La gestione documentale online di DoliPlus organizza preventivi, fatture, contratti, foto di cantiere e corrispondenza nello stesso posto dei vostri clienti — e ora è ancora più comoda:

• Cartelle preferite fissate in cima alla colonna: i vostri tre case file quotidiani sono a portata di clic senza navigare nell’albero.
• Un pannello a destra che vi mostra, quando selezionate un file, cos’è e cosa potete farci.
• Un’anteprima a schermo intero: leggete un PDF, un’immagine o un testo senza scaricarli o lasciare la pagina.
• Azioni che si adattano al file — modificare un testo, editare un documento Office, ridimensionare una foto.
• Uso con un dito su telefono e tablet, in vista miniature.

In altre parole: i vostri documenti smettono di essere allegati sparsi. Diventano una biblioteca aziendale, organizzata per cliente e case file, che ognuno consulta in base ai propri permessi.

Trovare un documento senza cercarlo

La colonna di sinistra riunisce i vostri preferiti, poi le posizioni (documenti condivisi, scansioni, spazio personale) e infine i vostri account collegati. Una cartella che aprite ogni giorno si fissa una volta, e poi si ritrova con un solo clic.

Il campo di ricerca, invece, cerca dove glielo chiedete: nella cartella corrente, in tutta la posizione, o ovunque contemporaneamente. È il gesto più veloce quando sapete cosa cercate ma non più dove è archiviato.

Leggere un documento senza aprirlo o scaricarlo

Selezionate un file: il pannello di destra mostra il tipo, il peso, la data e i vostri permessi. Il pulsante Anteprima lo visualizza allora a grandezza naturale, nella pagina — una fattura PDF si legge per intero, una foto si visualizza a dimensione reale, un file di testo mostra il suo contenuto. Chiudete, passate al successivo.

Questo dettaglio cambia la routine di chi verifica documenti in serie: non serve più scaricare dieci file per trovare quello giusto.

Azioni che dipendono dal file, non da un menu

I pulsanti proposti cambiano in base a ciò che avete selezionato. Su un file di testo, DoliPlus vi permette di modificarlo direttamente. Su un documento Word, Excel o PowerPoint, vi propone di aprirlo nella suite per ufficio online. Su una foto, di ridimensionarla. Non dovete cercare il comando giusto in un menu: è già lì, oppure non serve.

Il clic destro, invece, mantiene tutte le operazioni classiche: rinominare, copiare, spostare, archiviare, gestire i permessi.

Da un telefono, su un cantiere

Su mobile, l’albero delle cartelle si ripiega in un cassetto e i documenti si visualizzano in anteprime: si riconosce una foto di cantiere in un attimo, mentre un elenco di nomi di file non dice nulla. Le caselle di selezione riappaiono per scegliere più documenti con un tocco.

Preferite l’applicazione? I documenti di un cliente, di un preventivo o di un intervento sono accessibili anche da DoliPlusMobi. Scoprite di più sulla condivisione di file da mobile.

Archiviare e ritrovare i vostri documenti, passo dopo passo

Il DMS di un cliente

1. Nella pagina del cliente, cliccate la scheda « DMS ».
2. A sinistra, « Terzi » è la cartella di questo cliente, creata automaticamente con le sue sottocartelle (quelle previste dal vostro amministratore, vedere le impostazioni più avanti). Sotto: i vostri documenti scansionati (Scan), il DMS dell’azienda (G.E.D) e il vostro spazio personale (MonCloud), secondo i vostri permessi.
3. Creare una cartella: cliccate « Cartella »; compare una nuova cartella, con il nome già selezionato. Digitate il nome (« Piani di posa »…) poi Invio. Fate doppio clic sulla cartella per entrarvi: il suo percorso si visualizza in basso a sinistra.
4. Depositare un documento: « Importa », poi « Seleziona file da caricare » (o « Seleziona cartella » per inviare un’intera cartella). Il documento arriva nella cartella aperta; funziona anche il trascinamento dal vostro computer.
5. Consultarlo: cliccate il documento; « Anteprima » lo mostra, « Apri » (o un doppio clic) lo apre nel visualizzatore, « Scarica » lo copia sul vostro computer. A seconda del tipo di file, si aggiungono altri pulsanti, come OnlyOffice per modificarlo in linea.
6. Rinominarlo, spostarlo: selezionato il documento, la barra propone Rinomina, Taglia (poi Incolla in un’altra cartella) ed Elimina.
7. Ritrovarlo: digitate una parola del nome del file nel campo di ricerca, in alto a destra, poi Invio: DoliPlus cerca nella posizione aperta, sottocartelle comprese.

