sur 25 octobre 2026 Gestion numérique du courrier – DoliPlus
La gestion numérique du courrier vous permet de dématérialiser vos courriers entrants, puis de les distribuer aux bons services. Ainsi, vous traitez votre courrier plus vite, sans papier qui circule.
À quoi sert la gestion numérique du courrier ?
La gestion numérique du courrier s’adresse d’abord au service courrier, puis à tous les utilisateurs impliqués dans les réponses et les envois. En dématérialisant, vous optimisez la productivité et vous améliorez le service client.
Concrètement, cette approche apporte plusieurs bénéfices :
- elle valorise l’information ;
- elle raccourcit les délais de traitement ;
- elle réduit les coûts de photocopie, d’impression et de classement ;
- elle supprime les tâches chronophages.
Ainsi, vous mettez en place une politique de classement, de recherche, de consultation et d’archivage, centralisée dans votre ERP.
Le principe de fonctionnement
D’abord, les courriers entrants sont scannés, puis téléversés en FTP vers DoliPlus, qui offre cette fonctionnalité en standard. Par ailleurs, pour un courrier déjà reçu par e-mail, la messagerie extrait les pièces jointes en un clic, vers le dossier « Scan ». En savoir plus sur le dossier Scan
Ensuite, un opérateur ventile chaque courrier aux utilisateurs en charge du traitement. Cette étape clé, rendue numérique, fait gagner un temps précieux. De cette façon, l’information est mieux organisée, et le service client gagne en réactivité.
Vous retrouvez tous les écrans — Trier, Liste des actions, Configuration — dans le groupe « Tri courrier », à la fin du menu Ventes.
Enfin, un tableau de synthèse supervise les flux. Vos équipes suivent ainsi l’avancement et maîtrisent mieux leurs informations.
Configurer le module
La configuration reste simple. D’abord, ajustez les droits, par groupe d’utilisateurs ou individuellement.
Ensuite, paramétrez les règles métiers de ventilation. L’administrateur y accède depuis le groupe « Tri courrier » du menu Ventes, ou d’un clic sur le bouton Configuration de l’écran de tri.
Dans le détail, la configuration (bouton « Configuration » de l’écran de tri, administrateur) règle les valeurs par défaut de l’écran :
- les cases cochées d’office à chaque courrier trié : « Informer par mail » la personne à qui on l’affecte, et « Déposer une copie dans le dossier du tiers » — on peut toujours décocher au cas par cas ;
- le type d’action (à traiter, à payer, à classer…) et le niveau de priorité préremplis ;
- le dossier de la GED où votre scanner dépose les courriers — c’est lui que l’écran de tri affiche — et le nombre d’entrées d’historique sous l’écran ; « Enregistrer » applique ces valeurs.
Trier un courrier reçu, pas à pas
- Menu Ventes › Tri courrier › « Trier » : à gauche, les PDF arrivés dans le dossier des courriers (copieur réseau, GED › Scan, pièces jointes extraites de la messagerie). Cliquez celui à traiter : il s’affiche au centre, les flèches en haut à droite tournent les pages.
- Dans « Société », tapez le début du nom du client et choisissez-le. Ses contacts se chargent dans « Contact tiers », le premier pris d’office : vérifiez-le juste avant d’enregistrer (la liste se recharge quand vous quittez le champ Société).
- Donnez un titre parlant (« Demande de devis showroom ») ; sans titre, ce sera « Courrier entrant ». « Date courrier » est la date écrite sur la lettre, « Date action » celle de l’événement.
- Dans « Action affectée à », choisissez la personne qui traitera le courrier ; « Informer par mail » coché, elle reçoit un e-mail avec le lien vers l’événement.
- « Déposer une copie dans le dossier du tiers » coché, le PDF est aussi rangé dans les documents du client (onglet GED, dossier Courriers).
- « Ajouter » : DoliPlus crée l’événement « Courrier entrant » sur la fiche du client, y joint le PDF et le retire de la liste à trier. Le courrier apparaît sous l’écran dans « Historique des derniers courriers ventilés ».
Retrouver un courrier trié et son scan
Tous les courriers triés deviennent des événements d’agenda. La liste du tri (lien « Liste ») les retrouve : tapez une partie du nom du client dans la case sous « Tiers » puis Entrée, bornez la période avec les dates « Du » / « Au », ou utilisez la case sous « Affecté à » pour suivre ce qui attend une réponse (« Autres colonnes » ajoute le statut, la ville, le demandeur). Cliquez l’événement d’une ligne : sa fiche dit qui l’a reçu, à qui il est affecté et pour quel client ; le scan est dans l’onglet « GED » de l’événement, et « Modifier » le passe à « Terminé » une fois traité.
Pourquoi dématérialiser son courrier ?
Un courrier papier qui circule se perd, prend du retard et coûte cher. La gestion numérique du courrier supprime ces freins.
Vous y gagnez sur trois plans :
- un traitement rapide : chaque courrier arrive aussitôt au bon service ;
- une traçabilité complète : tout est classé et consultable ;
- des coûts réduits : moins de photocopies et de classement papier.
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