on 5 September 2026 La firma electrónica de DoliPlus permite que sus clientes firmen quotes y contratos a distancia, automatizando todo el proceso:
- su cliente firma desde su móvil con un código recibido por SMS;
- el documento sellado cumple con la normativa europea eIDAS, con prueba archivada 10 años;
- tras la última firma, su quote pasa a estado “firmado”;
- el pedido correspondiente se crea y valida automáticamente;
- recibe una confirmación por email, en su idioma, con el documento y la prueba adjuntos.
De este modo, garantiza la integridad de cada documento y autentica al firmante, como con una firma manuscrita. Además, su job avanza mientras usted se ocupa de otras tareas.
Firma electrónica y consulta en extranet
Este módulo combina dos funciones, activables por separado, para sus documentos PDF:
- el proceso de firma electrónica;
- la consulta en extranet.
La consulta en extranet muestra su documento en una página web vinculada a DoliPlus, en lugar de adjuntarlo por email. Así podrá controlar su lectura y ofrecer servicios complementarios a su interlocutor.
Este módulo es opcional. Contacte con el support para cualquier activación.
Firma mediante plataforma de consentimiento
La firma electrónica requiere una subscription a Docage, plataforma francesa conforme al reglamento europeo eIDAS.
En la práctica, registra su cuenta y clave Docage en la configuración del módulo. Cada transacción se asocia automáticamente al usuario de DoliPlus correspondiente.
¿Cómo funciona la firma electrónica?
Para garantizar su validez legal, el proceso sigue pasos precisos:
- sube su documento PDF a la plataforma;
- declara la identidad de los firmantes, su email y número de móvil;
- al enviar la transacción, el documento ya no es modificable;
- cada firmante recibe un enlace de solo lectura;
- debe leerse el documento completo antes de firmar;
- al hacer clic en “Firmar”, acepta las condiciones mediante casilla obligatoria;
- recibe entonces un código OTP por SMS;
- introduce este código para validar;
- se añade al documento un certificado PADES con su nombre;
- tras todas las firmas, el documento se sella con marca de tiempo cualificada eIDAS.
Además, la autoridad de certificación es CERTINOMIS, proveedor cualificado en la UE. Un archivo de prueba registra toda la transacción (fechas, huellas, certificados), archivado mínimo 10 años mientras su cuenta Docage esté activa.
Enviar un documento para firmar
Inicie la firma desde la interfaz de mensajería saliente. El documento se envía mediante Docage, parte del proceso de autenticación.
En el cuadro de diálogo, seleccione la opción “Para firma electrónica”.
Aplican estas normas:
- todos los destinatarios deben firmar para validar el documento;
- un mero observador se añade en “Copia a”, sin requerir firma;
- debe adjuntarse un documento; varios documentos se fusionan en uno;
- usted fija la frecuencia de recordatorios automáticos.
Importante: para insertar este botón, DoliPlus añade una etiqueta invisible antes de la firma. Si modifica su firma automática, conserve la etiqueta «‌», de lo contrario el botón desaparecerá.
Insertar una firma visual
Las firmas visuales son puramente estéticas. No tienen valor legal: solo los certificados garantizan la validez del documento.
Una firma visual muestra el sello Docage, el nombre del firmante y la fecha/hora. Para definir su ubicación, añada la etiqueta _signature_X, donde X es el número del firmante (1, 2, 3…).
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Nota: esta etiqueta solo funciona al enviar desde un cliente/proveedor. Además, opcionalmente, puede integrarse en las propuestas comerciales.
Proceso para el firmante
Docage envía el correo directamente al destinatario. Al consultar el documento, recibe un código de seguridad por SMS que debe introducir para validar.
Si no tiene móvil, recibe el código por email. Una pantalla confirma la finalización, y el firmante recibe una copia del documento.
Además, un resumen tabular (por ejemplo en la propuesta comercial) detalla la transacción y su estado:
Desde esta tabla, puede realizar un seguimiento manual, cancelar una transacción no firmada o consultar el archivo de prueba.