Il DMS di un preventivo, di un ordine, di una fattura…

Ogni documento ha la sua scheda « DMS »: preventivo, ordine e fattura cliente, ordine e fattura fornitore, richiesta di prezzo, spedizione, contratto, progetto, prodotto o servizio, categoria, prestito… Gli stessi gesti che per un cliente. A sinistra, nell’ordine:

• la cartella del documento (« Proposta », « Ordine », « Fattura »…), dove DoliPlus archivia anche il PDF del documento;
• « Elementi associati »: una cartella per ogni documento collegato (il preventivo di un ordine, l’ordine di una fattura…), per ritrovare in un colpo solo tutti i documenti di una pratica — tranne sul progetto, sul prodotto e sulla categoria;
• « Terzi », la cartella del cliente o del fornitore del documento;
• poi Scan, G.E.D e MonCloud, secondo i vostri permessi.

Il DMS generale dell’azienda

Il menu « DMS », in alto, apre la « Documentazione condivisa generale »: i documenti dell’azienda che non dipendono da nessuna scheda (documentazione commerciale, modelli, procedure…). Posizioni proposte:

• G.E.D: consultazione con il permesso « DMS generale: consultare/scaricare », deposito con il permesso di deposito. Senza il permesso di consultazione, un utente vede solo le sottocartelle alle quali è stato iscritto;
• Scan, Scansione (tutte le cartelle) e Scanner (vedere sotto);
• MonCloud, il vostro spazio personale, se il modulo MonCloud è attivo e ne avete il permesso;
• il NAS e OneDrive se sono collegati, e il Cestino se è attivato per la vostra società.

Le posizioni esterne: scansioni, MonCloud, NAS, OneDrive

• Scan: la cartella dei documenti digitalizzati. Il vostro scanner vi deposita i suoi file via FTP (account creato all’installazione del vostro server), e anche l’applicazione mobile può inviarvi i propri. Con l’opzione « cartella Scan personale », ognuno ha la propria cartella, e chi ne ha il permesso vede tutte le cartelle in « Scansione (tutte le cartelle) ». L’opzione « Scanner » aggiunge una sottocartella comune dedicata allo scanner.
• MonCloud: il vostro spazio privato, presente in tutti i DMS, per trascinare un documento da una scheda verso le vostre cartelle personali e viceversa (dettagli più avanti, « MonCloud, l’archivio documentale privato »).
• NAS: il server di file della vostra azienda, collegato dal vostro amministratore (Home page › Impostazioni › G.E.D, scheda « NAS-FTP »). Compare con il nome scelto in « Nome della cartella », per gli utenti che ne hanno il permesso.
• OneDrive: se sulla vostra scheda utente sono indicate le credenziali di un’applicazione Microsoft, l’esploratore vi propone di collegare il vostro OneDrive come unità di rete. Una volta collegato, compare con il nome « OneDrive Nome C » (il vostro nome e l’iniziale del cognome) in tutti i vostri DMS, per la durata della sessione.

Leggere un’e-mail archiviata nel DMS e rispondere

Un’e-mail registrata nel DMS (file .eml) si apre con un doppio clic, in una nuova scheda del browser.

