Le opportunità commerciali La aiutano a monitorare le sue potenziali vendite, dal primo contatto fino alla firma del contratto. In questo modo, saprà sempre a che punto è ogni job e potrà gestire le previsioni di fatturato.

Definire le fasi di vendita con le opportunità commerciali

DoliPlus offre uno strumento dedicato per meglio definire le fasi di vendita, dalla qualificazione dell’opportunità fino alla chiusura del job. Ogni lead avanza così attraverso tappe chiare, condivise da tutto il team.

Nello specifico, lo strumento offre:

• una dashboard per il monitoraggio dei job in corso;
• la gestione delle date di follow-up, per non perdere nessun lead;
• una probabilità di successo e il calcolo del fatturato ponderato;
• il raggruppamento dei preventivi successivi dello stesso job;
• campi personalizzabili per adattare il processo di vendita (stato, famiglia…);
• l’esportazione dei dati in Excel;
• la gestione dei documenti allegati (archivio documentale).

 

Creare un’opportunità e programmarne il sollecito, passo dopo passo

1. Menu Commerciale › Opportunità › «Nuova opportunità». Il responsabile è il commerciale che segue l’affare (Lei, per impostazione predefinita): è lui a ritrovarla in «Le mie opportunità».
2. In «Rif. interno», dia all’affare un nome eloquente («Allestimento sala espositiva»); il numero dell’opportunità viene assegnato automaticamente.
3. La fase di vendita colloca l’affare («Prospection», «Chiffrage», «Proposition», «Négociation»… fino a «Gagné» o «Perdu»); il tipo lo classifica («Équipement», «Entretien», «Conseil»…) per le statistiche.
4. Il cliente: digiti l’inizio del nome e scelga un cliente o un potenziale cliente.
5. L’importo previsto al netto delle imposte (obbligatorio, anche approssimativo: alimenta le previsioni) e la data di chiusura, proposta d’ufficio a qualche settimana di distanza (vedere le impostazioni). Un affare che supera questa data senza essere né vinto né perso passa in «Opportunità (in ritardo)».
6. «Crea». Se manca un campo obbligatorio, DoliPlus lo indica in cima alla pagina e conserva i dati inseriti.

Nella scheda, clicchi «altre proprietà» se necessario per vedere la data di sollecito e la probabilità:

• «Data di sollecito»: la matita, poi il giorno e, in «Chi», la persona che richiamerà il cliente; «Aggiungi» crea un evento «Sollecitare opportunità» nella sua agenda, collegato all’affare. «No – senza follow-up» indica semplicemente che non è previsto alcun sollecito.
• «Probabilità di successo»: la matita, scelga da 0 a 100 % poi «Modifica». L’importo moltiplicato per questa probabilità dà l’importo ponderato: la Sua previsione realistica.

Far avanzare l’affare fino alla chiusura

1. Menu Commerciale › Opportunità: i Suoi affari, i più recenti in cima; clicchi il riferimento di quello che avanza.
2. «Modifica»: scelga la nuova fase («Proposition» quando il preventivo è partito, «Gagné» o «Perdu» quando il cliente ha deciso), adegui se necessario l’importo o la data di chiusura, poi «Salva».
3. Il preventivo si prepara come di consueto dalla scheda del cliente. Nell’opportunità, in «Preventivi/Proposte commerciali», lo scelga (l’elenco mostra solo i preventivi di questo cliente non ancora collegati) poi «Associa». Ordini e fatture si associano allo stesso modo, ciascuno nel proprio blocco: le fatture associate alimentano l’«Importo H.T. reale» dell’affare. La piccola croce scollega un documento collegato per errore.
4. Quando l’affare è vinto o perso e la sua fase è aggiornata, «Chiudi»: l’affare esce da quelli in corso. La chiusura non cambia la fase: è la fase a indicare l’esito. Un affare chiuso resta consultabile; «Riapri» lo rimette in corso.

Seguire il Suo portafoglio di affari

L’elenco delle opportunità

Il menu Opportunità filtra l’elenco con un clic: «Opportunità (in corso)», «Opportunità (in ritardo)» (data di chiusura superata), «Opportunità (chiusa)», e le stesse voci per «Le mie opportunità». Ogni riga indica il responsabile, la fase, il tipo, la probabilità («Successo»), l’«Importo ponderato» (importo stimato × probabilità), l’«H.T Esti.», l’«H.T. reale» e la data di chiusura; i totali compaiono in fondo alle colonne. La scheda «Opportunità di Affari» nella pagina di un cliente mostra le opportunità di quel cliente.

