sur 26 août 2026 Gestion numérique des factures fournisseurs reçues dans DoliPlus
Comment traiter sans effort les factures fournisseurs reçues par e-mail ou par courrier ? DoliPlus dématérialise vos factures fournisseurs reçues, du scan jusqu’à la comptabilité, pour gagner du temps et fiabiliser votre suivi. Mieux encore : depuis la lecture automatique, vous déposez le PDF et la facture se remplit seule — fournisseur, référence, date et TVA par taux. Vous vérifiez, vous validez.
Cette fonctionnalité s’adresse au service impliqué dans le traitement des factures fournisseurs reçues par e-mail ou courrier postal.
La dématérialisation des factures fournisseurs optimise la productivité, améliore la performance de l’entreprise en
- Valorisant l’information dans l’outil de gestion : tableaux de comptabilité, tableaux analytiques, tableaux de trésorerie prévisionnels,
- Raccourcissant le délai de traitement,
- Apportant une réduction des coûts du transfert vers la comptabilité,
- Allégeant les tâches chronophages,
- Faisant lire automatiquement le document par intelligence artificielle pour vous éviter la ressaisie,
- Retrouvant dans votre catalogue chaque article facturé, à partir de la référence de votre fournisseur,
- Agrandissant à la loupe les factures écrites petit, pour les lire sans forcer,
- Déclarant à l’administration fiscale vos achats auprès de fournisseurs étrangers, sans double saisie.
Principe de fonctionnement
Les factures fournisseurs sont scannées et téléversées depuis la machine en FTP vers DoliPlus qui offre cette fonctionnalité en standard.
Autre possibilité, pour les courriers déjà dématérialisés reçus par e-mail, l’interface de messagerie offre en un clic la possibilité d’extraire toutes les pièces jointes ou une en particulier pour la téléverser de serveur à serveur vers le dossier « Scan ».
Une interface permet à un opérateur la ventilation assistée afin de téléverser la pièce vers la G.E.D de la facture fournisseur correspondante.
Le circuit est donc volontairement en deux temps. D’abord, le document atterrit dans un dossier d’attente — le « Dossier à explorer » — sans aucun classement automatique. Ensuite, votre geste de ventilation (« Déposer la facture dans la GED ») le range dans la G.E.D de la facture : la pièce est extraite du courrier ou du scan, sa place existe déjà, vous l’y déposez d’un clic. Ainsi, rien n’entre dans vos dossiers sans validation humaine.
Mode opératoire
Sélectionner le document.
Plusieurs cas sont possibles :
Cas n°1
Si aucune commande ou facture n’existe, le bouton « Créer une nouvelle facture » permettra d’ouvrir un nouvel onglet afin de saisir la facture.
Après avoir créé cette facture, revenir sur cette interface et rafraîchir la liste des factures, sélectionner la facture puis « Déposer la facture dans la GED ».
Cas n°2
Une commande correspondant à la facture existe, la facture n’existe pas. Sélectionner la commande dont la synthèse s’affiche, vérifier les montants puis créer la facture fournisseur.
Après avoir créé cette facture, revenir sur cette interface et rafraîchir la liste des factures, sélectionner la facture puis « Déposer la facture dans la GED ».
Cas n°3
La facture existe. Sélectionner la facture dont la synthèse s’affiche, vérifier les montants puis créer la facture fournisseur.
Après avoir créé cette facture, revenir sur cette interface et rafraîchir la liste des factures, sélectionner la facture puis « Déposer la facture dans la GED ».
Bon à payer
De façon optionnelle, il peut être demandé une validation du paiement de la facture via une demande de Bon à Payer.
Par défaut, c’est le validateur de la commande associée qui est sélectionné s’il existe.
Une notification par mail lui permet de donner réponse :
En retour, le système avertit le créateur de la suite donnée.
L’état est visible dans la fiche de la facture, ainsi que dans les tableaux de synthèse des Factures Fournisseurs.
Lisez sans forcer, même une facture écrite petit
Certaines factures arrivent scannées de travers, imprimées en corps 7, ou couvertes de mentions minuscules. Elles restent pourtant à saisir. L’aperçu de DoliPlus s’adapte donc à ce que vous avez sous les yeux.
