Los contactos por defecto de DoliPlus asocian automáticamente al interlocutor correcto a cada documento. Así, sus presupuestos, pedidos y facturas se envían a la persona adecuada, sin necesidad de reingresar los datos.

En concreto, usted designa en cada cliente o proveedor los contactos que desempeñan un papel específico en sus ventas y compras. Luego, DoliPlus los recupera automáticamente en los documentos correspondientes.

¿Para qué sirven los contactos por defecto

Un rol, también llamado tipo de contacto, especifica la función de un interlocutor. Por ejemplo:

• el contacto del cliente encargado de la facturación;
• el contacto del cliente encargado del seguimiento de los pagos;
• el contacto del proveedor encargado del seguimiento del pedido.

Una vez definidos, estos contactos por defecto se aplican automáticamente a los nuevos documentos. Además, usted puede elegir un contacto de otro cliente o proveedor, que actuará entonces «por delegación».

Facturar a otra dirección automáticamente

Este es el caso más útil. Imaginemos un cliente A cuyas facturas deben enviarse a un centro de facturación B.

Basta con designar, en el cliente A, un «contacto de facturación del cliente» tomado del cliente o proveedor B. Por lo tanto, cada factura del cliente A se establece directamente en la dirección de B, sin manipulación.

¿En qué documentos se aplican

El rol de los contactos se define para la mayoría de los documentos comerciales:

• propuestas comerciales (presupuestos) y pedidos;
• facturas y contratos de servicio;
• pedidos y facturas de proveedores.

Otras funciones también se basan en estos roles. En particular, los recordatorios automáticos de facturas impagadas se dirigen al contacto encargado de los pagos.

Configurar los contactos por defecto

La configuración sigue siendo rápida, desde el registro del cliente o proveedor:

1. Bajo las pestañas del registro, haga clic en «Contactos predefinidos».
2. Haga clic en «Seleccionar aquí uno o varios contactos», escriba el comienzo del nombre y luego haga clic en el contacto en la lista. Puede elegir varios.
3. Haga clic en «Seleccionar aquí uno o varios roles» y escriba, por ejemplo, «facturación»: el mismo rol existe para cada tipo de documento. Haga clic en el rol deseado bajo el título correcto (por ejemplo, «Contacto de facturación del cliente» bajo «Factura»). Se pueden elegir varios roles a la vez.
4. Haga clic en «Añadir». Un rol solo designa un contacto por tipo de documento: si ya está asignado, DoliPlus lo rechaza y le indica quién lo ocupa. Retire primero el contacto anterior.

La lista inferior recoge todas las asignaciones del cliente o proveedor: puede filtrarla y exportarla; la papelera de una línea retira una asignación, y «Seleccionar todo» y luego «Eliminar la selección» retiran varias tras su confirmación.

A partir de ahora, cada nuevo documento de este cliente retoma este contacto: puede verificarlo en la pestaña Contactos del presupuesto, del pedido o de la factura. En las pestañas Contactos de las facturas, pedidos y contratos, el botón «Añadir un Contacto/Dirección predefinido en el tercero» abre directamente esta página, en una nueva pestaña.

Para profundizar

• Los recordatorios automáticos de facturas pendientes
• Importar contactos en su CRM
• Normalizar las funciones de los contactos