Gestione digitale delle fatture fornitori ricevute in DoliPlus

Come trattare senza sforzo le fatture fornitori ricevute via e-mail o per posta? DoliPlus dematerializza le fatture fornitori ricevute, dallo scan alla contabilità, per risparmiare tempo e garantire la tracciabilità. Ancora meglio: grazie alla lettura automatica, è sufficiente caricare il PDF e la fattura si compila da sola — fornitore, riferimento, data e IVA per aliquota. Verificate e validate.

Questa funzionalità è rivolta al servizio responsabile della gestione delle fatture fornitori ricevute via e-mail o per posta.

La dematerializzazione delle fatture fornitori ottimizza la produttività, migliora le performance aziendali in

• Valorizzando le informazioni nell’ERP: tabelle contabili, tabelle analitiche, tabelle di tesoreria previsionale,
• Riducendo i tempi di elaborazione,
• Riducendo i costi di trasferimento alla contabilità,
• Semplificando le attività più onerose,
• Facendo leggere automaticamente il documento tramite intelligenza artificiale per evitare la riscrittura,
• Trovando nel catalogo ogni articolo fatturato, partendo dal riferimento del fornitore,
• Ingrandendo con la lente d’ingrandimento le fatture scritte in piccolo, per leggerle senza sforzo,
• Dichiarando all’amministrazione fiscale i vostri acquisti da fornitori esteri, senza doppia registrazione.

Funzionamento

Le fatture fornitori vengono scansionate e caricate via FTP dalla macchina a DoliPlus, che offre questa funzionalità di default.

Altra possibilità, per le e-mail già dematerializzate, l’interfaccia di posta elettronica permette in un clic di estrarre tutti gli allegati o uno specifico per caricarlo da server a server nella cartella « Scan ».

Un’interfaccia permette a un operatore di classificare in modo assistito per caricare il documento nell’archivio documentale della fattura fornitore corrispondente.

Il processo è quindi volontariamente in due fasi. Prima, il documento finisce in una cartella di attesa — il « Dossier da esplorare » — senza alcuna classificazione automatica. Poi, il vostro gesto di classificazione (« Deposita la fattura nel DMS ») lo inserisce nell’archivio documentale della fattura: il documento è estratto dalla posta o dallo scan, il suo posto esiste già, lo depositate con un clic. Così, nulla entra nelle vostre cartelle senza validazione umana.

Procedura

Selezionare il documento.

Sono possibili diversi casi:

Caso n°1

Se non esiste alcuna ordinazione o fattura, il pulsante « Creare una nuova fattura » aprirà una nuova scheda per inserire la fattura.

Dopo aver creato questa fattura, tornare su questa interfaccia e aggiornare l’elenco delle fatture, selezionare la fattura poi « Deposita la fattura nel DMS ».

Caso n°2

Esiste un’ordinazione corrispondente alla fattura, ma la fattura non esiste. Selezionare l’ordinazione di cui viene visualizzato il riepilogo, verificare gli importi poi creare la fattura fornitore.

Dopo aver creato questa fattura, tornare su questa interfaccia e aggiornare l’elenco delle fatture, selezionare la fattura poi « Deposita la fattura nel DMS ».

Caso n°3

La fattura esiste. Selezionare la fattura di cui viene visualizzato il riepilogo, verificare gli importi poi creare la fattura fornitore.

Dopo aver creato questa fattura, tornare su questa interfaccia e aggiornare l’elenco delle fatture, selezionare la fattura poi « Deposita la fattura nel DMS ».

Da pagare

Opzionalmente, può essere richiesta la convalida del pagamento della fattura tramite una richiesta di Bon à Payer.

Per impostazione predefinita, viene selezionato il validatore dell’ordine associato, se presente.

