auf 25 Oktober 2026 Digitale Postbearbeitung – DoliPlus
Die digitale Postverwaltung ermöglicht es Ihnen, eingehende Post zu digitalisieren und an die richtigen Abteilungen weiterzuleiten. So bearbeiten Sie Ihre Post schneller – ganz ohne Papier.
Wozu dient die digitale Postverwaltung?
Die digitale Postverwaltung richtet sich zunächst an die Poststelle, dann an alle Nutzer, die an Antworten und Versand beteiligt sind. Durch die Digitalisierung steigern Sie die Produktivität und verbessern den Kundenservice.
Konkret bietet dieser Ansatz mehrere Vorteile:
- Sie werten Informationen auf;
- Sie verkürzen die Bearbeitungszeiten;
- Sie senken die Kosten für Kopieren, Drucken und Ablage;
- Sie eliminieren zeitaufwändige Aufgaben.
So etablieren Sie eine zentralisierte Strategie für Ablage, Suche, Einsicht und Archivierung in Ihrem ERP.
Das Funktionsprinzip
Zunächst werden eingehende Briefe gescannt und per FTP in DoliPlus hochgeladen, das diese Funktion standardmäßig bietet. Für bereits per E-Mail erhaltene Post extrahiert das System Anhänge mit einem Klick in den Ordner „Scan“. Mehr zum Scan-Ordner
Anschließend verteilt ein Operator jede Post an die zuständigen Nutzer. Dieser digitale Schritt spart wertvolle Zeit. So sind Informationen besser organisiert und der Kundenservice reagiert schneller.
Alle Bildschirme – Sortieren, Aktionsliste, Konfiguration – finden Sie in der Gruppe „Postverteilung“ am Ende des Menüs Verkauf.
Abschließend überwacht ein Dashboard die Workflows. Ihre Teams behalten so den Überblick und haben ihre Informationen besser im Griff.
Modul konfigurieren
Die Konfiguration ist einfach. Passen Sie zunächst die Rechte an – gruppen- oder nutzerspezifisch.
Dann richten Sie geschäftsspezifische Verteilungsregeln ein. Der Administrator findet diese in der Gruppe „Postverteilung“ im Menü Verkauf oder per Klick auf den Konfigurationsbutton im Sortierbildschirm.
Im Einzelnen legt die Konfiguration (Schaltfläche „Einstellungen“ im Sortierbildschirm, nur für den Administrator) die Standardwerte des Bildschirms fest:
- die Kontrollkästchen, die bei jeder sortierten Post bereits angehakt sind: „Per E-Mail informieren“ für die Person, der sie zugewiesen wird, und „Eine Kopie im Kundenordner ablegen“ – im Einzelfall können Sie sie jederzeit abwählen;
- die vorausgefüllte Aktionsart (zu bearbeiten, zu bezahlen, abzulegen …) und Prioritätsstufe;
- den DMS-Ordner, in dem Ihr Scanner die Post ablegt – genau diesen zeigt der Sortierbildschirm an –, sowie die Anzahl der Verlaufseinträge unter dem Bildschirm; „Speichern“ übernimmt diese Werte.
Eingegangene Post sortieren – Schritt für Schritt
- Menü Vertrieb › Postsortierung › „Sortieren“: Links sehen Sie die PDF-Dateien, die im Postordner eingegangen sind (Netzwerkkopierer, DMS › Scan, aus dem E-Mail-Postfach extrahierte Anhänge). Klicken Sie auf die zu bearbeitende Datei: Sie erscheint in der Mitte, mit den Pfeilen oben rechts blättern Sie durch die Seiten.
- Geben Sie unter „Firma“ den Anfang des Kundennamens ein und wählen Sie ihn aus. Seine Kontakte werden in „Partnerkontakt“ geladen, der erste ist bereits ausgewählt: Prüfen Sie ihn kurz vor dem Speichern (die Liste wird neu geladen, sobald Sie das Feld Firma verlassen).
- Vergeben Sie einen aussagekräftigen Titel („Angebotsanfrage Ausstellungsraum“); ohne Titel lautet er „Eingehende Post“. „Briefdatum“ ist das Datum auf dem Brief, „Aktionsdatum“ das Datum des Ereignisses.
- Wählen Sie unter „Maßnahme zugewiesen an“ die Person, die die Post bearbeiten wird; ist „Per E-Mail informieren“ angehakt, erhält sie eine E-Mail mit dem Link zum Ereignis.
- Ist „Eine Kopie im Kundenordner ablegen“ angehakt, wird das PDF zusätzlich in den Dokumenten des Kunden abgelegt (Registerkarte DMS, Ordner „Courriers“).
- „Hinzufügen“: DoliPlus legt auf der Kundenkarte ein Ereignis vom Typ „Courrier entrant“ an, hängt das PDF an und entfernt es aus der Liste der zu sortierenden Dokumente. Die Post erscheint unter dem Bildschirm in „Historische Aufteilung der letzten Postsendungen“.
Sortierte Post und ihren Scan wiederfinden
Jede sortierte Post wird zu einem Kalenderereignis. Die Liste der Sortierung (Link „Liste“) findet sie wieder: Geben Sie einen Teil des Kundennamens in das Feld unter „Partner“ ein und drücken Sie die Eingabetaste, grenzen Sie den Zeitraum mit den Datumsfeldern „Von“ / „Bis“ ein, oder nutzen Sie das Feld unter „Zugewiesen an“, um zu verfolgen, was noch auf eine Antwort wartet („Weitere Spalten“ fügt Status, Stadt und Anfragenden hinzu). Klicken Sie in einer Zeile auf das Ereignis: Seine Karte zeigt, wer die Post erhalten hat, wem sie zugewiesen ist und zu welchem Kunden sie gehört; der Scan liegt in der Registerkarte „DMS“ des Ereignisses, und mit „Ändern“ setzen Sie es nach der Bearbeitung auf „Abgeschlossen“.
Warum Post digitalisieren?
Papierpost geht verloren, verzögert sich und verursacht Kosten. Die digitale Postverwaltung beseitigt diese Hindernisse.
Sie profitieren in drei Bereichen:
- Schnelle Bearbeitung: Jede Post erreicht sofort die richtige Abteilung;
- Vollständige Nachverfolgbarkeit: Alles ist abgelegt und einsehbar;
- Geringere Kosten: Weniger Kopien und Papierablage.
Weiterführende Informationen
