on 5 September 2026 La firma elettronica di DoliPlus permette di far firmare i preventivi e i contratti a distanza, poi prosegue automaticamente:
- il cliente firma dal suo cellulare, con un codice ricevuto via SMS;
- il documento sigillato rispetta la norma europea eIDAS, prova archiviata per 10 anni;
- non appena l’ultima firma è apposta, il preventivo passa allo stato “firmato”;
- l’ordine del cliente corrispondente viene creato e validato immediatamente;
- la conferma arriva via e-mail, nella tua lingua, con allegati il documento e la prova.
In questo modo, garantisci l’integrità di ogni documento e autentichi il firmatario, come con una firma autografa. Soprattutto, il tuo fascicolo commerciale avanza mentre tu fai altro.
Firma elettronica e consultazione extranet
Questo modulo riunisce due funzioni, attivabili separatamente, per i tuoi documenti PDF:
- il processo di firma elettronica;
- la consultazione extranet.
La consultazione extranet visualizza il tuo documento su una pagina web collegata a DoliPlus, invece di allegarlo via e-mail. In questo modo, puoi monitorare la lettura e proporre servizi complementari al tuo interlocutore.
Questo modulo è opzionale. Contatta il supporto per qualsiasi attivazione.
La firma tramite una piattaforma di consenso
La firma elettronica si basa su un abbonamento a Docage, una piattaforma francese conforme alla norma europea eIDAS.
Concretamente, registri il tuo account e la tua chiave Docage nella configurazione del modulo. Successivamente, ogni transazione viene automaticamente associata all’utente DoliPlus interessato.
Come funziona la firma elettronica?
Per garantire la validità probatoria della firma, il processo segue passaggi precisi:
- carichi il tuo documento PDF sulla piattaforma;
- indichi l’identità dei firmatari, il loro indirizzo e-mail e il numero di cellulare;
- una volta inviata la transazione, il documento non è più modificabile;
- ogni firmatario riceve un link di consultazione in sola lettura;
- la lettura integrale del documento è obbligatoria prima di firmare;
- cliccando su “Firma”, il firmatario accetta le condizioni tramite una casella obbligatoria;
- riceve quindi un codice monouso (OTP) via SMS;
- infine, inserisce questo codice per validare;
- un certificato conforme alla norma PADES, con il suo nome, viene aggiunto al documento;
- una volta che tutti i firmatari hanno firmato, il documento viene sigillato con un timbro orario qualificato eIDAS.
Inoltre, l’autorità di certificazione è CERTINOMIS, prestatore di fiducia qualificato nell’Unione europea. Soprattutto, un file di prova traccia l’intera transazione (date, impronte, certificati). Viene infine archiviato per almeno 10 anni, purché il tuo account Docage rimanga attivo.
Inviare un documento da firmare
Avvii la firma dall’interfaccia di posta in uscita. Il documento viene quindi inviato tramite la piattaforma Docage, il che fa parte dell’autenticazione.
Nella finestra di dialogo, seleziona l’opzione “Per firma elettronica”.
Alcune regole si applicano:
- tutti i destinatari devono firmare per validare il documento;
- un semplice osservatore viene aggiunto in “CC”, senza firma richiesta;
- un documento deve essere allegato; più documenti vengono assemblati in uno solo;
- puoi impostare la frequenza dei promemoria automatici.
À noter : les destinataires doivent appartenir au même tiers. Par ailleurs, il riceve un’e-mail senza allegati, con un pulsante per accedere al documento.
Importante: per inserire questo pulsante, DoliPlus aggiunge un tag invisibile prima della firma. Se modifica la sua firma automatica, conservi quindi il tag « ‌ », altrimenti il pulsante non apparirà più.
Inserire una firma visiva
Le firme visive sono puramente estetiche. Infatti, non hanno alcun valore legale: solo i certificati garantiscono la validità del documento.
Una firma visiva mostra il sigillo Docage, il nome del firmatario e l’orario. Per definire una posizione, aggiunga il tag _signature_X, dove X è il numero del firmatario (1, 2, 3…).
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À noter : questo tag si utilizza solo durante l’invio da parte di un terzo. Inoltre, su opzione, una firma può essere integrata nelle proposte commerciali.
Il processo dal lato del firmatario
Docage invia l’e-mail direttamente al destinatario. Quando quest’ultimo consulta il documento, riceve un codice di sicurezza via SMS, che poi inserisce per validare.
In assenza di cellulare, riceve il codice via e-mail. Una schermata conferma infine la fine della transazione, e il firmatario riceve una copia del suo documento.