1. Sulla schermata di triaggio, una volta scelta la fattura, spuntate « Richiesta di Buono a Pagare » nel pannello della fattura.
2. Scegliete il validatore nell’elenco — DoliPlus propone d’ufficio la persona che ha approvato l’ordine fornitore collegato — e aggiungete una nota se necessario.
3. Cliccate « Deposita la fattura nel DMS »: il PDF raggiunge i documenti della fattura fornitore, vengono annotati due eventi (la ripartizione e la richiesta di Buono a Pagare), e il validatore riceve un’e-mail « Richiesta di Buono a Pagare » seguita dal riferimento della fattura, con due pulsanti Sì / No e il collegamento alla fattura in DoliPlus.

Una notifica via email gli consente di fornire una risposta:

Il validatore risponde con un clic su « Sì » o « No », senza doversi connettere: una pagina gli conferma « La tua risposta è stata registrata correttamente, hai risposto » seguito dalla sua risposta. Il campo « Bon à payer » della fattura fornitore passa a Oui o a Non, e la risposta viene annotata sull’evento di ripartizione della fattura.

In risposta, il sistema avvisa il creatore della richiesta, con un’e-mail che indica « Buono a pagare accettato da … » o « Buono a pagare rifiutato da … ».

Lo stato è visibile nel record della fattura, così come nei riepiloghi delle Fatture Fornitori.

Leggete senza sforzo, anche una fattura scritta in piccolo

Alcune fatture arrivano scannerizzate storte, stampate in corpo 7 o coperte di note minuscole. Eppure vanno inserite. L’anteprima di DoliPlus si adatta quindi a ciò che avete sotto gli occhi.

• Una barra di ingrandimento consente di aumentare fino a quattro volte la dimensione originale, con un pulsante o con il tasto Ctrl e la rotellina.
• Una lente segue il cursore: verificate un importo o un numero di VAT con un semplice passaggio, senza interrompere l’inserimento.
• Il documento viene ridisegnato a ogni livello di ingrandimento. Il testo rimane nitido, invece di pixelarsi come un’immagine allungata.

Inoltre, il livello di ingrandimento viene memorizzato da una visita all’altra. Se lavorate solitamente su documenti densi, li troverete già ingranditi.

Compilazione automatica con intelligenza artificiale

Questa funzionalità si attiva su richiesta sul vostro DoliPlus: comunicateci la vostra intenzione di provarla, la attiveremo sulla vostra installazione.

Per le fatture fornitori ricevute via email o posta – in particolare quelle dei fornitori esteri, che non emettono tramite il circuito francese – DoliPlus va oltre il semplice archiviazione: legge il documento al posto vostro. Una volta selezionato il file dalla lista, appare un pulsante “Analizza”. Con un clic, l’intelligenza artificiale identifica il fornitore nel vostro database (o propone di crearlo se nuovo), il riferimento della fattura, la data e il dettaglio dell’IVA per aliquota – utile quando una stessa fattura combina più aliquote.

Mantenete il controllo su ogni campo: i valori proposti rimangono modificabili e nulla viene registrato finché non confermate personalmente la creazione della fattura. Basta con l’inserimento manuale riga per riga per un semplice PDF ricevuto via email.

Il dettaglio delle righe, collegato al vostro catalogo

La lettura non si ferma all’intestazione. DoliPlus legge anche la tabella della fattura: riferimento dell’articolo presso il fornitore, descrizione, quantità, prezzo unitario e persino la natura di ciò che vi viene fatturato – un bene consegnato o una prestazione.

Poi, ogni riga viene confrontata con il vostro catalogo. Se il riferimento del fornitore è già presente, l’articolo corrispondente viene visualizzato accanto, evidenziato da un bordo verde. In caso contrario, un pulsante vi propone di crearlo, come prodotto o servizio.

Il vostro catalogo impara, fattura dopo fattura

Il punto che cambia davvero la quotidianità

Quando create un articolo da una riga, DoliPlus memorizza la referenza del vostro fornitore e il suo prezzo d’acquisto. Di conseguenza, la successiva fattura dello stesso fornitore si allinea automaticamente: l’articolo viene riconosciuto senza che nessuno debba fare nulla.

