telefonía. La pestaña « Personal » incluye sus salarios previstos, mientras que el presupuesto de IVA se calcula automáticamente según su periodicidad.

Finalmente, la pestaña « Gastos fuera de explotación » gestiona sus inversiones. Especifique el importe, la duración de la amortización y el método de financiación, compra directa o leasing.

Los salarios y las cotizaciones sociales. Cuatro tablas se rellenan automáticamente
a partir de sus registros: « Previsión de cotizaciones sociales (fecha de vencimiento) » y « Cotizaciones sociales (fecha de
pago) » toman el menú Contabilidad / Cotizaciones sociales; « Salarios (a pagar) » y
« Salarios (fecha de pago) » toman el menú Contabilidad / Salarios. Sus necesidades futuras
de recursos humanos se registran, en cambio, en la tabla « Previsión de salarios del personal » de la pestaña
« Personal ».

El pedido al proveedor, luego su factura. Los pedidos aún no facturados aparecen como previsión de desembolsos, retrasados por el número de días configurado. Para que esta previsión se elimine en favor de la factura real, DoliPlus añade un estado « Recibido completamente + Facturado ».
Este estado no es automático: lo activa al facturar el pedido, con el botón
« Clasificar como Facturado ».

Los gastos recurrentes. La pestaña « Gastos de explotación » incluye lo que se repite cada mes sin pasar por una factura: alquiler de vehículos, personal temporal, subcontratación,
alquileres, gastos de arrendamiento, primas de seguro, telefonía.

Las inversiones. En la pestaña « Gastos fuera de explotación », desglosa sus tipos de inversión por línea, especifica los importes mes a mes y la duración de la amortización.
También indica el método de financiación: compra directa o leasing — en cuyo caso especifica los alquileres a pagar.

Los impuestos y tasas. Finalmente, la pestaña « Impuesto y tasa » recibe sus impuestos y tasas previstos. El presupuesto de IVA, en cambio, se alimenta automáticamente y determina el importe a desembolsar según la periodicidad de pago configurada en el módulo.

Los salarios y las cotizaciones se complementan desde su extracto

Durante mucho tiempo, un elemento escapaba a esta automatización: los salarios, las cotizaciones sociales y los impuestos. Estos importes no se calculan en su ERP — provienen de su software de nóminas, de su asesor contable o de los propios organismos. Por tanto, debían introducirse manualmente en una pantalla aparte. Y como todo registro manual, se postergaba, se olvidaba o terminaba duplicado.

Sin embargo, estos importes tienen algo en común: ya han pasado por su banco. DoliPlus utiliza por tanto su extracto para completar lo que no puede calcular. En la pantalla de conciliación, una línea que no coincide con ninguna factura muestra un botón: un clic abre un formulario ya completado — naturaleza, periodo, importe, fecha y concepto. Usted selecciona el empleado o el tipo de gasto, guarda, y el importe se integra al instante en su cuadro.

Más aún: en la primera validación, DoliPlus memoriza el patrón del concepto — «URSSAF PACA», «DGFIP», «AG2R REUNICA». En el siguiente cargo mensual, la naturaleza y el beneficiario ya están preseleccionados. Su cuadro de tesorería se completa así automáticamente, justo donde más importa.

El procedimiento completo, las reglas de reconocimiento y sus salvaguardas se detallan en el artículo dedicado: la importación de extractos bancarios y la conciliación.

Vincular previsiones y real mediante el plan contable

Cuando introduce una previsión, la asocia a una cuenta del plan contable. Luego, DoliPlus muestra el detalle real cuenta por cuenta, a partir de las facturas de clientes y proveedores vinculadas.

Trabaja así por iteraciones, afinando mes a mes la visión financiera de su actividad y su estrategia.

Para saber más

• La importación automatizada de extractos bancarios
• La exportación a contabilidad
• La contabilidad analítica
• El cálculo del total con IVA y el redondeo del IVA