La facture d’avancement, aussi appelée facture de situation, vous permet de facturer un chantier au fur et à mesure de son avancement. Ainsi, vous encaissez régulièrement, sans attendre la fin des travaux.

Concrètement, vous établissez l’état d’avancement à une échéance donnée, puis vous facturez les travaux réalisés depuis la situation précédente. DoliPlus gère par ailleurs la retenue de garantie propre au BTP.

Pourquoi une facture d’avancement dans le BTP

Sur un chantier long, attendre la livraison pour facturer pèse lourd sur la trésorerie. C’est pourquoi le bâtiment recourt aux situations de travaux.

Grâce à elles, vous facturez chaque étape au pourcentage réellement avancé. De plus, le module couvre tout le cycle :

• un tableau de bord de suivi directement depuis la commande client ;
• la gestion de la facture d’acompte ;
• l’établissement de la situation poste par poste ou en pourcentage global ;
• la séquence des situations jusqu’à la finale (situation n°1, n°2, etc.) ;
• la retenue de garantie, avec comptabilisation globale et facture définitive.

Acompte ou facture d’avancement : la différence

Dans le bâtiment, on appelle « acompte » la somme demandée avant le démarrage des travaux. Elle finance notamment l’achat des premiers matériaux.

Comptablement, l’acompte s’enregistre au compte 4191, sans chiffre d’affaires constaté. La facture ne comporte alors qu’une ligne, par exemple « Acompte sur devis n° xxxx ».

La facture d’avancement, en revanche, est une facture classique (compte 4111, contrepartie 7011). En effet, elle reprend chaque ligne du devis en lui affectant un pourcentage d’avancement, ce qui calcule le montant des travaux réalisés.

La distinction se lit aussi dans les écritures. Une facture d’avancement
est une facture classique : elle s’enregistre au compte 4111, avec sa contrepartie au
compte 7011.

La retenue de garantie (RdG)

La retenue de garantie s’élève généralement à 5 %. Elle se règle un an après la réception des travaux et la levée des réserves, afin de garantir leur bonne exécution.

En revanche, la facture d’acompte n’y est pas soumise, car elle porte sur des travaux encore inexistants. De même, une éventuelle remise commerciale ne s’applique pas à l’acompte.

Côté écritures, on comptabilise par exemple 95 % de la facture au compte 404 et 5 % au compte 4047. Autrement dit, la retenue n’agit que sur le règlement de la dette, pas sur le montant immobilisé.

Dans DoliPlus, le montant retenu vaut le taux appliqué au TTC de la situation, calculé à sa création. Il apparaît sur la fiche de la facture (ligne « Retenue de garantie ») et sur son PDF, et le reste à payer en est diminué, y compris à la saisie du règlement. Une situation qui porte une retenue n’est donc pas classée payée automatiquement : quand son reste à payer ne dépasse plus la retenue, le bouton « Convertir en réduction future » de la facture la classe payée et met le montant réglé de côté en réduction, à reprendre sur la facture définitive.

Établir une facture d’avancement dans DoliPlus

D’abord, activez le module Facture de situation.

Ensuite, configurez si besoin la retenue de garantie.

La page de réglage (Configuration › Modules, ligne « Fact Situation », clé à droite ; réservée à l’administrateur) propose :

• « Activer la gestion des Retenues De Garantie » et le « Taux de la Retenue De Garantie » (souvent 5) ;
• deux interrupteurs qui impriment sur le PDF le pourcentage d’avancement au lieu de la quantité, l’un dans la colonne de la situation, l’autre dans la colonne globale facturée ;
• les intitulés des trois colonnes du PDF (par défaut « Qté Prév. », « Qté Fact. » et « Qté Situ. ») : donnez-leur les mots de vos marchés.

Les interrupteurs s’appliquent dès le clic ; le taux et les intitulés comptent après « Enregistrer ».
Un nouvel onglet « Situation » apparaît alors sur la commande. Il permet d’émettre les factures de situation, avec ou sans retenue de garantie. Par ailleurs, si l’option « indice de ligne » est active, une colonne d’indices s’ajoute.

Pour vous guider pas à pas, suivez le tutoriel en vidéo :

Facturer une situation, pas à pas

1. Sur la commande validée du chantier, ouvrez l’onglet « Situation » (une commande en brouillon affiche « Commande non validée ! »).
2. Si le marché prévoit une retenue de garantie, activez-la pour cette commande AVANT de facturer, d’un clic sur la ligne « Retenue de garantie – Taux 5 % » (selon votre taux) : elle s’applique aux situations créées ensuite.
3. Le tableau reprend chaque ligne de la commande : « Quantité » est le marché, « Qté fact. » et « % fact. » ce qui est déjà facturé. Dans « Qté à fact. », saisissez la quantité réalisée depuis la situation précédente, ou son pourcentage dans la case qui suit « Soit » : l’autre valeur se calcule.
4. Même avancement partout ? Tapez le pourcentage dans la case en tête de la colonne « Qté à fact. » : toutes les lignes le prennent.
5. Choisissez « Facture de situation » pour une étape du chantier, ou « Facture de situation finale » pour la dernière : elle s’affiche « Finale » dans le suivi, au lieu d’un numéro.
6. Cliquez « Générer facture » (il demande le droit de créer des factures) : la facture de situation est créée en brouillon, une ligne par ligne de commande à la quantité saisie, avec son numéro de situation. Relisez-la, puis validez-la comme une facture ordinaire.
7. Le tableau du bas récapitule chaque situation : son numéro (« Séquence »), ses montants, ce qui est déjà « Reçu » et la retenue (« Ret.Garantie »).

Émettre un acompte et situations

Emettez votre facture d’acompte depuis votre commande client.

Si vous souhaitez répartir votre acompte sur les situations et cadencer par exemple 3 factures de situations, scindez votre facture d’acompte en 3 parts, puis appliquez au fur et à mesure vos acomptes scindés aux situations.

En fin de parcours, émettez depuis vos commandes une facture définitive dans laquelle vous appelez toutes vos situations converties elles aussi en ‘Réduction future’.

Ainsi votre client aura un document PDF qui reprendra clairement l’état de ses paiements.

Émettre un avoir sur une facture de situation

Une correction reste simple. Rendez-vous sur l’onglet « Situation » de la commande, puis cliquez sur « Créer un avoir » sur la situation validée concernée, puis confirmez : DoliPlus établit un avoir total de cette situation.

Deux cas se présentent ensuite :

1. La facture est réglée : l’avoir reste disponible dans le compte client, prêt à être porté au crédit de la prochaine facture.
2. La facture n’est pas réglée : DoliPlus automatise l’opération, porte l’avoir au crédit de la situation, puis classe la facture comme payée.

Dans les deux cas, la facture couverte par un avoir sort du décompte des situations. Vous pouvez donc émettre une nouvelle situation.

Pour aller plus loin

• La facture d’acompte dans DoliPlus
• La facture d’avoir ou de remplacement
• La gestion de projet avec ProjetPlus