In altre parole, più trattate fatture, meno lavoro vi rimane. La prima volta richiede alcuni clic; le successive si limitano a una verifica.

Inoltre, un controllo di coerenza opera in background: il totale delle righe lette viene confrontato con gli importi per aliquota IVA del documento. In caso di discrepanza, DoliPlus ve lo segnala e mantiene la ripartizione per aliquota. Non riceverete mai un dettaglio approssimativo senza esserne avvertiti.

La fattura creata, il PDF allegato, senza cambiare schermo

Un clic su « Creare la fattura con queste righe » è sufficiente: la fattura fornitore esiste, con le sue vere righe e gli articoli collegati. Soprattutto, rimanete sullo stesso schermo, il documento sempre visualizzato a sinistra. Il pannello di allegato si apre proprio sotto, e il PDF raggiunge la scheda della fattura con un secondo clic — con, se lo desiderate, la richiesta di bonifico.

Lo stesso principio di lettura assistita da intelligenza artificiale equipaggia anche le note spese su mobile e il confronto delle offerte dei fornitori: nei tre casi, l’intelligenza artificiale propone, voi validate.

I vostri acquisti all’estero dichiarati all’amministrazione, senza doppia registrazione

Quando acquistate da un fornitore stabilito fuori dalla Francia, questo fornitore non passa attraverso il circuito francese di fatturazione elettronica. L’operazione deve tuttavia essere portata a conoscenza dell’amministrazione fiscale: è allora a voi, l’acquirente, di dichiararla (articolo 290-I del Codice generale delle imposte, precisato nel Bollettino ufficiale delle finanze pubbliche).

In altre parole, la fattura tedesca o spagnola che avete appena depositato in PDF non si ferma più alla vostra contabilità. DoliPlus prende quindi il sopravvento, senza che dobbiate reregistrare nulla altrove.

DoliPlus vi dice prima se l’acquisto è interessato, e perché

Non tutti gli acquisti all’estero devono essere dichiarati. Un acquisto di merci fuori dall’Unione europea, ad esempio, passa già attraverso la dogana: dichiararlo una seconda volta sarebbe un errore.

Sulla scheda della fattura, DoliPlus visualizza il suo verdetto in tutte le lettere: acquisto nell’Unione europea, prestazione di servizi fuori dall’Unione, o operazione fuori dal campo. Ogni riga è classificata come bene o servizio, poiché è questa classificazione che decide.

Rimanete voi a decidere: se una riga è classificata male, la correggete e il verdetto si ricalcola immediatamente sotto i vostri occhi.

Validate, la traccia rimane allegata alla fattura

La dichiarazione parte solo al vostro clic. Successivamente, è definitiva: l’amministrazione non riprende un invio. È proprio per questo che lo schermo vi mostra il dettaglio prima, piuttosto che inviare da solo alle vostre spalle.

Una volta dichiarato l’acquisto, la scheda conserva la data, la referenza ottenuta e la classificazione adottata. Così, diversi mesi dopo, potete ancora spiegare perché questa fattura è stata dichiarata e un’altra no.

Infine, questa dichiarazione funziona con l’una o l’altra delle piattaforme partner di DoliPlus: la vostra scelta di fornitore non condiziona questa capacità.

Per il senso inverso, cioè le vostre fatture e quelle dei vostri fornitori francesi, tutto avviene nel circuito della fatturazione elettronica francese.

Tabella riassuntiva

Un tabellone riassuntivo consente la supervisione e il controllo dei flussi.

Un’azione viene creata sistematicamente per ogni ripartizione e richiesta di Buono a Pagare.

Queste azioni sono collegate alla fattura.

