Su registro de tratamientos RGPD ahora se completa automáticamente a partir de los módulos que ya utiliza, en lugar de empezar desde cero. DoliPlus le ofrece cinco herramientas concretas:

• un registro prellenado: DoliPlus analiza su instalación y propone un registro por cada tratamiento detectado;
• un servicio de solicitudes: acceso, rectificación, borrado, portabilidad, con el plazo de un mes monitorizado automáticamente;
• un registro de violaciones con su cuenta atrás de 72 horas;
• una purga automática de datos demasiado antiguos, que puede probar antes de activarla;
• un registro sellado: cada borrado ejecutado deja una huella que nadie puede modificar.

En otras palabras, su software de gestión no solo almacena datos: le ayuda a demostrar que los trata correctamente. Estas herramientas se activan bajo demanda en su DoliPlus — indíquenos que desea utilizarlas y las habilitaremos en su instalación.

 

Su cumplimiento de un vistazo

Menú Inicio, luego «Cumplimiento del RGPD» en el menú de la izquierda: cuatro tarjetas resumen su situación.

• «Registro de tratamientos»: el número de tratamientos y los que quedan por validar, con «Abrir el registro»;
• «Solicitudes de derechos»: las solicitudes abiertas y las que van con retraso, con «Abrir solicitudes»;
• «Violaciones de datos»: las violaciones en curso, con «Abrir el registro de violaciones»;
• «retención de datos»: si la purga está activa o no y la fecha de su última ejecución, con «Simular y activar la purga» y «Configurar las duraciones» (reservados al administrador).

El menú de la izquierda lleva también al «Registro de procesamiento», a «Solicitudes de derechos», a «Violaciones de datos» y al «Registro sellado».

 

El registro de tratamientos RGPD que no tiene que escribir

Toda empresa que procesa datos personales debe mantener un registro de sus tratamientos. En la práctica, esto afecta a casi todas las pymes: desde que factura, hace prospección, gestiona empleados o instala una cámara, está concernido.

Precisamente aquí es donde surge el problema. Ante una hoja de cálculo en blanco, nadie sabe por dónde empezar.

DoliPlus aborda el problema desde otro ángulo. Como sabe qué módulos utiliza, también conoce qué datos procesa. Un botón Analizar mi instalación recorre sus módulos activos y crea un registro por cada tratamiento detectado: gestión de clientes, prospección, nómina, campañas de emailing, videoconferencia, soporte…

Cada registro llega prellenado con su finalidad, base legal, personas afectadas, datos procesados, destinatarios y un periodo de conservación conforme a las recomendaciones habituales. Tiene el estado «pendiente de validación»: usted revisa, ajusta según su práctica real y valida.

Luego, añada manualmente los tratamientos que existen fuera del software — videovigilancia, nómina externalizada, control de acceso. Sin ellos, su registro estaría incompleto.

Finalmente, un botón exporta su registro de tratamientos RGPD en formato de hoja de cálculo, con los apartados que exige la autoridad de protección de datos. Este es el documento que presenta en caso de inspección.

Añadir un tratamiento realizado fuera del software, paso a paso

1. Menú Inicio › «Cumplimiento del RGPD», luego «Registro de procesamiento» en el menú de la izquierda, y «Añadir un proceso».
2. Dele un nombre explícito, por ejemplo «Videovigilancia del almacén»: es el único campo obligatorio.
3. «Objetivo»: para qué sirve este tratamiento. «Base legal»: lo que le autoriza a realizarlo (contrato, obligación legal, interés legítimo, consentimiento). Indique después a quién afecta, qué datos se tratan y quién los recibe.
4. Indique la «Duración de conservación» real (por ejemplo, 30 días para imágenes de videovigilancia), las medidas de seguridad y los subcontratistas que intervienen.
5. El estado: deje «Por validar» si alguien debe revisar la ficha, elija «Validado» si es correcta, u «Obsoleto» para un tratamiento que ya no se realiza y que sigue constando.
6. Haga clic en «Guardar». La ficha indica «Introducido manualmente» como origen: «Analizar mi instalación» nunca la modificará. «Modificar» permite corregirla, y la ficha figura en la exportación del registro.

 

Responder a una solicitud, sin perder tres horas buscando

Una persona le escribe para saber qué datos tiene usted sobre ella o para solicitar su eliminación. Tiene un mes para responder. La dificultad no está en redactar la carta de respuesta, sino en encontrar la información dispersa entre presupuestos, facturas, correspondencia y tickets.

DoliPlus registra la solicitud, calcula el plazo y encuentra automáticamente los registros correspondientes al solicitante. Usted ve inmediatamente qué datos posee, y las solicitudes atrasadas aparecen al principio de la lista.

Qué se eliminará y qué debe conservarse

Esta es la verdadera dificultad de una solicitud de eliminación: no puede borrarlo todo. El código de comercio le obliga a conservar sus facturas durante diez años, incluso si la persona solicita su supresión.

