Die Anzahlungsrechnung: Prinzip und Verpflichtungen

Die Anzahlungsrechnung erfasst den Betrag, den Ihr Kunde im Voraus als Anzahlung auf den zu zahlenden Preis leistet. Dieser Betrag wird später auf die Endrechnung angerechnet, zum Zeitpunkt der finalen Zahlung.

Seit dem 1. Juli 2003 schreibt die Steuergesetzgebung die Ausstellung einer Rechnung für jede Anzahlung vor, selbst wenn diese nicht zur Umsatzsteuerpflicht führt (Artikel 289 I-1-c des CGI).

Diese Rechnung muss datiert und nummeriert sein. Zudem muss die Nummerierung in derselben chronologischen Reihe wie die anderen Rechnungen erfolgen: Es gibt keine spezielle Reihe für Anzahlungen. Schließlich muss die Endrechnung auf die verschiedenen ausgestellten Anzahlungsrechnungen verweisen.

Geben Sie auch das Zahlungsdatum an, falls es sich vom Rechnungsdatum unterscheidet und Ihnen dieses Datum zum Zeitpunkt der Ausstellung bekannt ist. Darüber hinaus können bestimmte Pflichtangaben fehlen, wenn die Informationen zum Zeitpunkt der Ausstellung nicht bekannt sind (z. B. genaue Menge oder Preis des Produkts).

Eine Anzahlungsrechnung in DoliPlus erstellen

Ausgehend von der Kundenbestellung (empfohlene Methode): Erstellen Sie eine Teillieferungsrechnung und wählen Sie dann die Option „Anzahlungsrechnung“. Mehr über die Kundenbestellung erfahren

Im Vergleich zur Bestellung muss nur ein Teilbetrag in Rechnung gestellt werden. Passen Sie den Betrag auf eine der beiden folgenden Arten an:

• Bearbeiten Sie die Zeilen im unteren Bereich des Zwischenschritts,
• oder deaktivieren Sie alle Zeilen und fügen Sie eine einzige Zeile mit einer Bezeichnung wie folgt hinzu:

Anzahlung von XX % auf Ihr Angebot/Bestellung Nr. XXX vom tt/mm/jjjj

Alternative Methode (nicht empfohlen, wenn eine zu verknüpfende Bestellung existiert): Erstellen Sie eine leere Rechnung über die Registerkarte „Kunde“ des Kunden, und fügen Sie eine spezifische Zeile desselben Typs hinzu.

Wenn Ihre Rechnung mit der Bestellung verknüpft ist, listet eine Zusammenfassung am Ende der Bestellungsseite die bereits ausgestellten Rechnungen mit ihrem Typ und ihrem Betrag auf.

 

 

Tipp: DoliPlus bietet auch eine vereinfachte Eingabe aus der Bestellung. Kapitel Anzahlungsrechnung in einer Zeile anzeigen

Die Anzahlung begleichen

After recording the payment, a “Convert to future discount” button creates a balance, stored in the customer or supplier record. You will then apply this credit to the final invoice.

Additionally, DoliPlus can automate this conversion as soon as the invoice is fully paid.

Apply the advance payment credit to the final invoice

Edit a final (standard) invoice from the order, then validate it. Then, apply the advance payment credit offered in the top section of the form.

How to split an advance payment to deduct it across multiple invoices

Sometimes, the same advance payment must cover several final invoices. DoliPlus then allows you to split this advance payment into multiple parts, which you can later apply to different invoices. This way, the prepayment is distributed freely, without losing track of the original credit.

First, convert the advance payment invoice into a future discount, as explained above. Then, follow these three steps:

1. on the invoice record, click the “Discount” link next to the Ref,
2. in the “Outstanding discounts” table, locate the advance payment line,
3. finally, click the “split” icon next to the trash can.

 

 

DoliPlus then displays a small form. Simply enter the amount for each of the two parts. For example, an advance payment of 6,000 EUR can be split into 2,000 EUR and 4,000 EUR.

 

 

Repeat the operation as often as needed

Diese Aktion kann beliebig oft wiederholt werden. Sie können somit eine Anzahlung in drei, vier oder mehr Teile aufteilen und auf mehrere Rechnungen verteilen.

Das Verfahren bleibt identisch für Gutschriften. Sie teilen eine Gutschrift auf die gleiche Weise auf und verrechnen sie schrittweise mit Ihren Rechnungen.

Anzahlungen global verfolgen

Für einen Überblick öffnen Sie die „Liste der erstatteten oder in Gutschriften umgewandelten Anzahlungen“. Diese Ansicht fasst alle Ihre Anzahlungen unabhängig vom Kunden zusammen und erleichtert so die globale Nachverfolgung.

 

 

Vom Kunden nicht bezahlte Anzahlung

Was tun, wenn eine Anzahlung nicht bezahlt wurde, obwohl die Endrechnung fällig ist? Nach Ausstellung der Endrechnung erstellen Sie eine Gutschrift, die darauf verweist. Damit signalisieren Sie Ihrem Kunden den Verzicht auf diese Forderung. Mehr über Gutschriften erfahren

Methode 1:

1. Markieren Sie diese Rechnung als „Abgebrochen“, ohne sie „In zukünftige Gutschrift umwandeln“ zu lassen,
2. Markieren Sie die Gutschrift als „Abgebrochen“, ohne sie „In zukünftige Gutschrift umwandeln“ zu lassen.

Sie können nun die Endrechnung ausstellen.

Methode 2 (bevorzugt):

1. Wandeln Sie die Anzahlung „In zukünftige Gutschrift um“,
2. Verrechnen Sie die Gutschrift mit der Anzahlung,
3. Markieren Sie diese Rechnung als „Abgebrochen“, ohne sie „In zukünftige Gutschrift umwandeln“ zu lassen, und geben Sie den Abbruchgrund an.

 

Anschließend können Sie die Endrechnung ausstellen.

Anzahlungen und Statistiken

Um Anzahlungen aus statistischen Abfragen auszuschließen, aktivieren Sie folgende Option unter Konfiguration → PDF/Interface-Einstellungen:

PG23: Wandelt Anzahlungsrechnungen in Zahlungsmittel um

Weiterführende Informationen

• Einzeilige Abschlagsrechnung
• Abschlagsrechnung für Lieferantenauftrag
• Fortschritts- oder Zwischenrechnung