La gestión documental en línea de DoliPlus organiza sus cotizaciones, facturas, contratos, fotos de obra y correspondencia en el mismo lugar que sus clientes — y acaba de mejorar su comodidad:

• Carpetas favoritas fijadas en la parte superior de la columna: sus tres carpetas diarias están disponibles sin tener que navegar por la estructura.
• Un panel a la derecha que le indica, tan pronto como selecciona un archivo, qué es y qué puede hacer con él.
• Una vista previa a pantalla completa: lea un PDF, una imagen o un texto sin descargarlo ni salir de la página.
• Acciones adaptadas al archivo — editar un texto, modificar un documento de Office, redimensionar una foto.
• Uso táctil en teléfono y tableta, en vista de miniaturas.

En otras palabras: sus documentos dejan de ser archivos adjuntos dispersos. Se convierten en una biblioteca empresarial, organizada por cliente y por carpeta, a la que cada usuario accede según sus permisos.

Encontrar un documento sin buscarlo

La columna de la izquierda reúne sus favoritos, luego sus ubicaciones (documentos compartidos, digitalizaciones, espacio personal) y finalmente sus cuentas vinculadas. Una carpeta que abre todos los días se fija una vez, y luego está disponible con un solo clic.

El campo de búsqueda, por su parte, busca donde usted lo indique: en la carpeta actual, en toda la ubicación, o en todas partes a la vez. Es el gesto más rápido cuando sabe lo que busca pero no recuerda dónde está guardado.

Leer un documento sin abrirlo ni descargarlo

Seleccione un archivo: el panel de la derecha muestra su tipo, su tamaño, su fecha y sus permisos. El botón Vista previa lo muestra entonces en grande, en la página — una factura PDF se lee por completo, una foto se muestra a tamaño completo, un archivo de texto muestra su contenido. Cierra, pasa al siguiente.

Este detalle cambia el día a día de quien verifica documentos en serie: ya no es necesario descargar diez archivos para encontrar el correcto.

Acciones que dependen del archivo, no de un menú

Los botones disponibles cambian según lo que haya seleccionado. En un archivo de texto, DoliPlus permite modificarlo directamente. En un documento de Word, Excel o PowerPoint, ofrece la opción de abrirlo en la suite ofimática en línea. En una foto, permite redimensionarla. No necesita buscar el comando adecuado en un menú: ya está ahí, o no es necesario.

El clic derecho, por su parte, mantiene todas las operaciones clásicas: renombrar, copiar, mover, archivar, gestionar permisos.

Desde un teléfono, en un sitio de trabajo

En dispositivos móviles, la estructura se pliega en un menú desplegable y los documentos se muestran en miniaturas: se reconoce una foto de obra de un vistazo, donde una lista de nombres de archivos no aporta información. Las casillas de selección permiten elegir varios documentos con el dedo.

¿Prefiere la aplicación? Los documentos de un cliente, un presupuesto o una intervención también están accesibles desde DoliPlusMobi. Más información sobre el intercambio de archivos desde un móvil.

Ordenar y encontrar sus documentos, paso a paso

El ECM de un cliente

1. En la ficha del cliente, haga clic en la pestaña «ECM».
2. A la izquierda, «Tercero» es la carpeta de este cliente, creada automáticamente con sus subcarpetas (las que su administrador haya previsto, vea los ajustes más abajo). Debajo: sus documentos escaneados (Scan), el ECM de la empresa (G.E.D) y su espacio personal (MonCloud), según sus permisos.
3. Crear una carpeta: haga clic en «Carpeta»; aparece una carpeta nueva con el nombre ya seleccionado. Escriba el nombre («Planos de montaje»…) y pulse Intro. Haga doble clic en ella para entrar: su ruta se muestra abajo a la izquierda.
4. Subir un documento: «Importar» y luego «Seleccione archivos para subir» (o «Seleccionar carpeta» para enviar una carpeta entera). El documento llega a la carpeta abierta; también puede arrastrarlo y soltarlo desde su ordenador.
5. Consultarlo: haga clic en el documento; «Vista previa» lo muestra, «Abrir» (o un doble clic) lo abre en el visor, «Descargar» lo copia en su ordenador. Según el tipo de archivo se añaden otros botones, como OnlyOffice para modificarlo en línea.
6. Cambiarle el nombre, moverlo: con el documento seleccionado, la barra ofrece Cambiar nombre, Cortar (y luego Pegar en otra carpeta) y Eliminar.
7. Encontrarlo: escriba una palabra del nombre del archivo en el buscador, arriba a la derecha, y pulse Intro: DoliPlus busca en la ubicación abierta, subcarpetas incluidas.