Inoltre, una tabella riassuntiva, ad esempio nella proposta commerciale, riassume la transazione e il suo stato:
Da questa tabella, può inviare un follow-up manualmente, annullare una transazione non firmata o consultare il file di prova.
Il file di prova
Data la diversità dei documenti, la firma non è inclusa nel PDF firmato: è legalmente facoltativo. In realtà, il file di prova rimane l’unico garante della firma. Questo documento di circa 9 pagine è accessibile dal dettaglio della transazione.
Dalla quote firmata all’ordine, senza reinserimento
Una firma ha valore solo se seguita da azioni concrete. Per questo, non appena l’ultimo firmatario convalida, DoliPlus riprende il controllo sul Suo job.
Innanzitutto, la Sua proposta commerciale passa allo stato “firmato”. Il documento firmato e il suo file di prova vengono archiviati accanto ad essa.
Successivamente, l’ordine cliente viene creato automaticamente dal quote. Riprende le Sue righe, gli sconti e i contatti, senza alcuna rielaborazione.
Infine, questo ordine viene convalidato immediatamente: ottiene quindi il suo riferimento definitivo, invece di rimanere in bozza provvisoria. In altre parole, il Suo team lo trova pronto per la preparazione o la fatturazione.
Inoltre, un’email di conferma Le arriva non appena tutto è completato. Include il documento firmato e la sua prova, e DoliPlus la redige nella Sua lingua di lavoro. I Suoi colleghi anglofoni la riceveranno quindi in inglese.
Consultare il capitolo sull’ordine clienteLa consultazione extranet
La consultazione extranet visualizza il Suo documento su una pagina web collegata a DoliPlus. Evita così l’allegato e monitora la lettura. Ancora meglio, alla fine della lettura può offrire di:
- compilare un’autorizzazione per il prelievo SEPA;
- firmare il documento istantaneamente, con il suo mandato SEPA;
- pagare un’acconto con carta di credito (opzione Paybox);
- inserire i prezzi di una richiesta fornitore;
- inviare un messaggio al responsabile commerciale, avvisato via email e sul suo agenda.
Inviare una consultazione
Invia il documento dalla posta in uscita. Nella finestra di dialogo, seleziona “Consultazione extranet” e, se necessario, “Richiesta di prelievo”.
Un documento deve essere allegato all’invio. Come per la firma, i destinatari devono appartenere allo stesso customer or supplier. Il Suo interlocutore riceve quindi un’email con un pulsante di accesso.
Non appena consulta il documento, un contatore registra la visita. Inoltre, una tabella riepilogativa mostra lo stato, il numero di visualizzazioni e la geolocalizzazione approssimativa.
Infine, da Strumenti → Strumenti aggiuntivi → Consultazioni extranet, una tabella generale supervisiona tutti i Suoi flussi.
Il processo lato destinatario
Cliccando sul pulsante, il destinatario accede a una pagina di lettura dedicata.
Su questa pagina trova i Suoi contatti, il PDF assemblato e i pulsanti di navigazione. Se la firma è attiva, un pulsante la attiva, con verifica via SMS. Inoltre, può inviarLe un messaggio, e Lei viene avvisato via email e sul Suo agenda.
Una volta firmato, il documento non è più consultabile e il destinatario ne riceve una copia.
Spazio di comunicazione
Può anche visualizzare un messaggio per tutti i Suoi destinatari, tramite un editor di testo. Ad esempio, annunciare una fiera o un nuovo prodotto, con un link.
Convalidare un quote con fattura di acconto
Su opzione, il pulsante di firma può essere sostituito da un pulsante “Accettare questa quotazione”. Viene quindi generata una fattura di acconto automatica. Una volta pagato l’acconto, l’accettazione della quotazione è confermata.
Alcuni punti chiave di questa opzione:
- il pulsante non viene visualizzato se la quotazione ha già una fattura;
- le variabili __FACREF__ e __TTC__ riprendono il riferimento e l’importo della fattura;
- se l’acconto è del 100%, DoliPlus emette una fattura standard per l’intero importo;
- la proposta viene quindi chiusa e il responsabile viene avvisato via e-mail.
Configurare il modulo
Innanzitutto, regolate i permessi per gruppo o per utente. Successivamente, configurate i conti e le opzioni da Strumenti → Strumenti aggiuntivi. Infine, indicate il conto e-mail SMTP che trasmetterà i messaggi dei destinatari al responsabile.
Data limite di consultazione del documento
Una data limite consente di impedire la consultazione del documento, viene calcolata in base al parametro stabilito nella configurazione.