Le statistiche

Menu Commerciale › Opportunità › Statistiche: il Suo portafoglio di affari anno per anno, a partire dagli importi stimati inseriti in ogni opportunità.

1. Filtri per cliente, per «Creato da» (l’autore) o per «Responsabile (livello 1)» (il responsabile dell’affare), poi «Aggiorna».
2. Per ogni anno di creazione: il numero di opportunità, l’importo stimato totale e l’importo medio; due grafici a torta li ripartiscono per fase e per tipo; sotto, il numero e poi l’importo mese per mese, l’anno in corso a confronto con i due precedenti.
3. Clicchi un anno: il dettaglio mese per mese (numero, importo totale, importo medio) si apre in una nuova finestra, con i Suoi filtri; le frecce passano da un anno all’altro.

Il cruscotto, i contatti e l’assistente

Il cruscotto delle opportunità

Menu Commerciale › Opportunità: l’area delle opportunità di affari. Con il cruscotto personalizzabile, riunisce dei riquadri: «Pipeline delle opportunità» (in corso, ponderato, vinto, e il numero di affari senza probabilità di successo), opportunità per fase e per tipo (tutte, o le Sue), e un riquadro per fase con i relativi affari.

I contatti dell’affare

La scheda «Contatti» dell’opportunità indica chi interviene: riga «Utenti» per un collega («Commercial à l’origine de l’affaire»), riga «Contatti di terze parti» per gli interlocutori del cliente («Responsable suivi de l’affaire», «Responsable suivi du paiement»), poi «Aggiungi» (permesso di modifica delle opportunità).

Il parere dell’assistente

Se l’assistente IA è installato e l’analisi è attivata nelle impostazioni, la scheda propone «Analizza con l’assistente». Una finestra «Analisi dell’opportunità» fornisce una «Qualificazione» (Caldo, Tiepido o Freddo), il «Perché», un’«Azione consigliata» e la relativa «Scadenza consigliata». Nulla viene registrato nell’opportunità: «Rilancia l’analisi» ne richiede un’altra, «Crea l’azione» (permesso di modifica) inserisce l’azione proposta nell’agenda del responsabile dell’affare, alla data consigliata, e «Chiudi» chiude la finestra.

Perché monitorare le sue opportunità commerciali?

Senza un monitoraggio strutturato, un lead promettente si perde facilmente: un follow-up dimenticato, un preventivo senza seguito, una previsione impossibile da rispettare. Ecco perché questo modulo di gestione della relazione clienti fa la differenza.

Ne trarrà vantaggio su tre fronti:

• chiarezza visiva: vedrà a colpo d’occhio i job da seguire;
• previsioni affidabili: il fatturato ponderato anticipa le entrate;
• lavoro di squadra: tutti condividono lo stesso stato dei lead in corso.

Inoltre, poiché tutto rimane in DoliPlus, le sue opportunità commerciali si collegano direttamente ai preventivi, ai clienti e ai progetti. Eviterà così doppie inserzioni e strumenti dispersi. Potrà anche incrociarle con i suoi settori di vendita.

Nel tempo, capitalizzerà anche sui suoi dati. Infatti, il raggruppamento dei preventivi e l’esportazione in Excel La aiuteranno ad analizzare i tassi di conversione. Di conseguenza, identificherà ciò che funziona e perfezionerà il processo di vendita.

Configurare le opportunità

Impostazioni › Moduli, riga delle opportunità di affari, la chiave inglese a destra (amministratore):

• Il riferimento: la maschera genera il riferimento di ogni nuova opportunità (prefisso, anno, contatore); «Modifica» la salva, i riferimenti già assegnati non cambiano.
• La data di chiusura proposta: oggi più questo numero di giorni, da regolare sulla durata abituale delle Sue vendite.
• Il gruppo dei commerciali: solo i suoi membri sono proposti come responsabili di un’opportunità. «Salva» applica queste due impostazioni.
• L’analisi da parte dell’assistente: attiva o disattiva il pulsante «Analizza con l’assistente» della scheda (vedere sopra).
• I Suoi campi: la scheda degli attributi complementari aggiunge i Suoi campi alla scheda dell’opportunità (disponibilità di spesa, provenienza…). Le fasi e i tipi di opportunità si configurano invece nel dizionario generale.

Per approfondire

• La proposta commerciale (preventivo)
• I settori di vendita
• L’archivio documentale (gestione elettronica dei documenti)