El ECM de un presupuesto, un pedido, una factura…

Cada documento tiene su pestaña «ECM»: presupuesto, pedido y factura de cliente, pedido y factura de proveedor, solicitud de precio, envío, contrato, proyecto, producto o servicio, categoría, préstamo… Los gestos son los mismos que para un cliente. A la izquierda, por orden:

• la carpeta del documento («Propuesta», «Pedido», «Factura»…), donde DoliPlus guarda también el PDF del documento;
• «Elementos asociados»: una carpeta por cada documento vinculado (el presupuesto de un pedido, el pedido de una factura…), para encontrar de una vez todos los documentos de un asunto, salvo en el proyecto, el producto y la categoría;
• «Tercero», la carpeta del cliente o del proveedor del documento;
• y después Scan, G.E.D y MonCloud, según sus permisos.

El ECM general de la empresa

El menú «ECM», arriba, abre la «Documentación general compartida»: los documentos de la empresa que no dependen de ninguna ficha (documentación comercial, modelos, procedimientos…). Ubicaciones disponibles:

• G.E.D: consulta con el permiso «ECM general: consultar/descargar», depósito con el permiso de depósito. Sin el permiso de consulta, un usuario solo ve las subcarpetas en las que ha sido inscrito;
• Scan, Escanear (todos los directorios) y Scanner (vea más abajo);
• MonCloud, su espacio personal, si el módulo MonCloud está activo y usted tiene el permiso;
• el NAS y OneDrive si están conectados, y la Papelera si está activada para su empresa.

Las ubicaciones externas: escaneos, MonCloud, NAS, OneDrive

• Scan: la carpeta de los documentos digitalizados. Su escáner deposita en ella sus archivos por FTP (cuenta creada al instalar su servidor), y la aplicación móvil también puede enviar allí los suyos. Con la opción «La carpeta «Scan» se vuelve personal…», cada usuario tiene su propia carpeta, y la persona que tiene el permiso ve todas las carpetas en «Escanear (todos los directorios)». La opción «scan/Scanner» añade una subcarpeta común reservada al escáner.
• MonCloud: su espacio privado, presente en todos los ECM, para arrastrar un documento de una ficha a sus carpetas personales y a la inversa (detalles más abajo, «MonCloud el ECM privado»).
• NAS: el servidor de archivos de su empresa, conectado por su administrador (Inicio › Configuración › G.E.D, pestaña «NAS-FTP»). Aparece con el nombre elegido en «Nombre del directorio», para los usuarios que tienen el permiso.
• OneDrive: si hay credenciales de aplicación de Microsoft en su ficha de usuario, el explorador le propone conectar su OneDrive como unidad de red. Una vez conectado, aparece con el nombre «OneDrive» seguido de su nombre y la inicial de su apellido en todos sus ECM, mientras dure su sesión.

Leer un correo electrónico guardado en el ECM y responderlo

Un correo electrónico guardado en el ECM (archivo .eml) se abre con un doble clic, en una nueva pestaña del navegador.

