on 25 Ottobre 2026 Gestione digitale della corrispondenza – DoliPlus
La gestione digitale della posta Le consente di dematerializzare la Sua corrispondenza in entrata, quindi di distribuirla ai servizi competenti. In questo modo, tratta la Sua posta più velocemente, senza documenti cartacei in circolazione.
A cosa serve la gestione digitale della posta?
La gestione digitale della posta si rivolge prima di tutto al servizio postale, poi a tutti gli utenti coinvolti nelle risposte e negli invii. Dematerializzando, ottimizza la produttività e migliora il servizio clienti.
Concretamente, questo approccio offre diversi vantaggi:
- valorizza l’informazione;
- riduce i tempi di elaborazione;
- riduce i costi di fotocopie, stampa e archiviazione;
- elimina le attività dispendiose in termini di tempo.
In questo modo, implementa una politica di classificazione, ricerca, consultazione e archiviazione, centralizzata nel Suo ERP.
Il principio di funzionamento
Innanzitutto, le lettere in arrivo vengono scansionate, quindi caricate via FTP su DoliPlus, che offre questa funzionalità di serie. Inoltre, per una lettera già ricevuta via e-mail, la posta elettronica estrae gli allegati in un clic, nella cartella « Scan ». Scopra di più sulla cartella Scan
Successivamente, un operatore distribuisce ogni lettera agli utenti responsabili del trattamento. Questa fase cruciale, resa digitale, risparmia un tempo prezioso. In questo modo, l’informazione è meglio organizzata e il servizio clienti guadagna in reattività.
Trova tutte le schermate — Ordina, Lista delle azioni, Configurazione — nel gruppo « Smistamento posta », alla fine del menu Vendite.
Infine, un riepilogo tabellare supervisiona i flussi. Le Sue squadre seguono così l’avanzamento e controllano meglio le informazioni.
Configurare il modulo
La configurazione rimane semplice. Innanzitutto, regoli i permessi, per gruppo di utenti o individualmente.
Poi, parametri le regole aziendali di smistamento. L’amministratore vi accede dal gruppo « Smistamento posta » del menu Vendite, o con un clic sul pulsante Configurazione dello schermo di smistamento.
Nel dettaglio, la configurazione (pulsante « Configurazione » della schermata di smistamento, amministratore) regola i valori predefiniti della schermata:
- le caselle spuntate d’ufficio a ogni lettera smistata: « Notifica via email » alla persona a cui viene assegnata, e « Salvare una copia nella cartella del cliente » — può sempre togliere la spunta caso per caso;
- il tipo di azione (da trattare, da pagare, da archiviare…) e il livello di priorità precompilati;
- la cartella del DMS in cui il Suo apparecchio di scansione deposita le lettere — è quella che la schermata di smistamento visualizza — e il numero di voci della cronologia sotto la schermata; « Salva » applica questi valori.
Smistare una lettera ricevuta, passo dopo passo
- Menu Commerciale › Ordine corrispondenza › « Ordina »: a sinistra, i PDF arrivati nella cartella della posta (fotocopiatrice di rete, DMS › Scan, allegati estratti dalla posta elettronica). Clicchi quello da trattare: si visualizza al centro, le frecce in alto a destra girano le pagine.
- In « Società », digiti l’inizio del nome del cliente e lo scelga. I suoi contatti si caricano in « Contatto Terzo », il primo selezionato d’ufficio: lo verifichi appena prima di registrare (l’elenco si ricarica quando lascia il campo Società).
- Dia un titolo eloquente (« Richiesta di preventivo per lo spazio espositivo »); senza titolo, sarà « Lettera in entrata ». « Data lettera » è la data scritta sulla lettera, « Data azione » quella dell’evento.
- In « Azione interessata a », scelga la persona che tratterà la lettera; con « Notifica via email » spuntata, questa riceve un’e-mail con il collegamento all’evento.
- Con « Salvare una copia nella cartella del cliente » spuntata, il PDF viene archiviato anche nei documenti del cliente (scheda DMS, cartella « Courriers »).
- « Aggiungi »: DoliPlus crea l’evento di tipo « Courrier entrant » sulla scheda del cliente, vi allega il PDF e lo toglie dall’elenco da smistare. La lettera compare sotto la schermata in « Cronologia delle ultime lettere distribuite ».
Ritrovare una lettera smistata e la sua scansione
Tutte le lettere smistate diventano eventi dell’agenda. L’elenco dello smistamento (collegamento « Elenco ») le ritrova: digiti una parte del nome del cliente nella casella sotto « Terze parti » poi Invio, delimiti il periodo con le date « Da » / « Al », oppure usi la casella sotto « Assegnato a » per seguire ciò che attende una risposta (« Altre colonne » aggiunge lo stato, la città, il richiedente). Clicchi l’evento di una riga: la sua scheda indica chi l’ha ricevuto, a chi è assegnato e per quale cliente; la scansione si trova nella scheda « DMS » dell’evento, e « Modifica » lo porta a « Finito » una volta trattato.
Perché dematerializzare la Sua posta?
Una lettera cartacea che circola si perde, subisce ritardi e costa caro. La gestione digitale della posta elimina questi ostacoli.
Ne trae vantaggio su tre fronti:
- un trattamento rapido: ogni lettera arriva subito al servizio competente;
- una tracciabilità completa: tutto è classificato e consultabile;
- costi ridotti: meno fotocopie e archiviazione cartacea.
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