L’interfaccia dell’ordine cliente

L’ordine cliente è il documento centrale del ciclo di vendita: da esso partono spedizioni, produzioni, ordini ai fornitori o fatture. Ecco come crearlo e sfruttare il ordine di acquisto in DoliPlus.

La schermata di inserimento è comune a preventivi, ordini e fatture: stesse colonne, stesso modo di aggiungere una riga, stessi shortcut. Ritroverà quindi le sue abitudini da un documento all’altro.

• Interfaccia preventivi, ordini, fatture…
• La funzione subtotale di preventivi, ordini e fatture clienti
• La colonna che indicizza le righe del documento

Creare un ordine cliente

La creazione parte dalla scheda del cliente/fornitore: il pulsante si trova nella barra delle azioni, in fondo alla scheda.
L’ordine nasce quindi in stato bozza, con il suo numero definitivo già assegnato.
Vi si aggiungono poi prodotti dal catalogo, o righe libere se il servizio non esiste in scheda. Per creare un nuovo prodotto, passare prima dall’interfaccia prodotti e servizi: l’ordine non crea schede prodotto.

Modificare o eliminare un ordine cliente

Per modificare un ordine, aprire la sua scheda. Un ordine chiuso non è più modificabile: è ciò che garantisce che il documento inviato al cliente e quello conservato in DoliPlus coincidano.
Un ordine può essere eliminato se il Suo profilo lo consente.

Ciclo di vita e regole di gestione

Un ordine segue questa sequenza:
Bozza → Convalidato → … a seconda del modulo di spedizione… → Elaborato

Sequenze automatizzate

Un ordine può nascere automaticamente alla chiusura di una proposta commerciale passata allo stato “firmato da fatturare”. È il principio delle sequenze automatizzate — il workflow: il passaggio preventivo → ordine → fattura aggiorna gli stati a monte, senza che nessuno debba pensarci.
Si scelgono le sequenze da attivare nella configurazione: preventivo verso ordine, preventivo direttamente verso fattura, ordine verso fattura. Il dettaglio delle sequenze.

La selezione dei contatti

La scheda Contatti designa gli interlocutori dell’ordine, sia lato cliente che interno, e il ruolo di ciascuno: committente, assistenza clienti, contatto per la consegna.
Per evitare di doverlo fare ordine dopo ordine, designi questi interlocutori una volta per tutte nella scheda del cliente/fornitore: DoliPlus li riporterà automaticamente su ogni preventivo, ordine e fattura. I contatti predefiniti.

Indirizzi di consegna

Le Sue merci non partono sempre all’indirizzo di fatturazione: deposito, cantiere, negozio, sito secondario. Un indirizzo di consegna viene impostato sull’ordine e segue poi tutto il percorso, dal preventivo fino alla spedizione.
Registri tutti gli indirizzi necessari nella scheda del cliente, poi sceglie quello giusto al momento dell’ordine. Gli indirizzi di consegna.

Ordini fornitore da un ordine cliente

Quello che avete appena venduto, spesso deve essere acquistato. Dalla commande del cliente, generate la commande corrispondente al fornitore: le righe vengono riprese e il collegamento tra i due documenti rimane visibile da entrambe le parti.
Sapete quindi, in ogni momento, cosa è stato ordinato a chi per soddisfare quale commande del cliente. La commande fournisseur.

Numeri di lotto o di serie

Se i vostri prodotti sono numerati, inserite il loro numero di lotto o di serie durante la commande. Questi numeri sono alfanumerici e completamente personalizzabili.
Potete associarli a un tracciamento dello stock per posizione e gestire le date di scadenza: DLC, DLUO e DDM. La tracciabilità di ciò che avete consegnato a chi è così conservata. La saisie des numéros de lot ou de série.

Unità di vendita e di acquisto (UVA)

Non vendete sempre all’unità: al metro, al chilo, al metro quadrato, all’ora. Le unità di vendita e di acquisto calcolano il prezzo della riga in base a questa grandezza, senza doverlo reinserire.
Sei famiglie sono disponibili — l’unità (alla pezzo), il peso, la superficie, il volume, la durata e il tempo — sia sui prodotti che sui servizi. Provengono da un dizionario che potete completare liberamente. Les unités de vente et achat.

Aggiungere le vostre condizioni generali di vendita

Le vostre C.G.V. sono associate alla commande senza che dobbiate incollarle ogni volta. Il PDF delle vostre condizioni viene depositato una sola volta nella document library delle matrici, tramite il menu Strumenti → Documenti & Matrici, poi DoliPlus lo aggiunge al documento prodotto.
Lo stesso meccanismo vale per le condizioni generali di acquisto. Les conditions générales de vente.

Raggruppare più ordini in una sola fattura

Per un cliente che ordina spesso, emettete una sola fattura per più commande. L’operazione parte dalla scheda cliente, pulsante « Commande → Facture »: selezionate le commande da raggruppare, DoliPlus produce la fattura unica.
Fatturate più velocemente e il cliente riceve un documento invece di dieci. Regrouper des commandes vers une facture.

I controlli di validazione

I controlli di validazione evitano errori costosi — IVA mancante, progetto non assegnato, riga con quantità zero — verificando la commande prima che venga validata. Un controllo blocca o segnala, a seconda di ciò che la vostra organizzazione ha deciso.
Alcuni controlli sono standard, altri si configurano su richiesta. La lista dei controlli disponibili.

Documenti PDF

Formattare il documento

L’aspetto del PDF si regola in Home → Configurazione → Impostazioni PDF/Interfaccia: bordi, colori, colonne visualizzate o nascoste. Nella serie di modelli New DoliPlus, questi elementi sono configurabili senza intervento tecnico.
La scelta del modello stesso avviene nella scheda della commande, al momento della generazione del documento.
Les modèles de génération de documents · Personnaliser les documents PDF

I vostri loghi di prestazione in fondo alla pagina

Certificato, etichettato, partner di un marchio? Questi loghi vengono visualizzati in fondo ai vostri preventivi, commande e fatture, senza modificare l’impaginazione. Potete depositarne diversi, si ordinano automaticamente.
Les logos de prestation en bas de page.

Opzioni aggiuntive da configurare

Molti altri parametri personalizzano la visualizzazione dell’ordine a schermo e sul PDF: colonne visibili, indirizzi di consegna, riferimenti fornitore, C.G.V., loghi in piè di pagina. Sono tutti riuniti nello stesso posto, in Home → Configurazione → Parametri PDF/Interfaccia, in quattro sezioni.
L’elenco completo dei parametri PDF e interfaccia.