1. La pestaña «Correo electrónico» lo presenta como en un programa de correo: arriba, la fecha, el destinatario (Para), el remitente (De), el asunto y la lista de archivos adjuntos; debajo, el mensaje con su formato.
2. La pestaña «ECM» (el número entre paréntesis es el de los archivos adjuntos): los adjuntos se extraen en la ubicación «E-mail». Ábralos, descárguelos o arrástrelos a G.E.D o a MonCloud. Esta ubicación es temporal: los adjuntos extraídos se borran al cabo de un día aproximadamente. Guarde lo que quiera conservar.
3. «Responder o reenviar» prepara la respuesta: el destinatario es el remitente del mensaje (o su destinatario original si fue usted quien lo envió), el asunto empieza por «Re:», los adjuntos se conservan y el mensaje original se cita. Para reenviarlo, quite el destinatario (×) y escriba otra dirección.
4. Escriba encima del mensaje citado, compruebe los destinatarios y los archivos adjuntos (la papelera quita uno) y haga clic en «Enviar correo». «Cancelar» vuelve al correo sin enviar nada.

Sus condiciones generales de venta y la presentación de sus PDF

Menú Herramientas › «Documentos y Plantillas»: los archivos que dan forma a sus documentos PDF, una carpeta por uso.

• Cgv: sus condiciones generales de venta, un PDF por idioma llamado CGV_ seguido del idioma (CGV_fr_FR.pdf, CGV_es_ES.pdf…). El idioma del documento elige el archivo correcto; si no existe, se usa CGV_fr_FR.pdf. Al sustituir el archivo, se actualizan las condiciones de todos sus próximos documentos.
• Cga: sus condiciones generales de compra, para los documentos de proveedores (la carpeta se crea al generar el primer PDF de proveedor).
• Image Fond y Logo: un fondo de página, un logotipo alternativo; el administrador elige después el archivo en los ajustes de PDF.
• Sepa: sus modelos de mandato de domiciliación.

Haga doble clic en la carpeta para abrirla y luego en «Importar» para subir su archivo. Al generar el PDF de un presupuesto, un pedido o una factura, «Términos y condiciones a aplicar» elige el archivo que se añade al final del documento; «Desactivar las Condiciones Generales de Venta» lo quita esa vez.

Para profundizar

• Editar sus documentos Word, Excel y PowerPoint directamente en DoliPlus
• La suite ofimática en línea para empresas

¿Por qué un ECM (Gestión Electrónica de Documentos)?

Método de clasificación del ECM interno de su ERP Dolibarr

La lógica multipunto de la biblioteca de documentos (ECM)

Ejemplo:

• La nota de cálculo del presupuesto está en el ECM del Presupuesto
• La documentación comercial está en el Menú ECM general
• La factura del proveedor está en la carpeta ECM de la Factura de proveedor,
• Los documentos de apertura de cuenta de su cliente están en el ECM de su cliente,
• Las fotos o documentación de sus productos y servicios están en el ECM del Producto/Servicio

Conexión con el escáner

¿Su escáner está configurado para apuntar a la carpeta «scan» de su servidor DoliPlus? Entonces, recupere y clasifique fácilmente sus documentos escaneados en sus carpetas del ECM (Gestión Electrónica de Documentos). Es una funcionalidad estándar en DoliPlus, solicite a soporte sus códigos de acceso gratuitos.

Consultar el capítulo

Conexión con el correo electrónico

Enviar un correo electrónico con un documento de su biblioteca de documentos como archivo adjunto nunca ha sido tan fácil con el sistema de mensajería interna de DoliPlus. Tiene acceso para explorar su biblioteca de documentos y seleccionar los documentos que desea enviar.

Su WebMail también está vinculado a su biblioteca de documentos (ECM), puede extraer automáticamente los archivos adjuntos de un correo electrónico para integrarlos en uno de los puntos lógicos de su biblioteca de documentos.

Con su WebMail, también puede seleccionar los documentos clasificados en su biblioteca de documentos para enviarlos.

Conexión con la biblioteca de documentos privada MonCloud

Si dispone de un espacio MonCloud DoliPlus, este está conectado a su biblioteca de documentos (ECM) Dolibarr. Su espacio MonCloud también se comunica con el servidor de archivos de la empresa (NAS) y con OneDrive.

Gestión de permisos

Una gestión de permisos en las carpetas de la biblioteca de documentos general y la biblioteca de documentos de clientes/proveedores permite definir autorizaciones.

