Il catalogo automatico genera i vostri prodotti e servizi in un documento PDF o Excel, con o senza prezzi. In questo modo, potete creare un catalogo aggiornato in pochi clic, senza impaginazione manuale.

A cosa serve il catalogo automatico?

Il catalogo automatico genera cataloghi in forma di tabelle, partendo dal vostro database di prodotti e servizi. Filtrate i vostri articoli, poi generate il documento su richiesta.

In concreto, lo strumento vi offre diversi vantaggi:

• una generazione in formato PDF o Excel, su richiesta;
• un’impaginazione automatica della tabella;
• una sincronizzazione diretta con il vostro ERP;
• la gestione delle unità di vendita e di acquisto (UVA);
• l’integrazione immediata delle novità e delle modifiche dell’ultimo minuto;
• un piè di pagina modificabile in uscita PDF.

Una volta attivato, il catalogo automatico è accessibile dal menu Commerciale › Strumenti › Catalogues.

Creare e stampare un catalogo, passo dopo passo

1. Nel menu « Commerciale », passate il mouse su « Strumenti » poi cliccate « Catalogues »: l’elenco mostra i vostri cataloghi salvati, ognuno si ristampa a piacere con i prezzi del giorno. Cliccate « Nuovo ».
2. Il nome del listino viene stampato in copertina (« Listino cancelleria 2027 »), con la data di inizio validità.
3. La classe di prezzo sceglie il livello di prezzo (Listino 1, Listino 2…): un catalogo per tipo di clientela. Per i prezzi negoziati di un solo cliente, sceglietelo in « Client ».
4. In « Catégories », digitate l’inizio di una categoria di prodotti e sceglietela; aggiungetene tante quanti sono i capitoli. Vi figurano solo i prodotti in vendita.
5. « Type d’impression »: PDF per inviare o stampare, Excel per rielaborare l’elenco. Le righe seguenti si regolano con Sì / No: il prezzo (al netto delle imposte o IVA inclusa), le foto, la descrizione, il peso, le dimensioni, il paese d’origine…
6. Cliccate « Aggiungi »: il catalogo entra nell’elenco. Sulla sua riga, l’icona della stampante genera il documento con i prezzi del momento.
7. Scheda « DMS »: i cataloghi sono archiviati per anno di inizio validità; il file porta il nome e la data del listino. Rigenerare lo stesso catalogo sostituisce questo file.

Configurare il catalogo automatico

La configurazione avviene dall’interfaccia del modulo, scheda « Parametri ». Numerose opzioni regolano le vostre edizioni. Si noti che condizioni particolari si aggiungono in fondo a ogni pagina, con un limite di 255 caratteri per le uscite Excel.

Per accedere a queste opzioni: Impostazioni › Moduli, riga « Catalogo », icona della chiave inglese a destra, oppure il pulsante « Impostazioni » della pagina dei cataloghi. Regolano l’aspetto del PDF:

• ogni categoria di prodotti forma un capitolo, che un interruttore fa iniziare su una nuova pagina; la riga seguente mostra o nasconde i riferimenti;
• la larghezza delle foto (25 consigliata), quella delle altre colonne e la forma dei bordi della tabella;
• le vostre condizioni generali di vendita nella lingua scelta, aggiunte alla fine del catalogo, e il testo delle « Condizioni particolari », stampato in fondo a ogni pagina;
• la categoria delle promozioni: i suoi prodotti sono stampati nel colore di evidenziazione; cambiate categoria per passare a un’altra promozione;
• i colori dello sfondo, dei bordi, del testo e delle promozioni, ciascuno con il proprio pulsante « Salva ».

Stampate poi un catalogo per verificare la resa.

Ogni catalogo rimane poi altamente personalizzabile:

• le colonne da visualizzare si organizzano liberamente;
• ogni edizione viene nominata, datata e conservata in una cartella DMS per anno;
• il prezzo si basa su una classe di prezzo, ad esempio la classe 100 per un prezzo cliente.

Scoprite di più sulla gestione dei prezzi

Formato, capitoli e immagini

Il catalogo automatico propone tre formati di uscita: il PDF (con pagina di copertina e filigrana), l’Excel, e l’Excel Big per le edizioni voluminose, elaborate in background.

Per strutturare il documento, sono le categorie Prodotti/Servizi a definire i capitoli e il loro ordine. Solo i prodotti in vendita vengono selezionati, e la descrizione della categoria serve come titolo. Inoltre, il catalogo può visualizzare le immagini dei prodotti e mettere in evidenza le promozioni.

I modelli PDF hanno nomi imposti. Vengono depositati nella
cartella Matrici del modulo, all’interno del suo spazio DMS:

• la copertina personalizzata con il nome Cover.pdf;
• il filigrana con il nome Watermark.pdf.

Le vostre condizioni generali di vendita, invece, rimangono nella cartella abituale del menu
Strumenti / Matrici.

Perché automatizzare il catalogo?

Creare un catalogo a mano è lungo e rapidamente obsoleto. Il catalogo automatico, invece, parte dai vostri dati aggiornati.

Risparmiate su tre fronti:

• risparmio di tempo: il documento si genera in pochi clic;
• dati affidabili: il catalogo riflette il vostro database prodotti;
• presentazione curata: PDF con copertina, o Excel utilizzabile.

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Per approfondire

• La gestione dei prezzi
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