1. La scheda « E-mail » la presenta come in un programma di posta: in testa la data, il destinatario (A), il mittente (Da), l’oggetto e l’elenco dei file allegati; sotto, il messaggio, formattazione compresa.
2. La scheda « DMS » (il numero tra parentesi è quello degli allegati): gli allegati vengono estratti nella posizione « E-mail ». Apriteli, scaricateli, o trascinateli verso G.E.D o MonCloud. Questa posizione è temporanea: gli allegati estratti vengono cancellati dopo circa un giorno. Archiviate ciò che volete conservare.
3. « Rispondi o inoltra » prepara la risposta: il destinatario è il mittente del messaggio (o il suo destinatario originale se l’avevate inviato voi), l’oggetto inizia con « Re: », gli allegati vengono ripresi e il messaggio originale viene citato. Per inoltrare, togliete il destinatario (×) e digitate un altro indirizzo.
4. Scrivete sopra il messaggio citato, verificate i destinatari e i file allegati (il cestino ne toglie uno), poi « Invia una e-mail ». « Annulla » torna all’e-mail senza inviare nulla.

Le vostre CGV e la veste grafica dei vostri PDF

Menu Strumenti › « Documenti e Modelli »: i file che danno la veste ai vostri documenti PDF, una cartella per ogni uso.

• Cgv: le vostre condizioni generali di vendita, un PDF per lingua chiamato CGV_ seguito dalla lingua (CGV_it_IT.pdf, CGV_fr_FR.pdf…). La lingua del documento sceglie il file giusto; in mancanza, CGV_fr_FR.pdf. Sostituire il file aggiorna le CGV di tutti i vostri prossimi documenti.
• Cga: le vostre condizioni generali di acquisto, per i documenti fornitori (la cartella viene creata alla prima stampa di un PDF fornitore).
• Image Fond e Logo: uno sfondo di pagina, un logo sostitutivo; l’amministratore sceglie poi il file nelle impostazioni PDF.
• Sepa: i vostri modelli di mandato di addebito diretto.

Fate doppio clic sulla cartella per aprirla, poi « Importa » per depositare il vostro file. Quando generate il PDF di un preventivo, di un ordine o di una fattura, « Condizioni Generali di Vendita da applicare » sceglie il file aggiunto in fondo al documento; « Disattivare le condizioni generali di vendita » lo toglie per questa volta.

Per approfondire

• Modificare i vostri documenti Word, Excel e PowerPoint direttamente in DoliPlus
• La suite per ufficio online per aziende

Perché un DMS (Gestione Elettronica Documenti)

Metodo di classificazione del DMS interno del vostro ERP Dolibarr

Il Multipunto logico dell’archivio documentale (Gestione Elettronica dei Documenti)

Esempio:

• la nota di calcolo del preventivo è nell’archivio documentale del Preventivo
• La documentazione commerciale è nel menu DMS generale
• La fattura del fornitore nella cartella DMS della fattura fornitore,
• I documenti di apertura conto del tuo cliente sono nell’archivio documentale del tuo cliente,
• Le foto o documentazione dei tuoi prodotti e servizi sono nell’archivio documentale del Prodotto/Servizio

Collegamento Scanner

Il tuo scanner è configurato per puntare alla cartella “scan” del tuo server DoliPlus? Allora, recupera e archivia facilmente i tuoi documenti scansionati nelle tue cartelle dell’archivio documentale (Gestione Elettronica dei Documenti). È una funzionalità standard in DoliPlus, chiedi al supporto i tuoi codici di accesso gratuiti.

Consulta il capitolo

Collegamento Messaggistica

Inviare un’email con allegato un documento dal suo archivio documentale non è mai stato così semplice con la messaggistica interna DoliPlus. Un accesso dedicato consente di esplorare l’archivio documentale e selezionare i documenti da inviare.

Il suo WebMail è inoltre integrato con l’archivio documentale (Gestion Électronique de Documents), permettendo di estrarre automaticamente gli allegati delle email per inserirli in uno dei multipunti logici dell’archivio documentale.

Con il WebMail può anche selezionare direttamente i documenti da inviare tra quelli archiviati nell’archivio documentale.

Integrazione con l’archivio documentale privato MonCloud

Se dispone di uno spazio MonCloud DoliPlus, questo è connesso al suo archivio documentale (Gestion Électronique de Documents) Dolibarr. Il suo spazio MonCloud comunica inoltre con il server file aziendale (NAS) e con OneDrive.

Gestione dei permessi

Un sistema di gestione dei permessi per le cartelle dell’archivio documentale generale e dell’archivio documentale clienti/fornitori consente di definire autorizzazioni specifiche.