Gestión de permisos – Subcarpetas de la biblioteca de documentos general

Es posible anular los permisos de la biblioteca de documentos general para permitir que ciertos usuarios tengan permisos completos para consultar/descargar y subir documentos, incluso si no tienen los permisos correspondientes.

Un botón en la biblioteca de documentos general permite acceder a la interfaz que lista las carpetas de nivel I y asignar usuarios con permisos completos.

1. Retirar el permiso del usuario: Biblioteca de documentos general: Consultar.
2. Registrar al usuario en las carpetas autorizadas, las demás carpetas estarán ocultas o ausentes en la aplicación móvil DoliPlusMobi.

 

Caso de uso:

Los usuarios tienen un permiso general limitado para consultar la biblioteca de documentos general, la autorización en ciertas carpetas les permitirá también subir documentos en esas subcarpetas.

Conexión entre la biblioteca de documentos y NAS (Servidor de almacenamiento en red)

Por ejemplo, si dispone de un NAS conectado a la web, es posible establecer una conexión que le permita arrastrar documentos entre su biblioteca de documentos DoliPlus y su almacenamiento NAS.

Un vídeo de ejemplo aquí.

Cómo configurar este conector en DoliPlus. Desde Inicio -> Configuración ->Biblioteca de documentos.

Para una conexión desde DoliPlus, se requieren los parámetros habituales para acceder al NAS mediante FTP o preferiblemente FTPS:

• Dirección pública del servidor
• Usuario
• Contraseña
• Número de puerto

Consejo: Pruebe los parámetros previamente en un navegador o un software FTP como FileZilla.

Además, son necesarias las configuraciones del NAS y del router.

• Configuración del servidor FTP en el NAS
  • Puerto 21
  • Activación SSL / TLS
  • FTP Pasivo en el rango de puertos 55536-55735
• Configuración del módem/router Orange, SFR u otro.
  • Redirección del puerto 21 a la dirección IP local del servidor NAS
  • Redirección del rango de puertos pasivo 55536-55735 a la dirección IP local del servidor NAS

En movilidad y, especialmente, en tabletas, utilice los iconos para acceder a las funciones disponibles con un ratón en su PC o Mac en la oficina, o bien emplee los menús contextuales manteniendo pulsado el documento.

Los atajos de teclado

Encuentre los atajos de Windows en su ECM, los principales son:

• Actualizar: F5
• Anterior: BACKSPACE
• Siguiente: SPACE
• Copiar: CTRL+C
• Cortar: CTRL+X
• Pegar: CTRL+V

El resto de atajos se encuentran tras el icono ? de su ECM

Ejemplo de gestión de imágenes.

• Vista previa del PDF en el explorador

  

   

MonCloud el ECM privado

El término «Cloud» («nube» en español) se refiere a la externalización de sus datos en servidores remotos, lo que evita, entre otras cosas, tener que almacenarlos en un equipo local.

La ventaja es acceder a sus datos desde cualquier ordenador conectado a Internet y sincronizarlos en varios dispositivos.

MonCloud es un espacio reservado no compartido, el suyo. Los documentos guardados en MonCloud no son visibles para otros usuarios.

Además, si desea acceder a su carpeta MonCloud desde sus dispositivos móviles Android o iPhone, iPad, su PC Windows o Mac de escritorio, es posible utilizando el protocolo estándar llamado WebDAV.

Según los casos, debe descargar aplicaciones estándar que le permitan conectarse indicando:

Dirección (url)   + usuario + contraseña de su sesión Dolibarr + DoliPlus

Nota:

Para obtener la dirección (url) del servidor, haga clic en el botón «Identificadores MonCloud» en su registro de usuario para recibir sus credenciales completas por correo. Luego es más sencillo copiar y pegar desde su correo…

Esta dirección termina con una barra (/), es importante no omitirla.

Algunos dispositivos tienen un servicio de descubrimiento que trunca la dirección; para evitarlo, guárdela y vuelva a editarla para forzar la dirección completa.

Si se solicita el protocolo, elija Basic.