- Une barre d’agrandissement permet de monter jusqu’à quatre fois la taille d’origine, au bouton ou avec la touche Ctrl et la molette.
- Une loupe suit votre curseur : vous vérifiez un montant ou un numéro de TVA d’un simple survol, sans quitter votre saisie.
- Le document est redessiné à chaque niveau d’agrandissement. Le texte reste donc net, au lieu de se pixelliser comme une image étirée.
Par ailleurs, votre niveau d’agrandissement est mémorisé d’une visite à l’autre. Ainsi, si vous travaillez habituellement sur des documents denses, vous les retrouvez déjà agrandis.
Remplissage automatique par intelligence artificielle
Cette fonctionnalité s’active à la demande sur votre DoliPlus : dites-nous que vous souhaitez l’essayer, nous l’activons sur votre installation.
Pour les factures fournisseurs reçues par e-mail ou courrier — notamment celles de vos fournisseurs étrangers, qui n’émettent pas par le circuit français — DoliPlus va plus loin que le simple classement : il lit le document à votre place. Une fois le fichier sélectionné dans la liste, un bouton « Analyser » apparaît. En un clic, l’intelligence artificielle retrouve le fournisseur dans votre base (ou propose de le créer s’il est nouveau), la référence de la facture, sa date, ainsi que le détail de la TVA par taux — utile quand une même facture mélange plusieurs taux.
Vous gardez la main sur chaque champ : les valeurs proposées restent modifiables, et rien n’est enregistré tant que vous n’avez pas vous-même validé la création de la facture. Fini la ressaisie manuelle ligne par ligne pour un simple PDF reçu par e-mail.
Le détail des lignes, rapproché de votre catalogue
La lecture ne s’arrête plus à l’en-tête. DoliPlus lit également le tableau de la facture : référence de l’article chez le fournisseur, désignation, quantité, prix unitaire, et jusqu’à la nature de ce qui vous est facturé — un bien livré ou une prestation.
Ensuite, chaque ligne est confrontée à votre catalogue. Lorsque la référence du fournisseur y est déjà connue, l’article correspondant s’affiche en face, marqué d’un liseré vert. Dans le cas contraire, un bouton vous propose de le créer, en produit ou en service.
Votre catalogue apprend, facture après facture
Voilà le point qui change vraiment le quotidien. Quand vous créez un article depuis une ligne, DoliPlus retient en même temps la référence de votre fournisseur et son prix d’achat. Par conséquent, la facture suivante du même fournisseur se rapproche toute seule : l’article est reconnu sans que personne n’ait rien à faire.
Autrement dit, plus vous traitez de factures, moins il vous reste de travail. Le premier passage vous demande quelques clics ; les suivants se contentent d’une vérification.
De plus, un contrôle de cohérence veille en arrière-plan : le total des lignes lues est comparé aux montants par taux de TVA du document. En cas d’écart, DoliPlus vous le signale et conserve la répartition par taux. Vous ne récupérez donc jamais un détail approximatif sans en être averti.
La facture créée, le PDF attaché, sans changer d’écran
Un clic sur « Créer la facture avec ces lignes » suffit : la facture fournisseur existe, avec ses vraies lignes et ses articles rattachés. Surtout, vous restez sur le même écran, le document toujours affiché à gauche. Le panneau d’attachement s’ouvre juste en dessous, et le PDF rejoint la fiche de la facture en un second clic — avec, si vous le souhaitez, la demande de bon à payer.
Le même principe de lecture assistée par intelligence artificielle équipe aussi les notes de frais sur mobile et la comparaison des devis fournisseurs : dans les trois cas, l’intelligence artificielle propose, vous validez.
Vos achats à l’étranger déclarés à l’administration, sans double saisie
Quand vous achetez auprès d’un fournisseur établi hors de France, ce fournisseur ne passe pas par le circuit français de facturation électronique. L’opération doit pourtant être portée à la connaissance de l’administration fiscale : c’est alors à vous, l’acheteur, de la déclarer (article 290-I du Code général des impôts, précisé au Bulletin officiel des finances publiques).
