sur 8 août 2026 Les notes de frais sur mobile ne se saisissent plus : elles se photographient. Depuis l’application DoliPlusMobi, votre équipe prend le ticket en photo et la ligne de dépense se remplit d’elle-même :
- la date, le montant, le taux de TVA, le type de frais et le nom du commerçant sont lus sur le justificatif ;
- il ne reste qu’à vérifier d’un coup d’œil, puis à valider ;
- la saisie fonctionne même sans réseau, dans un parking souterrain comme dans un train ;
- les kilomètres se calculent automatiquement, selon le véhicule du salarié ;
- chaque dépense indique qui a payé : le salarié ou la carte de la société ;
- une fois la note terminée, la demande de validation part toute seule au responsable.
Autrement dit, la note de frais se construit au fil de la semaine, sans effort. Par conséquent, plus personne ne passe son dimanche soir à reconstituer un mois de déplacements.
Le vrai problème n’est pas la saisie, c’est le ticket perdu
Dans la plupart des entreprises, le justificatif voyage en fond de poche, puis dans la boîte à gants, avant de finir illisible. En effet, entre le repas d’affaires et le moment où le comptable réclame la pièce, il s’écoule souvent plusieurs semaines.
Le résultat est connu : des frais oubliés, des salariés qui y perdent, et un service comptable qui relance. C’est pourquoi la saisie doit se faire au moment de la dépense, et non un mois plus tard.
Photographiez le justificatif, la ligne se remplit toute seule
C’est la nouveauté qui change le quotidien. Dès que la photo est prise, DoliPlus lit le ticket et pré-remplit la dépense : la date, le montant réellement payé, le taux de TVA, la catégorie de frais et le nom du commerçant.
Le montant hors taxes, lui, n’est jamais lu sur le ticket : le logiciel le recalcule à partir du montant payé et du taux. Ainsi, le chiffre reste juste même si l’impression est pâle ou froissée.
Ci-dessus, une note d’hôtel photographiée sur place : tous les champs sont arrivés seuls. Le salarié n’a plus qu’à contrôler, corriger si besoin, puis valider. C’est précisément ce qui rend les notes de frais sur mobile réellement rapides : la saisie devient une simple vérification.
Ensuite, le justificatif reste lié à sa ligne de dépense. Par ailleurs, il se retrouve dans le document PDF envoyé au responsable, ce qui évite toute pièce jointe oubliée.
Des notes de frais sur mobile qui fonctionnent sans connexion
C’est la deuxième différence utile au quotidien. Un commercial en déplacement n’a pas toujours de réseau ; pourtant, c’est précisément là qu’il dépense.
L’application conserve donc les saisies dans le téléphone. Puis, dès que la connexion revient, un bouton envoie l’ensemble vers DoliPlus. Si le serveur refuse une ligne, celle-ci reste sur le téléphone au lieu de disparaître : autrement dit, aucune saisie ne se perd en route.
Les frais kilométriques se calculent tout seuls
Le barème kilométrique dépend du véhicule et du nombre de kilomètres déjà parcourus dans l’année. Ce calcul, fastidieux à la main, se fait automatiquement.
De plus, à la création d’une note, l’application reprend le véhicule du salarié ainsi que son cumul de l’année précédente. Par conséquent, la bonne tranche du barème s’applique dès le premier trajet de janvier.
Carte de la société ou avance du salarié : le choix se fait dépense par dépense
Une même journée mélange souvent les deux cas. Par exemple, le déjeuner part sur la carte de l’entreprise, tandis que le parking est réglé en espèces par le salarié.
Le mode de règlement se choisit donc ligne par ligne, sur le téléphone comme sur l’ordinateur. Ainsi, l’entreprise ne rembourse que ce qui a réellement été avancé. Consulter le chapitre sur la note mixte pour le détail de ce fonctionnement.
Ce qu’il faut pour démarrer
Passer aux notes de frais sur mobile ne demande que quelques réglages, faits une seule fois :
- Installer l’application DoliPlusMobi sur le téléphone : En savoir plus sur l’installation.
- Vérifier que le salarié dispose du droit de créer ses propres notes de frais.
- Renseigner son véhicule, afin que le barème kilométrique s’applique correctement.
- Désigner le responsable qui recevra les demandes de validation.
Enfin, la validation se fait sans effort : le responsable reçoit un message contenant la note et répond directement par oui ou non, sans même se connecter au logiciel.
Pour aller plus loin
- Note de frais : qui a avancé quoi, et ce qu’il reste à rembourser — le circuit complet, du barème au remboursement.
- Réception de marchandises sur mobile — une autre tâche du terrain traitée depuis le téléphone.
- Partager des fichiers depuis son mobile — envoyer une photo ou un document vers votre espace.
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