 

Abrir su ECM como una unidad de su ordenador

MonCloud habla el WebDAV, un protocolo estándar: su biblioteca de documentos privada se añade, por tanto, al explorador de archivos de Windows o al Finder de Mac, como cualquier otro disco. Cuente con dos minutos. Los archivos circulan después en ambos sentidos, sin pasar por el navegador.

Primero, obtener sus credenciales

Abra su registro de usuario, luego haga clic en el botón « Credenciales MonCloud »: recibirá por correo electrónico la dirección del servidor, su nombre de usuario y su contraseña. Guarde este mensaje a mano, va a copiar y pegar estos tres valores.

Windows: añadir MonCloud como unidad de red

Varios programas del mercado realizan esta tarea. Aquí tomamos RaiDrive como ejemplo: descárguelo, instálelo, ejecútelo, luego páselo a francés.

Haga clic luego en Añadir en la barra de herramientas superior, luego vaya a la pestaña NAS y complete:

• Almacenamiento: WebDAV;
• Disco: la letra de unidad de red de su elección;
• Dirección: la dirección larga recibida por correo electrónico, distribuida en las dos líneas como en el ejemplo;
• Puerto: 443;
• Cuenta: su identificador y su contraseña.

Valide con OK: las carpetas de su biblioteca de documentos personal aparecen en el Explorador de Windows. La sincronización es luego automática.

macOS: conectarse desde el Finder

En Mac, no hay nada que instalar. Abra el Finder, menú Ir, luego « Conectarse al servidor… », e introduzca la misma dirección que en Windows.

El Finder solicitará entonces sus credenciales: introduzca el inicio de sesión y la contraseña recibidos, luego haga clic en Conectar.

La carpeta Scan, en FTP seguro

El mismo programa también monta la carpeta Scan de su sesión como unidad de red, esta vez en FTP seguro, con los parámetros que se le han proporcionado al entregar. En RaiDrive, Añadir, pestaña NAS:

• Almacenamiento: FTP;
• Disco: una letra de unidad;
• Dirección: su dirección FTP, puerto 21;
• Cuenta: su identificador y su contraseña.

Sus conexiones se ordenan entonces una al lado de la otra en la misma ventana.

Compartir una carpeta de la biblioteca de documentos con un pequeño grupo

¿Quiere que un pequeño grupo de usuarios trabaje en los mismos archivos, sin recurrir a un servicio de almacenamiento externo? Un acceso FTP seguro está abierto en una carpeta compartida de la biblioteca de documentos, en modo lectura y escritura. Cada uno sincroniza luego una carpeta local de su ordenador, con el software de su elección — este no se proporciona, solo el acceso lo es.

Usted gana en tres aspectos: un compartir controlado, ya que solo los usuarios designados entran en la carpeta; una verdadera integración, ya que la carpeta se comporta como una unidad de Windows; y ningún cloud externo, ya que los documentos no salen de su sesión DoliPlus. Compartir por correo electrónico, en cambio, multiplica las versiones y las pérdidas.

Esta funcionalidad está en desarrollo.

En Android y en iOS

En móvil y en tableta, cualquier cliente WebDAV sirve — el servidor es DoliPlus; el cliente, la aplicación que se conecta. Algunas que han demostrado su eficacia:

• Android — WebDAV Navigator Lite (también disponible en iPad) · WebDavDroid Lite ;
• iOS — WebDAV Navigator Lite · My WebDAV.

Gestión de permisos MonCloud

Dos autorizaciones controlan MonCloud, ambas concedidas por defecto a un nuevo usuario:

• Acceso a la biblioteca de documentos MonCloud — sin ella, el usuario no ve su espacio privado en los exploradores de DoliPlus ;
• Permitir la sincronización del espacio privado de la biblioteca de documentos MonCloud con aplicaciones de terceros (Android, iOS, Windows) — es la que abre, o cierra, todo lo anterior en este capítulo.

Retirar la segunda a un usuario deja su espacio consultable en DoliPlus, pero lo desconecta de las unidades de red y de las aplicaciones móviles.

