on 25 octubre 2026 Gestión digital del correo – DoliPlus
La gestión digital del correo le permite desmaterializar su correspondencia entrante y luego distribuirla a los servicios correspondientes. Así, procesa su correo más rápido, sin papel que circule.
¿Para qué sirve la gestión digital del correo?
La gestión digital del correo está dirigida primero al servicio de correo, luego a todos los usuarios involucrados en las respuestas y los envíos. Al desmaterializar, optimiza la productividad y mejora el servicio al cliente.
Concretamente, este enfoque aporta varios beneficios:
- valoriza la información;
- reduce los plazos de procesamiento;
- reduce los costos de fotocopias, impresión y archivo;
- elimina las tareas que consumen tiempo.
Así, implementa una política de clasificación, búsqueda, consulta y archivo, centralizada en su ERP.
El principio de funcionamiento
Primero, los correos entrantes se escanean y luego se suben por FTP a DoliPlus, que ofrece esta funcionalidad de forma estándar. Además, para un correo ya recibido por correo electrónico, el correo electrónico extrae los archivos adjuntos en un clic, hacia la carpeta « Scan ». Más información sobre la carpeta Scan
A continuación, un operador distribuye cada correo a los usuarios encargados del procesamiento. Esta etapa clave, digitalizada, ahorra un tiempo precioso. De esta manera, la información está mejor organizada y el servicio al cliente gana en reactividad.
Encuentra todas las pantallas — Ordenar, Lista de acciones, Configuración — en el grupo « Clasificación de correo », al final del menú Ventas.
Finalmente, un cuadro de síntesis supervisa los flujos. Sus equipos siguen así el avance y controlan mejor sus información.
Configurar el módulo
La configuración es sencilla. Primero, ajuste los derechos, por grupo de usuarios o individualmente.
A continuación, parametrice las reglas de negocio de distribución. El administrador accede a ellas desde el grupo « Clasificación de correo » del menú Ventas, o con un clic en el botón Configuración de la pantalla de clasificación.
En detalle, la configuración (botón « Configuración » de la pantalla de clasificación, reservado al administrador) define los valores por defecto de la pantalla:
- las casillas marcadas de oficio en cada correo clasificado: « Notificar por correo » a la persona a la que se asigna, y « Guardar una copia en la carpeta del tercero »; siempre puede desmarcarlas caso por caso;
- el tipo de acción (por tratar, por pagar, por archivar…) y el nivel de prioridad propuestos por defecto;
- la carpeta del ECM donde su escáner deposita los correos — es la que muestra la pantalla de clasificación — y el número de entradas del historial bajo la pantalla; « Guardar » aplica estos valores.
Clasificar un correo recibido, paso a paso
- Menú Ventas › Clasificación de correo › « Clasificar »: a la izquierda, los PDF llegados a la carpeta de correos (copiadora en red, ECM › Scan, archivos adjuntos extraídos del correo electrónico). Haga clic en el que desea tratar: se muestra en el centro, y las flechas de la parte superior derecha pasan las páginas.
- En « Empresa », escriba el principio del nombre del cliente y selecciónelo. Sus contactos se cargan en « Contacto de tercero », con el primero seleccionado de oficio: compruébelo justo antes de guardar (la lista se recarga cuando sale del campo Empresa).
- Dé un título explícito (« Solicitud de presupuesto para la sala de exposición »); sin título, será « Correo entrante ». « Fecha de correo » es la fecha escrita en la carta, « Fecha de acción » la del evento.
- En « Acción asignada a », elija a la persona que tratará el correo; con « Notificar por correo » marcada, esta recibe un correo electrónico con el enlace al evento.
- Con « Guardar una copia en la carpeta del tercero » marcada, el PDF también se guarda en los documentos del cliente (pestaña ECM, carpeta « Courriers »).
- « Añadir »: DoliPlus crea el evento « Courrier entrant » en la ficha del cliente, le adjunta el PDF y lo retira de la lista por clasificar. El correo aparece bajo la pantalla en « Historial de los últimos correos distribuidos ».
Encontrar un correo clasificado y su escaneo
Todos los correos clasificados se convierten en eventos de agenda. La lista de clasificación (enlace « Lista ») los recupera: escriba una parte del nombre del cliente en la casilla bajo « Tercero » y pulse Intro, acote el periodo con las fechas de inicio y de fin, o utilice la casilla bajo « Asignado a » para seguir lo que espera una respuesta (« Otras columnas » añade el estado, la ciudad, el solicitante). Haga clic en el evento de una línea: su ficha indica quién lo recibió, a quién está asignado y para qué cliente; el escaneo está en la pestaña « ECM » del evento, y « Modificar » permite pasarlo a « Terminado » una vez tratado.
¿Por qué desmaterializar su correo?
Un correo en papel que circula se pierde, se retrasa y es costoso. La gestión digital del correo elimina estos obstáculos.
Obtiene beneficios en tres aspectos:
- un procesamiento rápido: cada correo llega de inmediato al servicio correcto;
- una trazabilidad completa: todo está clasificado y consultable;
- costos reducidos: menos fotocopias y archivo en papel.
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