DoliPlus se lo indica claramente antes de actuar, por ejemplo: «12 facturas — conservación 10 años (obligación contable)». El resto de los datos se anonimizan definitivamente. Así, usted responde al solicitante con precisión, sin prometer lo imposible.

Nadie puede actuar en nombre de otro

Un formulario de eliminación accesible a todos sería peligroso: cualquiera podría solicitar la supresión de datos de un tercero. Por eso, DoliPlus exige dos verificaciones. Primero, para una solicitud recibida a través del portal público, el solicitante confirma su dirección mediante un enlace recibido por correo electrónico. Luego, uno de sus colaboradores certifica haber verificado su identidad, indicando cómo lo ha hecho.

Mientras no se realice esta doble verificación, no es posible actuar sobre los datos. Cada paso queda registrado en un expediente de respuesta con marca de tiempo, que usted puede presentar en caso de disputa.

Acceso, portabilidad, oposición, rectificación: las demás solicitudes

En la ficha de la solicitud, una vez certificada la identidad («Certificar la verificación de identidad») y vinculadas las fichas de la persona, el botón propuesto depende del tipo de solicitud:

• acceso o portabilidad: «Exportar datos de la persona» descarga un archivo (formato JSON) que reúne, para cada ficha vinculada, los datos conservados, los documentos y las obligaciones de conservación. La exportación queda inscrita en el registro sellado. Transmita usted mismo este archivo a la persona: no se adjunta a la respuesta;
• oposición: «Guardar la oposición» excluye cada ficha vinculada de los envíos masivos (las segmentaciones de las campañas DoliPlus y Brevo la descartan a partir de ese momento) y anota en ella la oposición a la prospección, con la fecha. La acción se ejecuta al primer clic y queda inscrita en el registro sellado. Si la persona ya figura en una lista de Brevo, retírela también en Brevo: la oposición no lo hace por usted;
• rectificación: un botón «Corregir la ficha» por cada ficha vinculada abre la ficha del tercero o del contacto en modo edición; corrija y luego guarde.

Para terminar, «Cerrar la solicitud» pide confirmación y luego envía al solicitante la respuesta redactada en la configuración (o el texto por defecto).

 

Las 72 horas cruciales en caso de fuga de datos

Una memoria USB perdida, un correo electrónico pirateado, un archivo enviado al destinatario equivocado: entonces dispone de 72 horas, incluidos fines de semana, para notificarlo a la AEPD. La cuenta atrás comienza cuando usted tiene conocimiento del incidente, no cuando ocurrió.

La pantalla está diseñada para rellenarse bajo presión. Muestra el tiempo restante —«le quedan 41 horas»— en lugar de una fecha que haya que calcular mentalmente. Debajo, enumera claramente lo que le queda por hacer: notificar a la AEPD, informar a las personas si el riesgo es alto, describir las medidas tomadas.

Si se supera el plazo, DoliPlus le solicita el motivo del retraso. No es un reproche: la AEPD exige esta explicación para cualquier notificación tardía.

 

Ver qué eliminaría la purga antes de ejecutarla

Guardar datos demasiado tiempo le expone a riesgos. Pero una purga automática mal configurada elimina información que usted necesitaba, y esto es irreversible.

DoliPlus resuelve este dilema con una simulación. Con un clic, usted obtiene la tabla exacta de lo que se vería afectado: regla por regla, el número de registros involucrados, diferenciando aquellos que serían anonimizados de los que serían eliminados.

El botón de activación solo aparece debajo de esta tabla. Por lo tanto, es imposible lanzar la purga sin haber visto los números. Permanece desactivada hasta que usted decida, y su activación se registra con el nombre de la persona que la validó.

¿Su DoliPlus gestiona varias empresas? Cada una aplica entonces sus propias duraciones de conservación, nunca las de una vecina. Desde la empresa principal, la simulación se lee empresa por empresa: el detalle de cada una, luego el total general. Desde una empresa secundaria, usted solo ve la suya. Finalmente, la activación se controla desde la empresa principal, ya que compromete a todas. Por lo tanto, usted siempre sabe en qué ámbito se aplican los números mostrados.