Autrement dit, la facture allemande ou espagnole que vous venez de déposer en PDF ne s’arrête plus à votre comptabilité. DoliPlus prend donc la suite, sans que vous ayez à ressaisir quoi que ce soit ailleurs.
DoliPlus vous dit d’abord si l’achat est concerné, et pourquoi
Tous les achats à l’étranger ne se déclarent pas. Un achat de marchandises hors Union européenne, par exemple, passe déjà par la douane : le déclarer une seconde fois serait une erreur.
Sur la fiche de la facture, DoliPlus affiche donc son verdict en toutes lettres : achat dans l’Union européenne, prestation de services hors Union, ou opération hors du champ. Chaque ligne est classée en bien ou en service, puisque c’est ce classement qui décide.
Vous gardez la main : si une ligne est mal classée, vous la corrigez et le verdict se recalcule aussitôt sous vos yeux.
Vous validez, la trace reste attachée à la facture
La déclaration ne part qu’à votre clic. Ensuite, elle est définitive : l’administration ne reprend pas un envoi. C’est précisément pourquoi l’écran vous montre le détail avant, plutôt que d’envoyer tout seul dans votre dos.
Une fois l’achat déclaré, la fiche conserve la date, la référence obtenue et le classement retenu. Ainsi, plusieurs mois plus tard, vous pouvez encore expliquer pourquoi cette facture a été déclarée et une autre non.
Enfin, cette déclaration fonctionne avec l’une comme l’autre des plateformes partenaires de DoliPlus : votre choix de prestataire ne conditionne pas cette capacité.
Pour le sens inverse, c’est-à-dire vos propres factures et celles de vos fournisseurs français, tout se passe dans le circuit de la facturation électronique française.
Tableau de synthèse
Un tableau de synthèse permet la supervision et le contrôle des flux.
Une action est créée systématiquement pour chaque ventilation et demande de Bon à Payer.
Ces actions sont liées à la facture.
Configuration du module
Prêt à l’emploi dès l’activation
Activez le module Tri : les menus associés apparaissent dans le menu Achats, et les dossiers de tri (« Courriers », « Factures Fournisseurs ») se créent automatiquement dans votre espace de numérisation. Ainsi, le tri de vos factures fournisseurs reçues fonctionne sans réglage préalable.
La configuration à portée de clic
Ensuite, l’administrateur ajuste les règles métiers de ventilation en un clic, grâce au bouton « Configuration » affiché directement sur l’écran de tri. Ce même espace reste, par ailleurs, accessible depuis le menu Achats.
De plus, le choix du « Dossier à explorer » se fait dans une liste classée par dossier et sous-dossier : vous repérez immédiatement le bon emplacement, même quand votre espace de numérisation contient de nombreux dossiers.
Ces dossiers appartiennent à l’espace « Scan » de la GED, alimenté par votre copieur réseau et par l’extraction des pièces jointes depuis la messagerie. Un dossier situé à la racine, comme « Factures Fournisseurs », est commun à toute l’équipe : il apparaît dans la GED sous « Scan(tous dossiers) ». Par ailleurs, si l’option « dossier Scan personnel » est active, chaque utilisateur retrouve sous « Scan » son propre dossier. Ces options se règlent dans la configuration du module Cloud — la page de configuration du tri vous y conduit en un clic.
Gestion des droits
Ajuster les droits par groupe d’utilisateurs ou individuellement
Envie de ne plus ressaisir vos factures fournisseurs reçues par e-mail ? Contactez-nous pour activer la lecture automatique par intelligence artificielle sur votre DoliPlus.
Pour aller plus loin
La dématérialisation des factures fournisseurs reçues s’inscrit dans votre chaîne achats :
- la facture d’acompte fournisseur ;
- les contrôles de validation avant comptabilisation ;
- si votre fournisseur est soumis à la facturation électronique française, DoliPlus en suit automatiquement chaque statut — cette page couvre le cas des factures reçues hors de ce circuit (PDF par e-mail, courrier).
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