Otras opciones y configuración

Acceso desde el menú Administrador

Carpetas automáticas

Esta opción permite normalizar el nombre de las subcarpetas de la biblioteca de documentos de forma automática.

Acceso: Inicio->configuración->biblioteca de documentos

Unir documentos de forma sistemática

Acceso: Inicio->configuración->biblioteca de documentos

Práctico para añadir, por ejemplo, un certificado de seguro decenal sistemáticamente a las propuestas comerciales.

Disponible para todos los elementos listados aquí.

 

Convertir las imágenes localizadas en la carpeta de depósitos de planos en PDF

Esta opción permite convertir las imágenes ubicadas en la carpeta de depósitos de planos (ej. Planos) en PDF en la biblioteca de documentos.

La imagen original se almacena en la subcarpeta ‘Archivos’.

Puede aplicarse a las carpetas ubicadas en varios lugares de la biblioteca de documentos, siempre que el nombre de la carpeta de depósitos de planos corresponda a una subcarpeta de la orden, presupuesto…

Formatos de imágenes permitidos:

Todos los ajustes del ECM

Inicio › Configuración › G.E.D (administrador), pestaña «Ajustes». Los interruptores se guardan con el clic; los campos, con «Guardar» al pie de la página.

• Carpeta «Adjuntar»: el primer interruptor añade una carpeta «Adjuntar» en el ECM de terceros, presupuestos, pedidos, facturas, compras y productos. Los PDF que se depositan en ella se fusionan con el PDF del documento principal.
• Carpetas automáticas: para cada tipo de ficha (tercero, presupuesto, pedido de cliente, factura de cliente, pedido de proveedor, factura de proveedor, producto o servicio), las subcarpetas creadas automáticamente al abrir su pestaña ECM, separadas por «:» (p. ej. Planos:Fotos:Contrato). Así, sus equipos siempre guardan en el mismo sitio.
• Ensamblaje sistemático: una línea por tipo de documento (presupuesto, pedido, factura, solicitud de precio, pedido y factura de proveedor, envío, contrato de servicio). Los PDF depositados en la carpeta indicada se adjuntan a cada documento de ese tipo.
• Gestión de fotos: «Nombre de la carpeta Fotos» de terceros, productos y categorías, y la visualización de esas fotos en galería debajo del explorador.
• Planos en PDF: el interruptor de conversión y «Nombre de la(s) carpeta(s) de depósitos de planos» (separados por «:»). Recuerde hacer clic en «Guardar» para este nombre, aunque ya aparezca.
• Reducción de tamaños de fotos en la carpeta del tercero: el umbral de activación (p. ej. 1000 para 1 MB) y la dimensión máxima; la reducción se hace cada noche.
• Carpeta de escaneo: «La carpeta «Scan» se vuelve personal…» y la creación de una subcarpeta «scan/Scanner».

La pestaña «NAS-FTP» conecta su NAS: «Dirección del servidor FTP», «Acceso», «Contraseña», «Nombre del directorio» (el nombre de la ubicación en el explorador), «Puerto de conexión», plazo de espera, carpeta raíz, conexión activa o pasiva, SSL; «Prueba FTP» comprueba la conexión. Debajo, «Control de permisos»: un interruptor «Desactivar el acceso a la carpeta de NAS-FTP en…» por espacio (ECM general, terceros, intervención, mantenimiento, vCard) oculta el NAS donde usted no lo quiere; se aplica con el clic.

Editar sus documentos Word, Excel, PowerPoint directamente en la biblioteca de documentos

Con el módulo OnlyOffice integrado en DoliPlus, ya no es necesario descargar un documento para modificarlo. Un clic derecho en un archivo Word, Excel o PowerPoint en su biblioteca de documentos muestra la opción Editar con OnlyOffice: el editor se abre directamente en su navegador, en pantalla completa, y el guardado es automático. Su documento permanece en su servidor DoliPlus — en ningún momento se transfiere a un servicio externo.

Más información sobre la edición de documentos con OnlyOffice

API y biblioteca de documentos

Ver el capítulo API de comunicación bidireccional Dolibarr & DoliPlus