Gestione permessi – Sottocartelle dell’archivio documentale generale

È possibile eccezionalmente concedere permessi completi su specifiche sottocartelle dell’archivio documentale generale, permettendo a determinati utenti di consultare/scaricare e caricare documenti, anche se normalmente non ne avrebbero i diritti.

Un pulsante nell’archivio documentale generale permette di accedere all’interfaccia che elenca le cartelle di primo livello e assegnare agli utenti i permessi completi.

1. Rimuovere all’utente il permesso generale: DMS: Consultazione.
2. Assegnare l’utente alle cartelle autorizzate, le altre cartelle saranno nascoste o assenti nell’app mobile DoliPlusMobi.

 

Caso d’uso:

Gli utenti con permessi limitati in consultazione sull’archivio documentale generale potranno caricare documenti nelle specifiche sottocartelle a loro autorizzate.

Integrazione tra archivio documentale e NAS (Server di archiviazione di rete)

Ad esempio, se possiede un NAS connesso al web, è possibile stabilire un collegamento per trasferire documenti tra l’archivio documentale DoliPlus e il suo storage NAS.

Un video dimostrativo qui.

Come configurare questo connettore in DoliPlus. Da Home -> Configurazione -> DMS.

Per una connessione da DoliPlus, sono necessari i parametri standard per accedere via FTP o preferibilmente FTPS al NAS:

• Indirizzo pubblico del server
• Login
• Password
• Numero porta

Consiglio: Testare prima i parametri con un browser o un client FTP come FileZilla.

Inoltre, sono necessarie configurazioni sul NAS e sul router.

• Configurazione server FTP sul NAS
  • Porta 21
  • Attivazione SSL/TLS
  • FTP passivo sulla gamma di porte 55536-55735
• Configurazione modem/router Orange, SFR o altri.
  • Port forwarding della porta 21 verso l’IP locale del NAS
  • Port forwarding della gamma di porte passive 55536-55735 verso l’IP locale del NAS

In mobilità, specialmente su tablet, utilizzi le icone per accedere alle funzionalità disponibili con il mouse sul suo PC o Mac in ufficio, oppure usi i menu contestuali con una pressione prolungata sul documento.

Scorciatoie da tastiera

Trovi le scorciatoie Windows nel suo archivio documentale, le principali sono:

• Aggiorna: F5
• Indietro: BACKSPACE
• Avanti: SPACE
• Copia: CTRL+C
• Taglia: CTRL+X
• Incolla: CTRL+V

Le altre scorciatoie si trovano dietro il pittogramma ? del suo archivio documentale

Esempio di gestione delle immagini.

• Anteprima del PDF nell’esploratore

  

   

MonCloud, l’archivio documentale privato

Il termine “Cloud” (“nuvola” in italiano) si riferisce all’esternalizzazione dei suoi dati su server remoti, evitando così di doverli memorizzare su un dispositivo locale.

Il vantaggio è poter accedere ai propri dati da qualsiasi computer connesso a Internet e sincronizzarli su più dispositivi.

MonCloud è uno spazio riservato non condiviso, il suo. I documenti caricati in MonCloud non sono visibili agli altri utenti.

Inoltre, se desidera accedere alla sua cartella MonCloud dai suoi dispositivi mobili Android, iPhone, iPad, dal suo PC Windows o Mac da ufficio, è possibile farlo utilizzando il protocollo standard chiamato WebDAV.

A seconda dei casi, è necessario scaricare applicazioni standard che le permettano di connettersi inserendo:

Indirizzo (url)   + login + Password della sua sessione Dolibarr + DoliPlus

Nota:

Per ottenere l’indirizzo (url) del server, clicchi sul pulsante “Credenziali MonCloud” nella sua scheda utente per ricevere le credenziali complete via email. È poi più semplice fare un copia-incolla dalla sua email…

Questo indirizzo termina con una barra (/), è importante non ometterla.

Alcuni dispositivi hanno un servizio di rilevamento che tronca l’indirizzo; per ovviare a questo problema, lo registri e poi torni in modifica per forzare l’indirizzo completo.