El archivo de prueba
Debido a la variedad de documentos, la firma no se incluye en el PDF firmado: es legalmente opcional. El archivo de prueba (unas 9 páginas) es el único garante de la firma. Está disponible en el detalle de la transacción.
Del presupuesto firmado al pedido, sin reintroducir datos
Una firma solo tiene valor si la secuencia continúa. Por lo tanto, tan pronto como el último firmante valida, DoliPlus retoma el control de su expediente.
Primero, su propuesta comercial pasa al estado “firmado”. El documento firmado y su archivo de prueba se guardan junto a ella.
A continuación, el pedido del cliente se crea automáticamente a partir de la cotización. Recoje sus líneas, sus descuentos y sus contactos, sin la menor reingresión.
Finalmente, este pedido se valida de inmediato: por lo tanto, lleva su referencia definitiva, en lugar de esperar en borrador provisional. En otras palabras, su equipo lo encuentra listo para prepararlo o facturarlo.
Por otro lado, un correo electrónico de confirmación le llega tan pronto como todo está sellado. Incluye el documento firmado y su prueba, y DoliPlus lo redacta en su idioma de trabajo. Sus colegas anglófonos reciben el suyo en inglés.
Consultar el capítulo sobre el pedido del clienteLa consulta extranet
La consulta extranet muestra su documento en una página web vinculada a DoliPlus. Así evita el archivo adjunto y supervisa la lectura. Mejor aún, al final de la lectura, propone:
- rellenar una autorización de adeudo SEPA;
- firmar el documento al instante, con su mandato SEPA;
- pagar una factura de anticipo con tarjeta bancaria (opción Paybox);
- indicar los precios de una solicitud al proveedor;
- enviar un mensaje al gestor comercial, notificado por correo electrónico y en su agenda.
Enviar una consulta
Envía el documento desde el correo saliente. En el cuadro de diálogo, marque “Consulta extranet” y, si es necesario, “Solicitud de adeudo”.
Un documento debe adjuntarse al envío. Como para la firma, los destinatarios deben pertenecer al mismo tercero. Su interlocutor recibe entonces un correo electrónico con un botón de acceso.
Tan pronto como consulta el documento, un contador registra su visita. Además, un cuadro de síntesis resume el estado, el número de vistas y la geolocalización aproximada.
Finalmente, desde Herramientas → Herramientas complementarias → Consultas extranet, un cuadro general supervisa todos sus flujos.
El proceso del lado del destinatario
Al hacer clic en el botón, el destinatario accede a una página de lectura dedicada.
En esta página, encuentra sus datos de contacto, el PDF ensamblado y los botones de navegación. Si la firma está activa, un botón la activa, con control por SMS. Además, puede enviarle un mensaje, y usted será notificado por correo electrónico y en su agenda.
Una vez firmado el documento, ya no es consultable, y el destinatario recibe una copia.
Espacio de comunicación
También puede mostrar un mensaje a todos sus destinatarios, a través de un editor de texto. Por ejemplo, anuncie una feria o un nuevo producto, con un enlace.
Validar una cotización con factura de anticipo
Opción disponible: el botón de firma puede ser reemplazado por un botón “Aceptar esta cotización”. Esto genera entonces una factura de anticipo automática. Una vez pagado el anticipo, la aceptación de la cotización queda confirmada.
Algunos puntos clave de esta opción:
- el botón no se muestra si la cotización ya tiene una factura;
- las variables __FACREF__ y __TTC__ recuperan la referencia y el importe de la factura;
- si el anticipo es del 100 %, DoliPlus emite una factura estándar del total;
- la propuesta se cierra después, y el gestor es notificado por correo electrónico.
Configurar el módulo
Primero, ajuste los permisos por grupo o por usuario. Luego, configure las cuentas y las opciones desde Herramientas → Herramientas adicionales. Finalmente, complete la cuenta de correo SMTP que transmitirá los mensajes de los destinatarios al gestor.
Fecha límite de consulta del documento
Una fecha límite permite prohibir la consulta del documento, se calcula según el parámetro establecido en la configuración.