Configurar las duraciones, el portal y los mensajes, paso a paso

1. En la página de inicio «Cumplimiento del RGPD», haga clic en «Configurar las duraciones» (reservado al administrador).
2. «Abrir el portal público de solicitudes de derechos»: si está marcado, una página pública permite a cualquier persona solicitar el acceso, la rectificación o el borrado de sus datos; cada solicitud llega a «Solicitudes de derechos». Un límite por hora evita los abusos.
3. El asunto y el mensaje de la respuesta al solicitante: si se dejan vacíos, DoliPlus utiliza su texto por defecto.
4. Para cada tipo de tercero (cliente, prospecto, proveedor…) y después de contacto, la duración a partir de la cual una ficha SIN NINGÚN evento, y no vinculada a ningún documento, es anonimizada por la purga. «Nunca» la conserva.
5. La línea «Ni prospecto/Ni cliente» lleva, en cambio, una duración de ELIMINACIÓN: estas fichas sin relación comercial se borran, no solo se anonimizan. El icono contiguo calcula cuántas fichas se verían afectadas hoy.
6. Pestaña «Configuración de mensajes»: el responsable de RGPD elegido en «Buzón de correo del responsable de RGPD» es el remitente de las solicitudes de consentimiento y de las confirmaciones. Allí redacta el texto de los dos enlaces («Acepto» / «Retiro mi consentimiento») y tres mensajes: la solicitud, la confirmación de aceptación y la confirmación de rechazo. Las variables (__CIVILITY__, __LASTNAME__…) se sustituyen por los datos de la ficha del destinatario; cada bloque se guarda con su propio botón.
7. Las duraciones solo se aplican si la purga automática está activada. En la página de la purga, haga clic primero en «Simular la purga»: calcula lo que se haría hoy, por empresa y por tipo de ficha, sin modificar nada. Si una cifra le sorprende, revise las duraciones.
8. Solo después, «Activar la purga» (tras confirmación) la ejecuta cada noche, de forma irreversible: es una decisión del responsable de RGPD, inscrita en el registro sellado.

 

Demostrar, seis meses después, que la eliminación ha tenido lugar

Aquí está la pregunta que siempre llega al final, y siempre en el peor momento: « demuéstrame que has eliminado mis datos ». Una línea fechada en una tabla no prueba mucho, ya que quien administra la base puede reescribirla.

DoliPlus registra cada acción realmente ejecutada en un registro sellado: una eliminación, una oposición a la prospección, un expediente de datos entregado a alguien, la activación de la purga, y el resultado de cada una de sus ejecuciones.

Cada línea lleva una huella que depende de la línea anterior. Así forman una cadena. Modificar una línea, eliminar una o insertar una en medio rompe esta cadena — y un botón Verificar la integridad le indica la primera línea afectada.

Lo que este sellado garantiza, y lo que no garantiza

La clave que sella el registro vive fuera de la base de datos, en un archivo protegido de su servidor. Por lo tanto, una persona que accede a la base no puede recalcular una cadena creíble: su modificación se nota.

En cambio, alguien que tenga acceso completo al servidor, sí podría hacerlo. Ningún sellado local protege de esto, ni aquí ni en ningún otro lugar. Preferimos decírselo: una prueba que no se puede explicar no vale nada ante una auditoría.

Dos detalles son importantes a diario. Primero, el registro sobrevive a la solicitud: elimine el registro de la solicitud, la prueba de la acción permanece. Luego, un botón exporta todo el registro en formato de hoja de cálculo, listo para adjuntar a un expediente.

Verificar y exportar el registro sellado, paso a paso

1. Menú Inicio › «Cumplimiento del RGPD», luego «Registro sellado» en el menú de la izquierda.
2. Cada línea es una acción: la fecha, el usuario, la acción (borrado, exportación del expediente, purga…), la ficha afectada y el detalle. La última columna muestra el inicio de la huella.
3. Haga clic en «Verificar la integridad»: DoliPlus vuelve a leer toda la cadena, sin modificar nada. El mensaje «Cadena intacta: … acción(es) verificada(s)» significa que todas las acciones están ahí, en orden, sin alteraciones; si no, el recuadro se vuelve rojo e indica dónde se rompe la cadena.
4. En caso de inspección, «Exportar registro (CSV)» descarga todo el registro sellado, con las huellas completas.

 

Lo que hace DoliPlus, y lo que no hace

Seamos claros: ningún software le hace cumplir la normativa por usted. DoliPlus le proporciona herramientas, pero no sustituye su criterio ni a su responsable de datos.

Dos temas quedan deliberadamente fuera del software, porque la AEPD ya los cubre gratuitamente y mejor que nosotros:

• el análisis de impacto, obligatorio solo para tratamientos de alto riesgo — poco común en una pyme estándar. La AEPD publica para ello un software libre y gratuito que sigue su propio método, disponible online o instalable en su servidor;
• la gestión de cookies de su sitio web corporativo, que depende de su página web y no de su software de gestión.

En cambio, lo que DoliPlus hace y ninguna herramienta externa puede hacer es actuar sobre sus datos: anonimiza realmente, exporta realmente el expediente de una persona y guarda prueba de ello. Una herramienta de cumplimiento separada solo registra su solicitud — porque no tiene acceso a sus archivos.

 

Para profundizar

• Gestión de contactos por defecto — los registros directamente afectados por sus plazos de conservación.
• Software de emailing con Brevo — el consentimiento y la baja de sus campañas.
• Archivado automático de emails — los intercambios guardados en el historial de sus clientes.
• Importar contactos en su CRM — el origen de los datos que recopila.