sur 6 février 2020
La gestion des ressources vous permet de répertorier vos salles, véhicules et matériels, puis de suivre leur planning d’occupation. Ainsi, vous savez toujours ce qui est disponible, et quand.
À quoi sert la gestion des ressources ?
Votre entreprise dispose de ressources partagées : salles de réunion, véhicules, matériels ou engins. La gestion des ressources les identifie dans l’ERP. Vous suivez ainsi leur planning d’occupation, leur maintenance et leur disponibilité.
Initialiser et configurer le module
D’abord, le module Ressource doit être activé, avec les droits adéquats.
Ensuite, utilisez le menu « Groupe » pour créer des familles de ressources. De plus, dans la configuration, vous ajoutez ou modifiez les statuts de gestion. Enfin, les catégories offrent une autre façon de segmenter vos ressources.
Créer une ressource
Pour créer une ressource, utilisez le menu dédié. Un premier écran affecte le type de ressource (groupe). Ensuite, en modification, vous complétez la fiche.
De plus, des champs personnalisés adaptent le formulaire à chaque type de ressource. Par exemple, un véhicule porte un numéro d’assurance. Un état et un statut gèrent par ailleurs le cycle de vie et de disponibilité.
Enfin, vous reliez la ressource à un autre élément de l’ERP (utilisateur, produit), à des catégories, à des contacts ou à des documents. L’onglet « Événements/Agenda » liste, lui, les événements liés à la ressource.
Réserver une ressource
La réservation se fait simplement. Depuis un événement, l’onglet « Ressource » vous permet de réserver la salle, le véhicule ou le matériel voulu. Vous évitez ainsi les doubles réservations.
La vue en liste
Enfin, une vue en liste regroupe vos ressources. Elle propose une vue générale, ainsi qu’une vue par groupe qui affiche les champs personnalisés.
Pourquoi gérer ses ressources dans l’ERP ?
Une salle réservée deux fois, un véhicule indisponible : ces ratés coûtent du temps. La gestion des ressources les évite, en centralisant les plannings.
Vous y gagnez sur trois plans :
- une disponibilité claire : vous voyez ce qui est libre, et quand ;
- moins de conflits : les réservations s’affichent sur l’agenda ;
- un suivi complet : maintenance, documents et événements au même endroit.
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