Das Extranet-Portal von DoliPlus ist jetzt der Ort, an dem Ihre Geschäftskunden bestellen:

• jeder sieht seinen eigenen Katalog, zu den Preisen, die Sie mit ihm ausgehandelt haben;
• er bestellt selbstständig nach, abends wie am Wochenende;
• er verfolgt seine Aufträge und sieht den tatsächlichen Status jedes einzelnen;
• er lädt seine Belege herunter und begleicht seine Rechnungen online;
• Sie erhalten jeden Auftrag als Entwurf — nichts läuft ohne Ihre Freigabe weiter.

Mit anderen Worten: Ihre Kunden bestellen ihren Nachschub selbst. Sie brauchen dafür also weder einen eigenen Onlineshop noch eine einzige Nacherfassung.

DoliPlus ist die erweiterte Cloud-Edition von Dolibarr. Alles Folgende läuft daher in genau dem ERP, das Ihr Team bereits nutzt.

Zwei Wege, Ihr Extranet-Portal zu öffnen

Zuerst schauen Ihre Kunden nur. Sobald Sie es entscheiden, bestellen sie.

• Das Schaufenster: der Kunde meldet sich an und sieht seinen Katalog mit seinen Preisen. Es ist in Ihrem DoliPlus-Abonnement enthalten.
• Die Bestellannahme: er trägt Mengen ein und sendet den Auftrag ab. Das ist eine Option, die Ihr DoliPlus-Ansprechpartner für Sie freischaltet.

Mit dem Schaufenster zu beginnen bleibt der vernünftige Weg. Sie veröffentlichen nämlich zuerst Ihre Preise, prüfen, was jeder Kunde sieht, und öffnen die Bestellung danach in aller Ruhe.

Außerdem können Sie die Bestellannahme jederzeit wieder schließen, etwa während einer Inventur oder einer Preisrunde. Ihre Kunden sehen währenddessen weiterhin ihren Katalog.

Jeder sieht seinen eigenen Katalog, zu seinen Preisen

Ein Katalog enthält die Artikel, die Sie zeigen möchten, samt der Preisstufe, die er anwendet. Vor allem aber bedient er beliebig viele Kunden: Sie legen niemals einen Katalog pro Kunde an. Sobald er gefüllt ist, geben Sie ihn frei: erst diese Freigabe macht ihn für Ihre Kunden sichtbar.

Anschließend kann jeder Kunde aus diesem gemeinsamen Tarif heraustreten. Dafür geben Sie ihm einfach seine eigene Preisstufe auf seinem Datensatz. Von da an behält er seine ausgehandelte Staffel, während die anderen ihre behalten.

Der Bildschirm zeigt Ihnen den angewandten Preis und dessen Herkunft — vom Kunden oder aus dem Katalog geerbt. Folglich besteht kein Zweifel daran, was Ihr Kunde sieht.

Ein Artikel, den Sie für ihn nicht bepreist haben, erscheint schließlich als „Preis auf Anfrage“. Er ruft Sie an, und Sie besprechen es: nichts wird an Ihrer Stelle erfunden. Unser Kapitel zur Preisverwaltung erläutert diese mehrstufigen Staffeln.

Abends bestellen, am Wochenende, ganz ohne Anruf

Ihr Kunde öffnet den Bereich „Aufträge“ in seinem Portal. Dort findet er vier Dinge in dieser Reihenfolge: seinen Katalog, die Bestellung in Vorbereitung, seine früheren Aufträge und seine offenen Rechnungen.

Konkret trägt er eine Menge ein, klickt auf „Hinzufügen“, wiederholt das und sendet den Auftrag ab. Sie erhalten ihn sofort.

Auf seiner Seite liest er eine eindeutige Meldung: der Auftrag ist erfasst, sein Lieferant wird ihn bestätigen. Nichts lässt ihn glauben, er sei bereits freigegeben.

Bei den Rechnungen erscheint die Schaltfläche für die Onlinezahlung immer dann, wenn diese Zahlungsart greift. Die Onlinezahlung von Rechnungen funktioniert genauso wie über einen per E-Mail versendeten Link.

Nichts läuft ohne Ihre Freigabe weiter

Das ist die Frage, die jeder zuerst stellt: „Und wenn ein Kunde Unsinn bestellt?“

Ein über das Extranet-Portal erteilter Auftrag verpflichtet daher zu nichts. Er landet in Ihrer gewohnten Liste als Entwurf, mit dem Katalognamen im Vermerk. Folglich prüfen Sie ihn, passen ihn an und geben ihn frei — oder eben nicht. Der Kundenauftrag durchläuft danach seinen normalen Ablauf.

Darüber hinaus wird beim Absenden das Kreditlimit des Kunden geprüft. Hat er es erreicht, wird der Auftrag dennoch erfasst, und der Kunde weiß, dass Sie ihn bestätigen werden. Sie entscheiden also selbst, niemals eine Automatik. Das Kapitel Kreditlimits der Kunden erklärt, wie Sie diese Grenzen setzen.