Se viene richiesto il protocollo, scelga Basic.

 

Aprire il suo archivio documentale come un’unità del suo computer

MonCloud utilizza il protocollo standard WebDAV: il vostro archivio documentale privato si aggiunge quindi all’Esplora file di Windows o al Finder del Mac, come qualsiasi altro disco. Bastano due minuti. I file circolano poi in entrambe le direzioni, senza passare dal browser.

Primo passo: recuperare le credenziali

Aprite il vostro profilo utente, quindi cliccate sul pulsante «Credenziali MonCloud»: riceverete via email l’indirizzo del server, il vostro username e la password. Conservate questo messaggio a portata di mano, dovrete copiare-incollare questi tre valori.

Windows: aggiungere MonCloud come unità di rete

Diversi software sul mercato svolgono questa funzione. Prendiamo qui RaiDrive come esempio: scaricatelo, installatelo, avviatelo, quindi impostate la lingua italiana.

Cliccate poi su Aggiungi nella barra degli strumenti in alto, quindi andate nella scheda NAS e inserite:

• Archiviazione: WebDAV;
• Disco: la lettera di unità di rete a vostra scelta;
• Indirizzo: l’indirizzo lungo ricevuto via email, distribuito sulle due righe come nell’esempio;
• Porta: 443;
• Account: il vostro username e password.

Confermate con OK: le cartelle del vostro archivio documentale personale appariranno nell’Esplora file di Windows. La sincronizzazione sarà poi automatica.

macOS: connettersi dal Finder

Su Mac, nulla da installare. Aprite il Finder, menu Vai, quindi «Connetti al server…», e inserite lo stesso indirizzo usato su Windows.

Il Finder chiederà quindi le credenziali: inserite il login e la password ricevuti, quindi cliccate su Connetti.

La cartella Scan, in FTP sicuro

Lo stesso software monta anche la cartella Scan della vostra sessione come unità di rete, questa volta in FTP sicuro, con i parametri forniti al momento della consegna. In RaiDrive, Aggiungi, scheda NAS:

• Archiviazione: FTP;
• Disco: una lettera di unità;
• Indirizzo: il vostro indirizzo FTP, porta 21;
• Account: il vostro username e password.

Le vostre connessioni appariranno affiancate nella stessa finestra.

Condividere una cartella dell’archivio documentale con un piccolo gruppo

Lei desidera che un gruppo di utenti lavori sugli stessi file, senza passare attraverso un servizio di archiviazione esterno? Un accesso FTP sicuro è aperto su una cartella condivisa dell’archivio documentale, in lettura e scrittura. Ogni utente sincronizza poi una cartella locale del proprio computer, con il software di propria scelta — questo non è fornito, è solo l’accesso che viene concesso.
Lei ne trae vantaggio su tre fronti: un controllo completo, poiché solo gli utenti designati accedono alla cartella; una vera integrazione, poiché la cartella si comporta come un’unità Windows; e nessuna piattaforma cloud esterna, poiché i documenti non lasciano la sua sessione DoliPlus. Condividere via e-mail, al contrario, moltiplica le versioni e le perdite.

Questa funzionalità è in fase di sviluppo.

Su Android e su iOS

Su smartphone e tablet, qualsiasi client WebDAV va bene — il server è DoliPlus; il client è l’applicazione che si connette. Alcune che hanno dato prova di sé:

• Android — WebDAV Navigator Lite (disponibile anche su iPad) · WebDavDroid Lite ;
• iOS — WebDAV Navigator Lite · My WebDAV.

Gestione dei permessi MonCloud

Due autorizzazioni controllano MonCloud, entrambe concesse per impostazione predefinita a un nuovo utente:

• Accesso all’archivio documentale MonCloud — senza di esso, l’utente non vede il proprio spazio privato negli esploratori di DoliPlus;
• Autorizzare la sincronizzazione dello spazio documentale privato MonCloud con applicazioni di terze parti (Android, iOS, Windows) — è questa che apre o chiude tutto quanto descritto in questo capitolo.

