Un logiciel de visioconférence intégré à votre logiciel de gestion

Le logiciel de visioconférence intégré de DoliPlus réunit vos réunions, vos invités et vos données clients au même endroit :

• La visio vidéo + compte-rendu — vous lancez une réunion en ligne avec partage d’écran, puis l’intelligence artificielle en rédige le compte-rendu.
• L’audio + compte-rendu — sans vidéo : vous dictez la réunion au micro, ou vous déposez un fichier enregistré sur votre téléphone.
• Les invités, directement sur la réunion — vous ajoutez un collègue, un groupe entier ou un contact externe, puis vous envoyez les invitations d’un clic.
• Une liste de réunions qui se filtre, se trie et s’exporte — vous retrouvez n’importe quelle réunion en quelques secondes.

Ainsi, vous ne jonglez plus entre un outil de réunion d’un côté et votre logiciel de gestion de l’autre. Surtout, chaque échange laisse une trace exploitable : un compte-rendu clair, rangé sur la fiche du client et dans l’agenda.

Trois scénarios concrets qui changent votre quotidien

Pour bien saisir l’intérêt de ce logiciel de visioconférence intégré, voici trois situations réelles que vivent nos utilisateurs.

1. Le commercial qui revient d’un rendez-vous client

Votre commercial sort d’un déjeuner d’affaires. Pendant le rendez-vous, il a simplement lancé le dictaphone de son téléphone.

De retour, il dépose l’enregistrement sur la fiche du client : en quelques secondes, le compte-rendu est rédigé, les décisions sont notées et les actions à mener deviennent des tâches assignées. Ainsi, plus aucune relance n’est oubliée.

2. La démonstration commerciale à distance

Un prospect est à l’autre bout de la France. Vous l’ajoutez comme invité, puis vous lui envoyez le lien de connexion depuis la réunion elle-même.

Le jour venu, vous lancez la visio avec partage d’écran et vous déroulez le devis ligne par ligne. À la fin, le compte-rendu reprend les points discutés et les prochaines étapes.

3. La réunion d’équipe interne

En réunion hebdomadaire, vous activez la captation audio sur votre poste. Pendant l’échange, personne ne prend de notes : tout le monde participe vraiment.

À l’arrêt, chacun reçoit le compte-rendu et ses tâches. Par conséquent, vos réunions deviennent plus courtes et nettement plus efficaces.

Inviter des participants à votre réunion

Chaque réunion affiche désormais sa liste d’invités. D’abord, vous voyez qui est convié ; ensuite, vous complétez la liste en quelques secondes.

Le champ de saisie accepte trois façons d’inviter, au choix :

• un collègue : tapez les premières lettres de son nom, DoliPlus complète le reste ;
• un groupe entier : tous ses membres sont ajoutés d’un coup ;
• un contact externe : saisissez simplement son adresse e-mail.

Ensuite, le bouton Envoyer les invitations expédie à chacun son lien de connexion. Ce lien reste valable jusqu’au jour J, donc vos invités le retrouvent facilement dans leur messagerie.

Voir d’un coup d’œil qui a été prévenu

La colonne État vous dit exactement où vous en êtes : invitation en attente, invitation envoyée avec sa date, ou réponse du participant.

Par ailleurs, la colonne Origine distingue les invités ajoutés sur la réunion de ceux qui viennent de l’événement de votre agenda. En effet, les deux listes cohabitent : elles se rejoignent dans le même salon.

Jamais deux invitations pour la même personne

Une même personne figure parfois des deux côtés : vous l’avez ajoutée à la réunion, alors que l’invitation de l’agenda lui était déjà partie. DoliPlus le détecte et affiche « Déjà invité par l’agenda ».

Par conséquent, l’envoi depuis la réunion la met de côté : votre interlocuteur ne reçoit jamais deux messages pour la même rencontre. En revanche, s’il sort de l’événement plus tard, la réunion vous propose de nouveau de l’inviter.

Passer de la réunion à l’événement de l’agenda

Enfin, la fiche affiche l’événement d’agenda associé, avec un lien direct. Vous basculez donc en un clic vers la fiche où se gèrent l’invitation calendrier et les réponses des participants.

Si une réunion n’a pas encore d’événement, un bouton le crée immédiatement. Autrement dit, votre réunion reprend sa place dans le planning de chacun.

Partager votre écran et commenter vos documents en direct

Pour le support, la formation ou une démonstration commerciale, le partage d’écran change tout. En effet, vous montrez votre écran à vos interlocuteurs et vous commentez en direct un devis, une fiche produit ou une présentation.

Mieux encore : pendant l’appel, vous naviguez librement dans DoliPlus. Ainsi, vous ouvrez le bon document, faites défiler une facture ou un cahier des charges, et chacun suit en temps réel.

Présenter et commenter un devis ou un document de l’entreprise

Concrètement, vous partagez votre écran d’un seul clic, puis vous affichez le document à discuter. Par exemple, vous parcourez un devis ligne par ligne avec votre client, vous ajustez une quantité, et la décision se prend ensemble.