Per aprirlo: menu Finanziario › Ordina fatture › « Elenco delle azioni », oppure il collegamento « Elenco » della schermata di triaggio. La pagina « Cronologia delle distribuzioni delle fatture fornitori » conta una riga per ogni deposito e per ogni richiesta di Buono a Pagare:

• l’azione, con un collegamento all’evento (la sua nota appare al passaggio del cursore);
• la fattura fornitore, con un collegamento alla sua scheda e un’icona che apre il PDF;
• la data, la persona che ha registrato il deposito e il fornitore; « Altre colonne » aggiunge lo stato, il codice postale, la città e la provincia.

Digitate nella casella sotto una colonna per filtrare, esportate in Excel o in PDF; « Distribuzione delle fatture fornitori » riporta alla schermata di triaggio e « Reimposta le mie preferenze » ripristina le colonne originali.

Configurazione del modulo

Pronto all’uso non appena attivato

Attivi il modulo Tri: i menu associati compaiono nel menu Acquisti, e le cartelle di triaggio (« Corrispondenza », « Fatture Fornitori ») vengono create automaticamente nel vostro spazio di scansione. In questo modo, il triaggio delle fatture fornitori ricevute funziona senza configurazione preliminare.

La configurazione a portata di clic

Successivamente, l’amministratore regola le regole aziendali di ripartizione in un clic, grazie al pulsante « Configurazione » visualizzato direttamente nella schermata di triaggio. Questo stesso spazio rimane, peraltro, accessibile dal menu Acquisti.

Inoltre, la scelta della « Cartella da esplorare » avviene in una lista classificata per cartella e sottocartella: individuate immediatamente la posizione corretta, anche quando il vostro spazio di scansione contiene numerose cartelle.

Queste cartelle appartengono allo spazio « Scan » dell’archivio documentale, alimentato dalla vostra fotocopiatrice in rete e dall’estrazione degli allegati dalla posta elettronica. Una cartella situata alla radice, come « Fatture Fornitori », è comune a tutta la squadra: compare nell’archivio documentale sotto « Scan(tutte le cartelle) ». Inoltre, se l’opzione « cartella Scan personale » è attiva, ogni utente ritrova sotto « Scan » la propria cartella. Queste opzioni si regolano nella configurazione del modulo Cloud — la pagina di configurazione del triaggio vi ci conduce in un clic.

Nel dettaglio, la pagina « Configurazione ordinamento fatture fornitori » (pulsante « Configurazione » della schermata di triaggio, oppure menu Finanziario › Ordina fatture › Configurazione, riservata all’amministratore) regola:

• l’« Azione collegata alla distribuzione » e l’« Azione richiede un Buono di Pagamento »: i tipi di evento annotati sulla fattura (per impostazione predefinita « Tri de Facture » e « Demande de Bon à Payer »);
• la « Cartella da esplorare », dove arrivano le fatture scansionate (per impostazione predefinita « Factures Fournisseurs » nello spazio Scan);
• il numero di voci della cronologia visualizzate sotto la schermata di triaggio (0 per nasconderla) — impostazione comune con il triaggio della posta;
• il « Token di sicurezza »: è un parametro tecnico, non rigeneratelo senza consultare la squadra DoliPlus.

« Salva » applica questi valori.

Gestione dei diritti

Regolare i diritti per gruppo di utenti o individualmente

Desidera smettere di reinserire le fatture fornitori ricevute via e-mail? Contattateci per attivare la lettura automatica tramite intelligenza artificiale sul vostro DoliPlus.

Per approfondire

La dematerializzazione delle fatture fornitori ricevute si inserisce nella vostra catena di approvvigionamento:

• la fattura di acconto fornitore ;
• i controlli di validazione prima della contabilizzazione ;
• se il vostro fornitore è soggetto alla fatturazione elettronica francese, DoliPlus ne segue automaticamente ogni stato — questa pagina copre il caso delle fatture ricevute al di fuori di questo circuito (PDF via e-mail, posta).