Rimuovere la seconda a un utente lascia il suo spazio consultabile in DoliPlus, ma lo disconnette dalle unità di rete e dalle applicazioni mobili.

Altre opzioni e configurazione

Accesso dal menu Amministratore

Cartelle automatiche

Questa opzione permette di normalizzare automaticamente il nome delle sottocartelle dell’archivio documentale.

Accesso: Home->configurazione->DMS

Assemblare documenti in modo sistematico

Accesso: Home->configurazione->DMS

Utile, ad esempio, per aggiungere sistematicamente un’attestazione di assicurazione decennale alle proposte commerciali.

Disponibile per tutti gli elementi elencati qui.

 

Convertire le immagini localizzate nella cartella dei depositi di piani in PDF

Questa opzione consente di convertire le immagini situate nella cartella dei depositi di piani (es. Piani) in PDF nella libreria documenti.

L’immagine originale viene archiviata nella sottocartella ‘Archivi’.

Può essere applicata alle cartelle situate in più punti della libreria documenti, a condizione che il nome della cartella dei depositi di piani corrisponda a una sottocartella dell’ordine, preventivo…

Formati di immagini consentiti:

Tutte le impostazioni del DMS

Home page › Impostazioni › G.E.D (amministratore), scheda « Parametri ». Gli interruttori si salvano al clic; i campi, con « Salva » in fondo alla pagina.

• Cartella « Allega »: il primo interruttore aggiunge una cartella « Allega » nel DMS di terzi, preventivi, ordini, fatture, acquisti e prodotti. I PDF che vi si depositano vengono uniti al PDF del documento principale.
• Cartelle automatiche: per ogni tipo di scheda (terzo, preventivo, ordine cliente, fattura cliente, ordine fornitore, fattura fornitore, prodotto o servizio), le sottocartelle create automaticamente all’apertura della sua scheda DMS, separate da « : » (es. Piani:Foto:Contratto). Così i vostri collaboratori archiviano sempre nello stesso posto.
• Assemblaggio sistematico: una riga per tipo di documento (preventivo, ordine, fattura, richiesta di prezzo, ordine e fattura fornitore, spedizione, contratto di servizio). I PDF depositati nella cartella indicata vengono allegati a ogni documento di quel tipo.
• Gestione delle foto: « Nome della cartella Foto » di terzi, prodotti e categorie, e la visualizzazione di queste foto in galleria sotto l’esploratore.
• Piani in PDF: l’interruttore di conversione e « Nome della cartella/i dei depositi di piani » (separati da « : »). Ricordatevi di cliccare « Salva » per questo nome, anche se è già visualizzato.
• Riduzione delle foto della cartella terzi: la soglia di attivazione (es. 1000 per 1 MB) e la dimensione massima; la riduzione avviene ogni notte.
• Cartella Scan: « La cartella «Scan» diventa personale… » e la creazione di una sottocartella « scan/Scanner ».

La scheda « NAS-FTP » collega il vostro NAS: « Indirizzo del server FTP », « Accesso », « Password », « Nome della cartella » (il nome della posizione nell’esploratore), « Porta della connessione », tempo di attesa, cartella radice, connessione attiva o passiva, SSL; « Test FTP » verifica la connessione. Più sotto, « Controllo delle autorizzazioni »: un interruttore « Disattivare l’accesso alla cartella NAS-FTP in… » per ogni spazio (DMS generale, terzi, intervento, manutenzione, vCard) nasconde il NAS dove non lo volete; si applica al clic.

Modificare i documenti Word, Excel, PowerPoint direttamente nella libreria documenti

Con il modulo OnlyOffice integrato in DoliPlus, non è più necessario scaricare un documento per modificarlo. Un clic destro su un file Word, Excel o PowerPoint nella libreria documenti mostra l’opzione Modifica con OnlyOffice: l’editor si apre direttamente nel browser, a schermo intero, e il salvataggio è automatico. Il documento rimane sul server DoliPlus — non viene mai trasferito a un servizio esterno.

Scopri di più sulla modifica dei documenti con OnlyOffice

API e libreria documenti

Vedere il capitolo API di comunicazione bidirezionale Dolibarr & DoliPlus