Vous présentez de la même façon une plaquette, un contrat ou un plan : tous les documents de votre entreprise deviennent un support de discussion partagé.

Guider votre client pas à pas (support et formation)

De plus, le partage d’écran est idéal pour l’assistance. D’abord, vous montrez où cliquer ; ensuite, vous laissez l’utilisateur reproduire le geste. Ainsi, votre logiciel de visioconférence intégré devient un véritable outil de support, sans rien à installer.

• vos invités rejoignent la réunion par un simple lien, sans rien installer ;
• le partage d’écran reste fluide, même pour un document détaillé ou un tableau ;
• la réunion s’ouvre dans une fenêtre détachée, donc votre travail continue à côté.

Lancer une réunion en un clic depuis la fiche client

D’abord, ouvrez la fiche d’un client ou créez une nouvelle réunion. Ensuite, un simple clic ouvre le salon vidéo. Par ailleurs, vous choisissez la façon d’afficher la réunion :

• Fenêtre détachée — la réunion reste vivante dans sa propre fenêtre pendant que vous naviguez dans votre logiciel de gestion.
• Plein onglet — la visio occupe tout l’écran, dans un onglet classique du navigateur.

Ainsi, vous restez toujours relié au bon dossier : le client, le projet et les documents associés sont à portée de main pendant tout l’échange.

Le compte-rendu rédigé automatiquement après chaque réunion

C’est là que ce logiciel de visioconférence intégré se distingue vraiment. Grâce à l’intelligence artificielle, l’enregistrement de la réunion se transforme tout seul en un compte-rendu clair et structuré.

Des décisions transformées en tâches dans votre ERP

De plus, les actions décidées pendant l’échange deviennent automatiquement des tâches à suivre. Par conséquent, plus rien ne se perd entre deux réunions.

Un compte-rendu classé sur la fiche client et l’agenda

Enfin, le compte-rendu se range tout seul sur la fiche du client et dans votre agenda. Vous retrouvez donc l’historique complet de vos échanges au même endroit, sans ressaisie.

Ajouter un enregistrement existant et le transcrire

Par ailleurs, vous pouvez joindre à une réunion un enregistrement déjà réalisé, audio ou vidéo. Par exemple, votre commercial capte l’entretien avec le dictaphone de son téléphone, puis dépose le fichier par simple glisser-déposer.

Ensuite, d’un clic sur « Transcrire », DoliPlus convertit la parole en texte, puis rédige le compte-rendu. Ainsi, même une réunion enregistrée hors ligne profite du même classement automatique.

Retrouver une réunion en quelques secondes

Au fil des mois, les réunions s’accumulent. C’est pourquoi la liste se comporte désormais comme un vrai tableau de travail.

• Un filtre par colonne — référence, titre, type de réunion, client et état ;
• Un tri sur chaque colonne — d’un clic sur son en-tête ;
• Un export — vers Excel, CSV ou PDF, ou directement à l’impression ;
• Un nombre de lignes réglable — de 25 à plusieurs centaines par page.

Terminer, archiver et retrouver vos anciennes réunions

Une réunion passée se marque « terminée » d’un simple clic. Ensuite, lorsqu’elle n’est plus utile au jour le jour, vous l’archivez.

Par défaut, la liste affiche donc uniquement vos réunions actives. Pour revoir les anciennes, choisissez simplement Archivée — ou Toutes — dans le filtre de la colonne État.

Par ailleurs, ces actions restent maîtrisées. En effet, seul l’organisateur de la réunion — ou un administrateur — peut la modifier, la terminer, l’archiver ou la supprimer. Ainsi, personne ne touche par erreur à la réunion d’un collègue.

Trois formules, de la version gratuite au serveur souverain

DoliPlus propose trois formules adaptées à chaque besoin.

• Tout d’abord, une version gratuite permet de tester la visioconférence simple, sans compte-rendu.
• Ensuite, une formule de démonstration ouvre l’accès au compte-rendu automatique.
• Enfin, la formule complète s’appuie sur un serveur dédié, hébergé en France.

Cette dernière option garantit la souveraineté de vos données et le respect du RGPD. Vos réunions et vos comptes-rendus restent ainsi entièrement sous votre contrôle.

Configurer votre logiciel de visioconférence intégré

Pour activer le logiciel de visioconférence intégré, rendez-vous sur la page de configuration, réservée aux administrateurs. Vous y accédez notamment depuis le bouton Configuration de la liste des réunions.

1. choisissez la formule qui correspond à votre activité ;
2. activez l’enregistrement et le compte-rendu automatique ;
3. ajustez enfin les quotas et la durée de conservation.

Pour aller plus loin

• Agenda partagé en ligne dans DoliPlus
• Partager et gérer les documents de l’entreprise (GED)
• Configurer le module Intelligence Artificielle
• Les comptes-rendus et leur interface de saisie
• Gérer les demandes d’assistance (SAV)
• La protection des données (RGPD) dans DoliPlus