Ajouter d’autres documents à vos PDF devis, commandes, factures, courriers

Il est utile de pouvoir ajouter ou « assembler » d’autres documents à vos PDF devis, commandes, factures, courriers… au sein d’un même PDF en plus de ceux ajoutés automatiquement tels que vos conditions générales de vente.

Dans votre ERP CRM, cette fonction prend en charge les PDF comme les images. Pour les images, le traitement automatique gère la disposition et la mise en page. Aucune option de présentation n’est donc proposée.

Assembler systématiquement les mêmes documents

La méthode ci-dessus ajoute un document à une pièce. Vous pouvez aussi demander qu’un document accompagne toutes les pièces d’un même type. Ainsi toutes vos propositions commerciales, ou toutes vos factures, le portent sans que vous y pensiez.

Le réglage se trouve dans la configuration du module Cloud, section Assemblage systématique. L’écran vous indique, pour chaque type de document, le dossier à utiliser et les fichiers qui s’y trouvent déjà :

Documents & Matrices → modeles → Assemblage pdf → Assemblage Propal

Déposez-y un PDF : il est ajouté à la suite de chaque proposition commerciale que vous générez. Un dossier existe pour chaque type de pièce — proposition commerciale, commande, facture, demande de prix fournisseur, commande fournisseur, facture fournisseur, contrat de service, expédition.

C’est le dossier qui fait la règle. Un fichier dans Assemblage Propal et rien dans Assemblage Facture : vos devis portent le document, vos factures ne le portent pas. Il n’y a aucun autre réglage à faire.

Si vous travaillez en plusieurs langues

Suffixez le nom du fichier avec le code de la langue, selon la même règle que les conditions générales de vente :

• CGV_fr_FR.pdf — ajouté aux documents en français
• CGV_en_US.pdf — ajouté aux documents en anglais
• Plaquette.pdf — sans suffixe de langue : ajouté à tous les documents

Chaque client reçoit ainsi la version qui correspond à la langue de son document.

Et s’il manque une version ? Vous vendez en anglais, mais vous n’avez encore que le fichier français. DoliPlus joint alors la version dans la langue par défaut de votre installation. Cela vaut mieux que de ne rien joindre. Votre client reçoit un document complet, et vous complétez la traduction quand vous le pouvez.

Le choix se fait fichier par fichier. Si votre dossier contient CGV_en_US.pdf mais pas Grille_en_US.pdf, un devis en anglais part avec les conditions en anglais et la grille en français.

Pour aller plus loin

• Éditer et personnaliser les documents PDF
• Modèles de documents dans DoliPlus