Einen Kunden mit einer einzigen Einladung freischalten

Auf dem Kundendatensatz führt der Reiter „Bestellportal“ drei Einstellungen zusammen: den Katalog, den er sehen wird, seine Preisstufe und das Lager, das ihn beliefert.

Anschließend versendet eine Schaltfläche die Einladung. Der Kunde erhält eine E-Mail mit einem signierten Link, öffnet ihn und wählt sein Passwort selbst.

Deshalb wandert niemals ein Passwort per E-Mail, und Sie erfinden keines. Der Link verfällt nach sieben Tagen, gilt nur einmal, und eine erneute Einladung schließt die vorherige automatisch.

Belege einsehen und Rechnungen begleichen

Das Portal dient nicht nur der Bestellung. Übersichtstabellen zeigen jedem Kunden das Wesentliche, das Sie ihm mitteilen möchten. Zusätzlich lädt er seine Rechnungen selbst herunter.

Jede Dokumentenanfrage kostet Ihr Team Zeit. Dieser Extranet-Bereich macht Ihre Kunden rund um die Uhr selbstständig.

Sie gewinnen dreifach:

• weniger Rückfragen: der Kunde holt sich seine Rechnungen selbst;
• ein modernes Bild: Sie bieten einen echten Kundenbereich im Netz;
• kontrollierter Zugang: Sie bestimmen, was jeder Kunde sehen darf.

Das Portal passt im Übrigen zur elektronischen Signatur: Ihr Kunde unterschreibt sein Angebot und bestellt am selben Ort nach.

Ihr Extranet-Portal in Betrieb nehmen

Die Einrichtung umfasst wenige Schritte.

Die Zugangsadresse

Für Ihre Kunden ändert sich die Adresse des Extranet-Portals. Aus Ihrem gewohnten https://meine_sitzung.doliplus.com/htdocs/ wird https://meine_sitzung.doliplus.com/acces/ für das Portal.

Die Berechtigungen

Legen Sie zuerst die Rechte für interne wie externe Benutzer fest. Anschließend öffnen Sie mit Administratorrechten den neuen Reiter auf dem Kundendatensatz: er legt die Zugänge an und sendet die Zugangsdaten an den zuständigen Kontakt.

Aktivieren Sie schließlich die über das Portal erreichbaren Seiten und stellen Sie die Fußzeile sowie die übrigen Optionen ein. Denken Sie bei mehreren Mandanten daran, das Modul auch im Hauptmandanten zu aktivieren. Jede Ihrer Gesellschaften öffnet das Portal dann für ihre eigenen Kunden, mit eigenem Katalog und eigenen Preisen: ein Kunde, den zwei von ihnen betreuen, findet die Konditionen derjenigen, die ihn eingeladen hat.

Wenn ein Kunde nicht hineinkommt

Nach drei Fehlversuchen erscheint eine Viertelstunde lang eine Robotersperre. Das ist also keine Störung: er sollte warten, oder Sie senden eine neue Einladung.

Sieht er den Bereich „Aufträge“ nicht, prüfen Sie sein Zugriffsrecht und seine Zuordnung zu einem Katalog.

Was das Portal nicht leistet

Besser, man sagt es offen, denn das erspart ein teures Missverständnis.

Das Extranet-Portal ist kein Onlineshop. Es gibt keine freie Registrierung, keinen anonymen Besucher und keine Barzahlung beim Bestellen. Jeder Kunde ist ein Datensatz in Ihren eigenen Stammdaten, mit ausgehandelter Staffel und Kreditlimit.

An die breite Öffentlichkeit zu verkaufen ist ein anderes Geschäft, und DoliPlus deckt es an anderer Stelle ab: der PrestaShop-Connector verbindet Ihren Onlineshop mit demselben ERP, mit denselben Artikeln und denselben Beständen. Beide vertragen sich übrigens bestens — der Shop für die Öffentlichkeit, das Portal für Ihre Geschäftskunden und deren ausgehandelte Preise.

Es gibt nichts an Ihrer Stelle frei und es erfindet keinen Preis. Was Ihr Kunde sieht, stammt aus Ihrem Katalog oder seiner Staffel und wird bei jeder Anzeige neu berechnet — niemals in einer Kopie eingefroren, die still veralten würde.

Wenn Ihr Geschäft mehr verlangt, prüft unser Support schließlich Ihre besonderen Anforderungen.

Weiterführende Informationen

• Preisverwaltung: der richtige Preis, automatisch — die ausgehandelten Staffeln Ihrer Kunden.
• Kreditlimits der Kunden — die Grenze jedes Kunden festlegen.
• Onlinezahlung von Rechnungen — Ihre Kunden zahlen direkt im Portal.
• PrestaShop-9-Connector — um auch an die breite Öffentlichkeit zu verkaufen, aus demselben Katalog.
• Elektronische Signatur: aus dem unterschriebenen Angebot wird ein Auftrag.